Письма, связанные с распространением информации

Информационное письмо – деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.

Информационные письма, как правило, носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организациям определенного типа. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, могут содержаться рекомендации и предложения. В информационных письмах может содержаться информация, разъясняющая особенности применения тех или иных нормативных документов или правила поведения в определенных условиях.

Информационные письма могут содержать приложения (соб­ственно правовые документы, методические указания и разъяснения и т.п.). Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц.

Как правило, информационные письма подписываются руководителем организации.

Ранее аналогом информационных писем были так называемые циркулярные пись­ма – письма, рассылаемые группе адресатов с целью сообщения какой-либо информации обязательного характера. В настоящее время название «циркулярное письмо» не исполь­зуется.

Примеры текстов информационных писем представлены ниже:

Доводим до Вашего сведения, что при подготовке должностных инструкций по должностям госслужащих следует руководствоваться Указом Президента Российской Федерации от 30января 1996 г. «О квалификационных требованиях по государственным должностям федеральной государственной службы» и Рекомендациями по разработке должностных инструкций (должностных обязанностей) по должностям государствен­ных служащих федеральных органов исполнительной власти Российской Федерации (письмо Минтруда России от 13марта 1996 г. № 482-ВК).

Или:

Направляем разъяснение о порядке применения контрольно-кассовых машин по п. 7 постановления Правительства Москвы от 18 апреля 2000 г. № 292 «Об упорядочении рыночной торговли в г. Москве». Просим довести указанное разъяснение до руководителей рынков, действу­ющих на территории вашего округа. Приложение: на З л. в 1 экз.

Или:

Руководителям организаций   Сообщаем, что Минсвязи России во исполнение постановления Прави­тельства Российской Федерации от 05.08.99№ 903 «О регулировании при­менения оборудования электросвязи на взаимоувязанной сети связи Рос­сийской Федерации» 30.12.99утверждена Инструкция о порядке заполне­ния типовых форм по предоставлению статистических данных о работе цифровых систем коммутации, находящихся в эксплуатации на взаимо­увязанной сети связи Российской Федерации. Прошу Вас организовать предоставление информации о работе обору­дования электросвязи конкретных типов по формам и в сроки, устанавли­ваемые данной Инструкцией, аналитическим центрам согласно утверж­денному перечню. Инструкция о порядке заполнения типовых форм по предоставлению статистических данных о работе цифровых систем коммутации, находя­щихся в эксплуатации на Взаимоувязанной сети связи Российской Федера­ции размещена на WEB-сервере Минсвязи России (www.ptti.gov.ru) в разделе «Документы».

Письмо-сообщение – деловое письмо, содержащее сведения о каких-либо событиях и фактах, представляющих интерес как для автора, так и для адресата.

Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос (см. также письмо-ответ). Как правило, письма-сообщения – письма небольшого объема, нередко состоящие из одного-двух предложений.

Письмо-сообщение может начинаться с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации:

"Сообщаем Вам, что...";

"Доводим до вашего сведения, что...";

"Считаем необходимым поставить Вас в известность о...",

"Извещаем Вас о...".

При составлении писем-сообщений, являющихся ответами на просьбы или запросы, должно соблюдаться языковое соответствие: в тексте ответа следует использовать те же языковые обороты и лексику, которые использовал автор просьбы или запроса, при усло­вии, что они корректны в языковом отношении.

Ниже приведен пример текста краткого письма- сообщения, являющегося ответом на запрос об оценке присланных мате­риалов:

По представленным на отзыв Методическим рекомендациям по прове­дению аттестации работников компании имеется следующее замечание: не следует проводить аттестацию работников, имеющих стаж работы в компа­нии более 10лет и положительные результаты предшествующих аттестаций. В остальном с проектом Методических рекомендаций согласны.

Пример текста краткого письма-сообщения, начинающеегося с ключевой фразы «Со­общаем, что...»:

Сообщаем, что Ваша просьба о продлении работы выставки продукции нашей компании на 3 недели в связи с высоким уровнем интереса к ней будет удовлетворена.

