Организационные основы менеджмента

Для того, чтобы разобраться в том, что такое менеджмент, определим основные, относящиеся к нему понятия.

Термин «управление» - это всеобъемлющее понятие, включающее в себя все действия и всех лиц, принимающих решения, в которые входят процессы планирования, оценки, реализации и контроля. Собственно, теория управления как наука (в отличие от его определения) возникла в конце позапрошлого века и с тех пор претерпела значительные изменения.

Общепринята точка зрения, в соответствии с которой методологией управления считается теория систем, а инструментарием оценки и разработки управленческих процессов – кибернетический подход.

Система - это совокупность взаимосвязанных элементов, характе­ризуемая стремлением к достижению определенной цели и обладающая качественно новыми свойствами, возникающими в процессе объединения и взаимодействия элементов и отсутствующими у каждого из них в отдельности, то есть эмерджентностью.

Крупномасштабная, управляемая система экономической природы характеризуется рядом признаков: целостностью, взаимообусловленностью функционирования частей, величиной и сложностью, адаптивностью, автоматизмом, стохастичностью, динамизмом, способностью к развитию.

Элемент - простейшая структурообразующая часть системы, кото­рой присуще одно или несколько свойств, причем каждое из них может быть использовано в системе. Различные свойства элементов, составляющих систему, вступают во взаимодействие, образуя процессы, которые лежат в основе системы и характеризуют ее состояние.

Любая система в каждый момент времени характеризуется состоянием ее элементов, а поведение системы — последовательностью этих состояний во времени.

Все объекты, явления и процессы материального мира находятся в тесном взаимодействии друг с другом, поэтому, выбирая для изучения определенный объект, нельзя абстрагироваться от влияния окружающей (внешней) среды на этот объект и, наоборот, от его влияния на данную среду. Воздействия окружающей среды или других систем на данную систему называются входными величинами или входами системы.По своей природе внешние воздей­ствия подразделяются на управляющие и воз­мущающие.

К управляющим относятся такие величины, значения которых мож­но менять при управлении системой с целью осуществления варианта ее функционирования, предпочтительного по сравнению с другими варианта­ми. К возмущающим относятся воздействия, нарушающие нормальный режим функционирования, пре­дотвратить которые человек, как правило, не в силах.

Входы (входящие в систему ресурсы) в процессе функционирования системы перерабатываются, преобразуются, в результате чего возникают, появляются выходы системы в виде продукта ее деятельности. Выходы системы влияют на внешнюю среду и показатели состояния системы, характеризующие внутреннюю способность данной системы к решению стоящих перед нею задач.

Процесс управления предполагает наличие управляемого объектаи управляющего субъекта.В соответствии с этим в организациях различного уровня можно выделить управляющую (субъект) и управляемую (объект) части, а также систему связей между ними, которые в целом называют«система управления»(см. рис. 1).

Рис. 1.

В настоящее время при рассмотрении социальных и экономических процессов принято употреблять термин «менеджмент». Это связано с тем, что термин «управление» является более широким, так как относится к системам любой природы (биологическим, техническим, социальным и др.), а «менеджмент» отождествляется с людьми и является атрибутом исключительно социальных систем и их разновидностей. Таким образом, менеджмент – это управление социально-экономическими и социально-техническими системами, заключающееся в целенаправленном воздействии субъекта управления на объект для согласования деятельности и достижения конечного результата.

«Менеджмент», как и любая научная дисциплина, имеет свои категории, частично позаимствованные из науки «Управление». Среди основных категорий менеджмента можно выделить: принципы, методы, функции, технологию менеджмента, организационную структуру, управленческий процесс. Рассмотрим эти категории.

Принципы менеджмента включают в себя как классические принципы управления: научность, системность и комплексность, единоначалие и коллегиальность, демократический централизм, так и новые принципы, обусловленные рыночными отношениями: принципы маркетинга, новых социальных отношений, необходимости разработки стратегической политики, jast in time и др.

