Обеспечьте бронирование необходимого числа мест в гостинице

Сделайте это заранее. Другой участник выставки сделает то же самое, и мест может не хватить для всех. При расселении персонала выставки проследите, чтобы места в гостинице была не самыми дорогими, а месторасположение удобным - близко к выставочному центру.

27. Закажите пригласительные билеты и значки участников.

Заполните соответствующие бланки организаторов вовремя. В противном случае вашим сотрудникам придется тратить на это драгоценное время в день открытия либо платить за вход на выставку.

28. Разошлите пригласительные билеты.

Позаботьтесь, чтобы билеты не были отправлены слишком рано, иначе они потеряются, но и не слишком поздно, иначе у ваших деловых партнеров не будет времени для подготовки к посещению выставки.

Подумайте, может быть, стоит вложить в пакет с пригласительным билетом письмо или каталог, открытку для ответа вам, а может, приглашение на прием. Решите, что вы можете позволить и что может привлечь наиболее нужного вам посетителя.

Спланируйте рекламную и информационную работу.

Проведите тщательный маркетинг, изучите работу конкурентов, графики проведения аналогичных выставок в других городах, странах. Постарайтесь связать свои планы с любыми проектами, которые есть у организаторов.

Ваши рекламные объявления в прессе должны сообщать о вашем участии выставке, дате ее открытия и месте проведения. Проверьте, указан ли номер вашего стенда, а также узнайте у организаторов, существует ли специальный символ выставки, который вы могли бы использовать.

Плакаты, расклеенные в выставочном зале, помогут привлечь посетителя на ваш стенд.

30. Закажите заранее место для рекламы в прессе и время на соответствующих каналах радио и телевидения.

Хорошо подготовленный пресс-релиз в коммерческом и техническом издании может повысить интерес к вашей продукции до, во время и после выставки. Для оптимизации размещения рекламы в электронных СМИ (радио и телевидение) выгодно будет ознакомиться с результатами TV-метрии (телеизмерение аудитории), для того чтобы дать рекламу именно в то время и в том месте, когда наибольшее количество лиц из числа целевой аудитории будет смотреть или слушать передачу.

31. Отправьте пресс-релизы (а при необходимости - пресс-киты) за рубеж.

Рекламу на разных языках с одобрительными отзывами о вас клиентов нужно разослать виде фотокопий по целевым адресам. Пошлите копию и зарубежным партнерам с просьбой опубликовать их в местных СМИ. Пользуясь своим влиянием, они, возможно, смогут опубликовать ее в прессе. Одновременно пошлите пресс-релизы и фотографии редакторам изданий.

32. Подготовьте фотографии продукции для прессы.

Вам могут понадобиться фотографии для массовой рекламы, буклетов или литературы. Используйте наиболее удачные фотографии, подготовленные заранее. При необходимости пригласите фотографа. Его нужно проинструктировать, ознакомить с задачами использования каждого из вида фотографий. Копии нужно оставить и в пресс-офисе организаторов для журналистов. Конечно же у вас должны быть фотографии вашего стенда. Пользуйтесь услугами только профессиональных фотографов, будьте разборчивы, покупайте только те фотографии, которые вам подходят, и не заказывайте больше, чем требуется.

33. Поместите рекламу в каталог выставки.

Каталоги работают не только до и во время выставки, но и после завершения ее работы. Каталогом можно пользоваться как справочником еще долго после окончания выставки. Укажите в нем название вашей фирмы, адрес, телефон, номер факса. Текст должен содержать информацию о выставляемой продукции, чтобы покупатели использовали каталог в качестве справочника, могли войти с вами в контакт.

34. Подготовьте литературу для распространения на стенде.

Коммерческую литературу лучше разделить по категориям: качественный, недорогой раздаточный материал для раздачи случайным посетителям и более емкие материалы для раздачи посетителям, проявляющим действительный интерес и оставляющим свои фамилии и адреса. И той, и другой литературы должно быть достаточно.

Раздавайте как можно меньше проспектов. Отсылайте почтой как можно больше проспектов. Подписывайте отсылаемые или передаваемые проспекты. Специалисты-посетители охотно соглашаются с тем, что материалы им будут высланы, так как в этом случае им не приходится носить их.

35. Закажите услуги переводчика.

Обеспечьте перевод информационных материалов. Постарайтесь все переводы проверить заранее. Конечно, для этого потребуется время, но если вы хотите выглядеть солидными экспортерами, сделайте это.

36. Предусмотрите возможность печати срочных материалов во время работы выставки.

Совместно с дизайнером по печати и наборщиком составьте график работы. Ночные печатные работы в спешке и панике обойдутся вам гораздо дороже.

Постарайтесь доставить печатный материал хотя бы за месяц до открытия. Самые первые экземпляры нужно отправить главным клиентам, а обслуживающий персонал стенда должен хорошо знать содержание информации, которая в них содержится.

37. Подготовьте первый пресс-релиз.

Он должен быть готов за 1,5 месяца до начала выставки и содержать общую информацию об участии вашей фирмы выставке, краткие сведения о новых видах продукции. Релиз должен быть выпущен большим тиражом.

38. Подготовьте очередной пресс-релиз.

Это сообщение предназначено для коммерческих и технических изданий. В нем должно быть больше детальной информации о вашей продукции, а также фотографии, иллюстрации, отзывы о ваших экспонатах и моделях продукции.

39. Проверьте правильность опубликованных в прессе материалов, а также их размещение в соответствующем месте и в нужное время.

Из всех редакций должны быть присланы копии ваших объявлений. Убедитесь в наличии самых последних расценок на рекламу, адресов, фамилий агентов, которые вам понадобятся на стенде в день открытия.

40. Подготовьте основной пресс-релиз.

Это сообщение должно содержать основной материал вашего фирменного издания и может включать информацию о росте вашей компании, об изменениях, происшедших в последнее время, о его руководителях и другие дополнительные сведения.

41. Организуйте работу пресс-центра.

Организаторы отвечают за рекламу выставки в целом, рекламировать отдельных экспонентов или их продукцию они вовсе не обязаны. Поэтому подумайте о создании своего собственного пресс-центра прямо на стенде или в отдельной комнате, расположенной рядом.

Постарайтесь, чтобы встречи ваших журналистов не совпадали повремени с приемами ваших конкурентов. Назначайте прием на такое время, чтобы журналист успевал подготовить материал в набор.

42. Разошлите приглашения на приемы.

За неделю до открытия обзвоните своих гостей, которые не успели ответить на ваше приглашение, и напомните им о приеме. Особо ценным партнерам пошлите приглашение с курьером. Выставка - действующий полигон для проведения переговоров, где вы можете продемонстрировать свою продукцию, рассказать о новых технологиях. Поэтому нужно заранее ознакомить потенциальных клиентов с наиболее примечательными аспектами своей деятельности. Сделайте так, чтобы, получая приглашение посетить выставку, будущие клиенты поняли, что получили приглашение именно от вас, узнали своих партнеров, тогда они придут на выставку и найдут именно ваш стенд.

Определите, кто произнесет приветственную речь и ответит на вопросы прессы. Подготовьте дополнительный информационный материал. Убедитесь, что в буфете знают, когда начать и когда закончить обслуживание гостей.