Краткое письмо-сообщение, начинающее­ся с ключевой фразы «Со­общаем, что...»:

Сообщаем, что по представленному на отзыв проекту корпоративного стандарта по оформлению проектных и эксплуатационных документов на программные изделия, разработанному вашей фирмой, замечаний не имеем и считаем возможным принять данный проект в качестве стандарта при совместных разработках с участием нашей компании.

Инициативное письмо-сообщение

Поддерживаем Ваше предложение о проведении в Новосибирске весной будущего года международной специализированной выставки «Электроника в быту». Тематика выставки представляет особый интерес для нашей компа­нии, производящей современные бытовые приборы различного назначения. Привлечение зарубежных фирм для экспонирования своей продукции бу­дет способствовать поиску новых партнеров для взаимовыгодного сотрудниче­ства и в конечном итоге — внедрению передовых мировых технологий автома­тизации бытового обслуживания населения. Наша компания готова оказать содействие в организации и проведе­нии указанной выставки.

Информационное пись­мо с ключевой фразой «Доводим до Вашего све­дения»:

Доводим до Вашего сведения, что Научный центр инфюрмационных технологий готов принять на годичную стажировку сотрудника компании «Инфотех» Орлову Ольгу Александровну начиная с 05января 2005 г.

Письмо-сообщение с ключевой фразой «Счи­таем необходимым поста­вить Вас в известность о…»:

Считаем необходимым поставить Вас в известность о том, что в связи с ограниченным уровнем текущих запасов на складе готовой продукции филиала нашей компании в г. Тамбове прием заказов на копировальную технику в нашем региональном центре приостановлен до сентября 2006 г. Приносим извинения за возможные неудобства.

Письмо-извещение – деловое письмо, информирующее об организации и поведении различных публичных мероприятий (совещаний, семинаров, выставок, кон­ференций и т.п.).

Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, предприятий с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых мероприятиях. В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, но могут одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.

Письмо-извещение может иметь приложения. В приложении может быть карта участника, анкета участника, программа мероприятия и другие информационные материалы.

Письма-извещения и письма-приглашения составляют близкие разновидности дело­вых писем. Общим для них является то, что они содержат информацию о каком-либо ме­роприятии и одновременно приглашают принять участие в нем. Различие между ними состоит в том, что приглашения, как правило, носят персональный характер, т.е. обраще­ны к конкретному лицу, а извещения характеризуются широковещательной направлен­ностью.

Письма-извещения обычно рассылаются по списку, в связи с чем реквизит делового письма «Адресат» оформляется обобщенно (указывается категория адресатов: «Руководи­телям...», «Главным бухгалтерам...» и т.п.) или не оформляется вообще.

Подписываются письма-извещения руководителем организации или заместителем руководителя, отвечающим за организацию и проведение мероприятия. Письма-извещения могут подписываться и несколькими руководителями, если мероприятие проводится совместно несколькими организациями.

Для писем-извещений возможно использование унифицированных форм с трафарет­ным текстом.

Ниже представлены примеры текстов различных писем-извещений.

Письмо-извещение, адресованное конкрет­ной группе адресатов (главным бухгалтерам):

Главным бухгалтерам предприятий 24 и 25 октября 2006 г. Консалтинговая компания «Экономика и право» про­водит консультации по вопросам ведения отчетной налоговой документа­ции. Консультации проводятся в учебном центре компании по адресу: Деловая ул., 12. Справки по телефону 335-97-21.

Письмо-извещение о го­довом общем собрании акционеров:

Уважаемый акционер/ Сообщаем Вам, что 14 августа 2006 г. в 11.00 состоится годовое общее собрание акционеров ОАО «Авиастрой» в форме совместного присутствия (без применения заочного голосования). Место проведения собрания: 111539, г. Москва, Вешневецкая ул, д. 12, конференц-зал. Список акционеров, имеющих право на участие в годовом собрании, со­ставлен на основании данных реестра акционеров общества на 7мая 2006 г. Повестка дня собрания: 1. Избрание счетной комиссии общего годового собрания акционеров. 2. Утверждение «Порядка ведения и регламента годового общего собра­ния акционеров ОАО «Авиастрой». 3. Отчет о деятельности ОАО «Авиастрой» в 2003 г. 4. Отчет ревизионной комиссии. 5. Результаты внешней аудиторской проверки. 6. Утверждение годового отчета, бухгалтерского баланса, счетов при­былей и убытков общества, распределение его прибылей и убытков. 7. Утверждение аудитора общества. 8. Избрание Совета директоров ОАО «Авиастрой». 9. Определение количественного состава ревизионной комиссии и избра­ние ее членов. Регистрация участников собрания будет проводиться по вышеуказан­ному адресу 13 августа 2006 г. с 9.30 до 17.00. Для регистрации необходимо иметь при себе: 1. Акционерам: паспорт; 2. Представителям акционера(ров): доверенность (доверенности) на участие в собрании от лица других акционеров, оформленную в соответствии с действующим законодательством; паспорт. Регистрация будет проводиться только при наличии паспорта! Ознакомиться с материалами по вопросам повестки дня и получить бланки доверенностей можно с 27мая 2006 г. ежедневно в информационном центре по указанному адресу (тел. 370-99- 76).