Методы менеджмента – это совокупность действий и методов воздействия на деятельность людей с целью побуждения их к достижению организационных целей, то есть механизм управления.

В настоящее время принято различать следующие методы воздействия менеджера на коллектив:

1. Организационно-административные, основанные на прямых директивных указаниях и подразделяемые на распорядительные, организационно-стабилизирующие и дисциплинирующие. Они включают приемы и способы воздействия субъекта управления на объект на основе силы и авторитета власти – указов, законов, приказов, распоряжений, инструкций и т.д. Эти методы устанавливают обязанности, права, ответственность каждого руководителя и исполнителя, а также каждого звена и уровня управления.

2. Экономические – способы воздействия на людей, имеющие в своей основе экономические отношения людей и использование их экономических интересов. Они представляют собой совокупность экономических рычагов (заработная плата, премия и др.), с помощью которых достигается эффект, удовлетворяющий требования коллектива в целом и личности в частности.

3. Социально-психологические – совокупность специфических способов воздействия на личностные отношения и связи, возникающие в трудовых коллективах, а также на социальные процессы, протекающие в них. Они основаны на моральных стимулах к труду, воздействуют на личность с помощью психологических приемов с целью превращения обязанности участия в трудовом процессе в осознанный долг, внутреннюю потребность человека.

Управленческий процесс – это последовательность действий, из которых формируется воздействие.

Регламентация управленческих процессов находит свое выражение в технологии менеджмента, под которой понимается совокупность методов сбора, систематизации и обработки информации, выработки и принятия управленческих решений, а также способов и приёмов их реализации, регламентированных во времени и в пространстве.

Основной задачей технологии менеджмента является установление рациональной последовательности операций и процедур, обеспечивающей минимальную длительность управленческого цикла. В связи с этим, при разработке технологии менеджмента необходимо руководствоваться определенными принципами: специализации и кооперации, пропорциональности, параллельности, адаптивности, ритмичности, прямоточности, преемственности, непрерывности.

По существу процесс управления сводится к анализу ситуаций, а также к выработке и реализации решений. Таким образом, технология менеджмента объединяет в себе разносторонние процессы, а в центре ее стоит деятельность, связанная с подготовкой, принятием и исполнением управленческого решения.

В настоящее время большинство специалистов сходятся во мнении, что управленческое решение – это процесс сознательного выбора на основании имеющейся информациии в соответствии с выбранным (заданным) критерием одной из возможных альтернативразрешения конкретной управленческой ситуации. Следовательно, говорить об управленческом решении можно только в том случае, если одновременно присутствуют следующие четыре основных его элемента:

1) Управленческая ситуация.

При рассмотрении данного элемента нужно учитывать, что далеко не каждая возникающая ситуация может быть отнесена к классу управленческих ситуаций. Для этого она должна отвечать ряду требований, а именно:

- в ней должно обязательно присутствовать несовпадение интересов сторон;

- она должна быть разрешима, ибо в противном случае ни о каком управленческом воздействии речь идти не может;

- в ней должна присутствовать вариантность поведения участников конфликта;

- обязательно должно быть лицо, принимающее решение (ЛПР).

2) Информация.

Взаимодействие людей в процессе управления носит информационный характер. Успех процесса управления в значительной степени определяется полнотой и качеством информации и характером ее использования при принятии решений.

3) Альтернативность.

Кроме неопределенности, обусловленной недостатком информации и невозможностью количественной оценки ряда факторов, при подготовке решений всегда существует неопределенность выбора, связанная с наличием нескольких альтернатив достижения поставленной цели.

Осуществление выбора альтернативы – самый сложный и ответственный шаг. При этом лицо, принимающее решение, определяется в направлении действий по достижению цели, то есть у него должно сложиться полное или близкое к нему представление об оптимальной стратегии разрешения проблемы. Следовательно, если у менеджера нет выбора, то есть его действия однозначно определены, то нет и управления.

4) Критерий.

