Информационное обеспечение анализа

Все источники данных, необходимые для АХД, можно подразделить на нормативно - плановые, учетные и внеучетные:

 нормативно-плановые источники включают перспективные, текущие и оперативные планы предприятия, нормативные материалы, технологические карты, сметы, ценники, проектные задания;

 источники информации учетного характера - все виды данных, которые содержат первичная учетная документация, бухгалтерские и статистические формы отчетности;

 внеучетные источники информации - документы, регулирующие хозяйственную деятельность, а также данные, которые не относятся к упомянутым выше источникам информации. Сюда можно отнести:

1. Официальные документы, которыми обязательно пользуется в своей деятельности хозяйствующий субъект: законы государства, указы президента, постановления правительства, приказы вышестоящих органов управления, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения руководителя предприятия.

2. Хозяйственно-правовые документы: договора, соглашения, решения арбитражных и судебных органов, рекламации.

3. Научно-техническая информация (публикации по материалам научно-исследовательских работ).

4. Данные о состоянии рынков капитала, материальных ресурсов, фондового рынка и др.

5. Техническая и технологическая документация.

6. Материалы специальных исследований состояния производства на отдельных рабочих местах (фотография рабочего дня, хронометраж и др.).

7. Данные о конкурентах, поставщиках, покупателях, полученные из разных источников информации (печатные издания, радио, телевидение, Интернет и др.).

Все многообразие привлекаемой к анализу информации можно классифицировать по нескольким признакам.

По отношению к предмету исследования она делится на основную информацию и вспомогательную, т.е. более полно характеризующую предмет изучения.

По отношению к объекту исследования информация бывает внутренней и внешней. Система внутренней информации – это данные оперативного, бухгалтерского и статистического учета и отчетности. Система внешней информации - это данные периодических и специальных изданий, статистических сборников, официальные, хозяйственно - правовые документы, материалы конференций, деловых встреч и др.

По отношению к процессу обработки информацию можно рассмотреть как первичную или вторичную. Первичная информация - это данные, собранные предприятием (организацией), к ним относятся данные обследований, первичного учета, инвентаризации и пр. Вторичная информация - это данные, ранее кем - то собранные и обработанные для своих целей (конъюнктурные обзоры, информация из печати или др. источников).

По периодичности поступления аналитические данные подразделяется на регулярную и эпизодическую информацию.

К организации информационного обеспечения анализа предъявляется ряд требований, таких как аналитичность, объективность, единство, оперативность, рациональность информации.

Аналитичность связана с обеспечением поступления данных именно о тех направлениях деятельности и с той детализацией, которая в этот момент нужна аналитику для всестороннего изучения экономических явлений и процессов, выявления влияния основных факторов и определения внутрихозяйственных резервов повышения эффективности производства. Вся система информации должна соответствовать потребностям анализа финансово - хозяйственной деятельности.

Объективность заключается в том, что если экономическая информация объективно будет отражать исследуемые явления и объекты, то и выводы, сделанные по результатам анализа, будут соответствовать действительности, а разработанные аналитиками предложения принесут пользу предприятию.

Единство информации, поступающей из разных источников, требует устранения обособленности и дублирования разных источников информации. Это означает, что каждое экономическое явление, каждый хозяйственный акт должны регистрироваться только один раз, а полученные результаты могут использоваться в учете, планировании, контроле и анализе.

Оперативность предполагает, что информация должна поступать к аналитику как можно быстрее, а результаты анализа эффективнее отражаться на итогах работы организации (предприятия).

Рациональность системы информации предполагает минимум затрат на сбор, хранение и использование данных. Вместе с тем, она должна максимально полно обеспечивать запросы анализа и управления. Необходимо изучать полезность информации и на этой основе совершенствовать информационные потоки.

Ответственным этапом анализа является проверка собранной для анализа информации на доброкачественность (правильность оформления планов и отчетов, правильность арифметических подсчетов, логический контроль информации). Проводится проверка всех привлеченных к анализу данных на сопоставимость показателей. Далее непосредственно осуществляют аналитическую обработку собранной и проверенной информации. Организация обработки данных требует соответствующего методического аппарата; определенного уровня подготовки лиц, которые занимаются анализом хозяйственной деятельности; наличия технических средств (компьютеры) и соответствующего программного обеспечения.