Письмо-приглашение – деловое письмо, разновидность письма-извещения. Письмо-приглашение содержит информацию о каком-либо проводимом мероприятии и приглашение адресату принять в нем участие.

Отличается от письма-извещения тем, что может оформляться как на бланке, так и в произвольном форма­те с различными элементами художественного оформления: иметь различный формат, цвет, дополнительные элементы оформления в виде орнамента, рисунков и т.п.

При приглашении большого количества лиц используются трафаретные, заранее изготовленные тексты приглашений.

В письмах-приглашениях, как правило, используется личное обращение к адресату «Уважаемый...!» и ключевым глаголом является глагол «приглашаем».

В них используются такие формулы обращения к адресату, как например:

"Уважаемый господин Бурков!"

"Уважаемый Алексей Михайлович!"

"Уважаемые господа!"

"Уважаемые господа банкиры!" и т.п.

В письмах-приглашениях, как правило, используются следующие выражения-приглашения:

"Приглашаем Вас принять участие в...",

"Просим Вас принять участие в...",

"Имеем честь пригласить Вас...",

"Примите наше приглашение...",

Письма-приглашения могут рассылаться по факсу, но в особо торжественных случаях следует направлять приглашения по почте или курьерской связью.

Письма-приглашения, направляемые в вышестоящие организации, органы власти и управления, известным лицам, должны подписываться руководителем организации. Они рассылаются по почте или курьерской связью, но не должны передаваться по каналам электросвязи (в частности, по каналам факсимильной связи).

Рассылка приглашения в копии по почте или по каналам факсимильной связи допустима в том случае, если проводимое мероприятие носит рабочий характер (совещание, заседание коллегии, комиссии, совета) или организаторы мероприятия заинтересованы в привлечении к нему как можно большего количества участников (научные конференции, симпозиумы, семинары и др.).

В последнем случае в приглашении вместо подписи конкретного лица ставится назва­ние органа, обеспечивающего проведение мероприятия: «Оргкомитет» или «Оргкоми­тет конференции» и т.п.

Письмо-приглашение может подписываться несколькими лицами, если организато­ров мероприятия несколько, или одним лицом - руководителем оргкомитета.

При рассылке большого количества приглашений подлинную подпись руководителя можно заменить факсимиле, если в организации используются факсимильные подписи и установлен порядок их применения.

Ниже приведены примеры текстов писем-приглашений.

Персональное письмо-приглашение:

Уважаемый Владимир Петрович! Приглашаем Вас на торжественное собрание сотрудников и партнеров ком­пании «Светозар», посвященное 10-летию со дня создания компании. Собрание состоится в конференц-зале главного офиса компании по адресу: Волжская ул., 10. Начало в 16.00 Генеральный директор компании «Светозар» Л. Николаев

Письмо-приглашение для любого заинтере­сованного лица:

Приглашаем Вас принять участие в семинаре «Правовые аспекты до­кументирования внешнеэкономической деятельности», который состоится 17 марта 2005 г. в конференц-зале гостиницы «Центральная» (схему проезда при­лагаем). Начало семинара в 10.00, регистрация участников - с 9.30. Справки по телефону 34-45- 79. Приложение: на 1л. в 1 экз.