Критерий (мерило оценки)предназначен для оценки альтернатив с учетом всех их существенных свойств и особенностей, то есть всесторонне, в отличие от показателя, который характеризует вариант только с одной стороны. Таким образом, важнейшая задача менеджера заключается в разработке и применении специальных рекомендаций или правил сравнения этих вариантов по совокупности несоизмеримых показателей с целью выбора наилучшего.

Классификация управленческих решений может производиться по многочисленным, разнообразным признаком, основными из которых являются:

- по масштабам объекта – глобальные, охватывающие все звенья управляемой системы; локальные, адресованные определенному звену или подразделению;

- по периоду времени осуществления – перспективные (долгосрочные), рассчитанные на длительный период времени; текущие (среднесрочные), являющиеся частью, детализацией и уточнением перспективных;регулировочные (краткосрочные),направленные на обеспечение выполнения стратегических и текущих решений;

- в зависимости от круга проблем, которые рассматриваются в решении, - комплексные, связанные с изменением многих сторон деятельности управляемого объекта; частные (тематические), относящиеся к одной из сторон деятельности управляемого объекта (технические, экономические, социальные и другие решения);

- по условиям, в которых они принимаются, - решения, принимаемые в условиях определенности (они, как правило, являются хорошо структурированными (детерминированными)); решения, принимаемые в условиях риска и относящиеся к разряду вероятностных; решения, принимаемые в условиях неопределенности, относящиеся к разряду поисковых; решения, принимаемые в условиях противодействия и относящиеся к «игровым» (конфликтным) проблемам;

- по способу воздействия на управляемый объект – прямые директивные, которые доводятся до исполнителя в виде приказа или распоряжения, обязательного для выполнения; косвенного воздействия, разработка и реализация которых осуществляется на основе разнообразных средств мотивации;

- по глубине воздействия – одноуровневые, адресованные на ближайший нижестоящий уровень управления; многоуровневые, охватывающие всю иерархию системы управления;

- по частоте принятия – одноразовые (случайные) и повторяющиеся;

- по форме подготовки – единоличные, групповые и коллективные.

Несмотря на разнообразие видов управленческих решений, существуют общие для всех них требования, определяющие их качество: всесторонняя обоснованность, своевременность, непротиворечивость и согласованность с другими решениями, реальность, конкретность, простота, полномочность, необходимая полнота содержания, экономичность, эффективность.

Для обеспечения высокого качества принимаемых решений применяются разнообразные методы их обоснования.

1. Расчетно-аналитические методы.

Эти методы применяются в целях разработки решений, направленных на развитие и совершенствование имеющихся тенденций, заложенных в ходе производственно-хозяйственной деятельности управляемого объекта. Смысл обоснования решений с помощью этого метода заключается в проведении углубленного анализа фактических данных, выборе методов аппроксимации явления, установлении конечной формулировки решения и определении программы его выполнения.

2. Систематизированные (экспертные) методы.

Значительное количество задач, возникающих в экономических системах, практически невозможно формализовать с помощью моделей, основанных на строгих формулах и алгоритмах расчета. В этом случае приходится использовать экспертные оценки сложившейся ситуации и динамики ее развития. В их основе лежат логическое мышление и опыт экспертов.

3. Программно-целевые методы.

Область применения этой группы методов – это обоснование стратегических и тех тактических решений, которые связаны с внесением существенных качественных изменений в функционирование и развитие управляемого объекта.

Программно-целевое управление основано на логике, согласно которой исходным пунктом принятия управленческих решений и осуществления управляющих воздействий со стороны субъекта управления должно быть установление целей, на достижение которых ориентировано управление. В этом случае управление осуществляется по схеме «цели – пути – средства», то есть на основании целей устанавливаются способы их достижения, а сами пути увязываются с необходимыми затратами различного вида ресурсов. Единство целей, путей и средств их достижения воплощается в программно-целевом управлении в программу действий, ведущих к намеченным целям.

4. Оптимизационные методы.