Письмо-приглашение информацией о программе мероприятия:

Приглашаем Вас посетить выставку «Капитальное строительство/ Concrete-Russia 2006», проводимой с 28.09.2006 по 1.10.2006 в ЛФК ЦСК (г. Москва). Выставка проводится при содействии Госстрой РФ, Британского сообщества бетона и Cpi (Международное бетонное производство). Тематические разделы выставки: − Строительство: гражданское, малоэтажное, промышленное; − Коммуникационные и инженерные решения зданий и объектов: − Проектные работы и архитектурные решения; − Центральное кондиционирование, канализация, отопление; − Лифтовое оборудование; − Подъемно-транспортное оборудование; − Земельные, дренажные работы в строительстве; − Строительные леса, опалубки, лестницы, лебедки, трубопровод; − Бетон, камень, кирпич; − Полы, стены, перекрытия, оборудование для их производства; − Кровельные, гидро- и теплоизоляционные, защитные покрытия; − Кабельно-проводниковая продукция; − Оборудование для производства строительных материалов; − Лестницы, лестничные ограждения; − Работы по бетонированию, кладке камня и кирпича; − Системы утепления фасадов зданий; − Цемент, сухие смеси, гипс; − Строительный и измерительный инструмент; − Строительная техника; − Экскаваторы, краны, бульдозеры; − Строительство мостов, тоннелей, дорог; − Асфальт, дорожные покрытия, технологии; − Оборудование для производства; − Дорожно-строителыюя техника. Справки по телефону 428-71-00. Оргкомитет выставки

Близкой письмам-извещениям разновидностью писем являются письма-уведомле­ния.

Письмо-уведомление – деловое письмо, содержащее официальную информацию о каком-либо мероприятии или действиях, имеющих отношение к адресату. Письмо-уве­домление близко по назначению и содержанию письму-сообщению, письму-извещению или приглашению.

Уведомления могут публиковаться в средствах массовой информации для оповеще­ния большого круга заинтересованных лиц.

Чаше всего в письмах-уведомлениях используются ключевые фразы «Уведомляем Вас о…», «Уведомляем, что...» и т.п. Для составления уведомлений возможно использование унифицированных текстов.

Ниже представлены примеры текстов писем-уведомлений.

Письм-уведомление унифицированным текстом:

Временный управляющий__________________________________________________________ (название предприятия-должника) Почтовый адрес:__________________________________________________________________ Телефон: (_________)___________________   Генеральному директору ___________________________________ (название предприятия-должника)   Определением арбитражного суда _______________________________________области от _____________ 20___г. по делу _____________________________в отношении ___________________________________________________________(название предприятия-должника) возбуждено дело о несостоятельности (банкротстве) и введена процедура наблюдения, временным управляющим назначен Иванов И.И._______________200__________г., я приступил к исполнению обязанностей временного управляющего_________________________ __________________________________________ (название предприятия-должника). В соответствии с п. 2 ст. 58 Федерального закона «О несостоятельно­сти (банкротстве)» с момента введения процедуры наблюдения органы управления _______________ _______________________________________(название предприятия-должника) могут совершать только с согласия временного управляющего следующие сделки: - связанные с передачей недвижимого имущества в аренду, залог, с вне­сением указанного имущества в качестве вклада в уставный (складочный) ка­питал хозяйственных обществ и товариществ или с распоряжением таким имуществом иным образом; - связанные с распоряжением иным имуществом должника, балансовая стоимость которого составляет более 10% балансовой стоимости активов должника; - связанные с получением и выдачей займов (кредитов), выдачей пору­чительств и гарантий, уступкой прав требований, переводом долга, а также с учреждением доверительного управления имуществом должника. Также в соответствии с п.З. ст.58 Федерального закона «О несостоя­тельности (банкротстве)» с момента введения процедуры наблюдения органы управления предприятия не вправе принимать решения: о реорганизации (слиянии, присоединении, разделении, выделении, преобразовании) и ликвидации предприятия; о создании филиалов и представительств; о выплате дивидендов; о размещении должником облигаций и иных эмиссионных ценных бумаг; о размещении облигаций и иных эмиссионных бумаг; о выходе из состава участников предприятия, приобретении у акционе­ров ранее выпущенных акций. Решение об участии в ассоциациях, союзах, холдинговых компаниях, фи­нансово-промышленных группах и иных объединениях юридических лиц также может быть принято только с согласия временного управляющего. Одновременно сообщаю Вам о необходимости обеспечения сохранности имущества предприятия и вашей персональной ответственности за его сохран­ность. При нарушении вышеуказанных требований Вы можете быть отстра­нены Арбитражным судом от должности на основании п.4 ст.58 Федерального закона «О несостоятельности (банкротстве)». Временный управляющий_________________________________