Эта группа методов, называемых также количественными, характерна для принятия тактических и некоторых оперативных решений. В основе их лежит научно-практический подход, предполагающий выбор оптимальных решений путем обработки (с помощью электронно-вычислительной техники и экономико-математических методов) больших массивов экономической и другой информации. Их применение наиболее эффективно при разработке управленческих решений, если:

- заранее и четко определена цель (критерий оптимизации);

- известны основные условия ее достижения (ограничения);

- происходит выбор путей решения поставленной задачи, то есть речь идет о хорошо структурированных проблемах.

С усложнением задач управления экономическими системами выработка и принятие управленческих решений всё чаще являются предметом группового, коллективного творчества. Существо принятия решения в группе заключается в переходе от индивидуальных решений, принимаемых каждым из ее членов, к коллективным, выражающим точку зрения группы в целом.

Групповой выбор решения в ряде случаев оказывается менее субъективным, дает возможность выявить больше альтернатив, всесторонне оценить многочисленные варианты, выбрать из них лучшие и устранить слабые.

В настоящее время существует большое число методов коллективной выработки управленческих решений, среди которых можно выделить следующие.

1. «Кружки качества».

Кружок качества представляет собой небольшую группу, состоящую из 3-10 рядовых исполнителей во главе с менеджером. Группа собирается периодически и обсуждает проблемы совершенствования системы управления организацией. Выдвинутые идеи оцениваются на основе совместно разработанных критериев.

2. Метод комиссий.

Он состоит в проведении открытой дискуссии по обсуждаемой проблеме для выработки единого мнения экспертов. Результат определяется голосованием (открытым или тайным).

3. Кольцевая система – «кингисё».

Эта система принятия решений получила наибольшее распространение в Японии. Суть системы в том, что на рассмотрение готовится проект новшества. Он передается для обсуждения лицам по списку, составленному руководителем. Каждый должен рассмотреть предлагаемое решение и дать свои замечания в письменном виде. После этого проводится совещание, на которое, как правило, приглашаются те специалисты, чье мнение руководителю не совсем ясно.

4. Метод поименного выдвижения предложений.

На обдумывание проблемы дается 5-10 минут, затем каждый из участников высказывает одну идею. Все идеи заносятся на карточки и пускаются по кругу, в процессе чего они получают персональные оценки участников по заранее обговоренной балльной шкале. Затем выводится обобщающая оценка и определяется ранг каждого предложения.

5. Метод суда (метод «За – против»).

Аналогия судебного процесса. Группа из 15-20 человек формулирует несколько вариантов решения проблемы и в схематическом виде представляет их специальному жюри. К каждому варианту прикрепляется по два «защитника» и по два «обвинителя», которые в первом туре высказывают свои доводы «за» и «против», фиксируемые на табло. Во втором туре они меняются ролями и высказывают дополнительные доводы. Затем жюри приступает к обсуждению предложений, и, выбрав лучшие из них, продолжает их совершенствовать.

Под функциями управления понимаются особые виды управленческого труда, связанные с воздействием на управляемый объект. В менеджменте принято выделять общие (основные) функции и конкретные (управление маркетингом, сбытом, снабжением и т.д.).

Рассмотрим основные функции управления, которые являются общими для всех сфер деятельности предприятия. Существуют разные подходы к выделению этих функций, однако большинство авторов относит к ним следующие.

1. Планирование – определение целей функционирования и развития социально-экономических систем, а также путей и средств их достижения.

2. Организация – это обоснование и выбор элементов управляемой и/или управляющей систем, а также установление постоянных или временных взаимоотношений между ними.

3. Контроль – это процесс сопоставления достигнутого результата с запланированным, установление степени соответствия (несоответствия) фактического состояния системы желаемому и выявление причин имеющихся отклонений.

4. Анализ, назначением и содержанием которого является изучение, систематизация, обобщение и оценка достигнутых результатов.

5. Регулирование – процесс устранения отклонений в функционировании системы от заданных (плановых) значений.

Для реализации общих и конкретных функций управления на предприятии создается совокупность взаимосвязанных управленческих звеньев и подразделений, которая носит название организационная структура управления организацией. В настоящее время широкое распространение получили как классические, так и адаптивные организационные структуры.

1. Классические структуры имеют следующие разновидности: линейная, функциональная, линейно-штабная.

Линейная структура характеризуется централизмом и единоначалием. Руководитель наделен полномочиями по всем вопросам, возникающим в подразделении, и несет полную ответственность за результаты его деятельности. Каждый подчиненный имеет только одного руководителя. Схематически данная структура имеет следующий вид:

исполнитель

Рис. 2.

Функциональная структура появилась как следствие усложнения производства и необходимости в связи с этим углубления специализации управленческих функций. Функциональные руководители, в отличие от линейных, координируют, контролируют и отвечают за результаты выполнения только одной определенной функции, но в рамках всего предприятия. Функциональные подразделения создаются на ресурсной основе (кадры, финансы и т.д.) и тем самым обеспечивают деятельность основных подразделений (см. рис. 3).

испол- нитель

Рис. 3.

Линейно-штабная структура представляет собой линейную структуру, дополненную штабным органом, на который возлагают дополнительные функции и разработку проектов решений для линейного руководителя (см. рис. 4).

штаб

исполнитель

Рис. 4.

2. Адаптивные структуры имеют следующие разновидности: матричная, дивизиональная (управление по продукту (проекту, региону, потребителю)).

Матричная структура построена по принципу одновременного управления по вертикали и горизонтали. Основу такой структуры образует линейная структура, которая дополняется структурами программного управления (см. рис. 5).

Рис. 5.

Рис. 5.

В матричных структурах руководители по вертикали обеспечивают материально-техническое обеспечение, высокий уровень дисциплины и т.п., а по горизонтали – управление реализацией проекта.

Дивизиональная организация вырастает из департаментизации (группировки схожих работ) по конечному результату: проект, продукт, потребитель, регион. Подразделения-дивизионы имеют значительную производственно-хозяйственную самостоятельность при отсутствии статуса юридического лица.

Развитие основных категорий менеджмента осуществлялось в соответствии с эволюцией менеджмента в виде разных научных школ.

Первой образовалась школа научного управления. Ее основоположник - Ф.У. Тейлор сформулировал основные принципы управления предприятием.

Следующей стала административная (классическая) школа. Ее основоположник А. Файоль первым предложил формальное описание работы управляющих в организации по их функциональным признакам. В рамках этой же школы М. Вебер создал классическую теорию бюрократии и ввел понятия «власти» и «авторитета».

В 30-х годах сформировалась школа человеческих отношений (Э. Мэйо и др.), которая в качестве основного фактора производительности рассматривала человеческий фактор, подчеркивая важность не только личностных характеристик индивида, но и взаимоотношений в группе. Позднее (в 50-е годы на базе этой школы была создана школа поведенческих наук (А. Маслоу и др.), основой которой являлась разработка и обоснование мотивационных теорий.

Следующая школа – школа управления, основанная на количественном подходе, опирающимся на математику, статистику и другие науки, что позволяет использовать количественные модели, методы и критерии при принятии управленческих решений.

Для эффективного решения задач, направленных на совершенствование управленческой деятельности экономических систем, необходимо наличие современной методологии, позволяющей комплексно подойти к исследованию и развитию объекта и субъекта управления.

В настоящее время в исследовании систем управления наиболее широкое распространение получили:

- процессный подход, который рассматривает функции управления как взаимосвязанные и взаимообусловленные. Сумма всех функций представляет собой процесс управления;

- ситуационныйподход, основанный на увязке конкретных приемов и концепций с определенными ситуациями для того, чтобы достичь целей организации наиболее эффективным способом;

- системныйподход, роль которого по мере увеличения количества и степени разнообразия экономических объектов и процессов и возрастания их динамизма постоянно растет.