Письмо-уведомление акционерам о размеще­нии акций:

Открытое акционерное общество «НЕВСКАЯ ЖЕЛЕЗОДЕЛАТЕЛЬНАЯ КОМПАНИЯ» уведомляет своих акционеров о размещении обыкновенных именных бездокументарных акций в количестве 600000 штук по 1500рублей каждая Акционеры имеют преимущественное право приобретения этих ценных бумаг в количестве, пропорциональном количеству принадлежащих им акций общества. Акционер вправе полностью или частично осуществить свое преимущественное право путем направления обществу заявления в письменной форме о приобретении акций, содержащего наименование и местонахождение акционера, количество приобретаемых им акций и документа об оплате. Такое заявление должно быть направлено обществу не позднее дня, предшествующего дате начала размещения дополнительных голосующих акций.

Письмо-предложение – деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг, сотрудничества и т.п. В коммерческой деятельности называется коммерческим предложением, или офертой.

Оферта – письмо, направляемое продавцом потенциальным покупателям с предложением товаров или услуг и намерением заключить сделку с указанием ее конкретных условий.

Предложение может быть направлено по инициативе организации-автора (продавца) или в ответ на письмо-запрос.

Если письмо-предложение направляется адресату впервые, оно содержит не только собственно предложение, но и информацию об организации-авторе, что отчасти сближает письмо-предложение с рекламным письмом.

Письмо-предложение может быть направлено одному корреспонденту или нескольким. Предложение партнеру может содержать:

− детальную информацию о предлагаемых конкретных товарах или услугах, что дает основание либо для последующего заключения договора, либо для иных действий адресата по деловому сотрудничеству;

− общую информацию, фактически приглашающую к началу переговоров о дальней­шем сотрудничестве.

В случае согласия покупателя товара или потребителя услуг со всеми условиями пред­ложения он сообщает продавцу о своем безусловном согласии с предложением (то есть о Принятии предложения без оговорок), что означает совершение сделки. При этом пред­варительно возможно достижение согласия по поводу необходимости оформления сдел­ки договором (заключать его или нет). Договор можно не заключать, если объем сделки невелик или она имеет разовый характер.

Коммерческие предложения (оферты) бывают двух видов: твердые и свободные.

Свободное предложение направляется широкому кругу потенциальных покупателей с предложением товаров (услуг) и не связывает продавца обязательством продать товар.

Твердое предложение направляют ограниченному количеству потенциальных покупателей или одному покупателю с указанием существенных условий поставки (количества товара, качества, базиса поставки, цены товара и иных условий). Твердое предложение связывает продавца обязательством продать предлагаемый товар тому, кому он его предлагает, поэтому обязательным элементом твердого предложения является указание срока действия предложения, например: «Предложение действительно до...». Неполучение ответа в установленный срок равносильно отказу принять предложение.

Ключевой фразой, используемой в твердом предложении, может быть: «В подтверждение нашей договоренности предлагаем Вам...», «Предлагаем Вам...»,, «На условиях... предлагаем Вам», «Предлагаем Вам твердо...».

Пример текста публичной оферты о воз­мездном оказании услуг:

Данный документ является официальным предложением (публичной офертой) Закрытого Акционерного Общества «Питер-Медиа», реализующего товары через интернет-магазин Piter.com (http://www.piter.com), в дальнейшем именуемого «Магазин». В случае принятия изложенных ниже условий юридическое или физиче­ское лицо, производящее акцепт этой оферты, становится «Исполнителем». Акцептом данной оферты считается заполнение регистрационной фор­мы на сервере интернет-магазина http://www.piter.com (http://shop.piter.com/ePartners/epartregister.phtml). 1. Предмет соглашения Магазин поручает, а Исполнитель принимает на себя выполнение информацион­но-маркетинговых услуг по поиску покупателей Интернет-магазина Piter.com (http://www.piter.com) в компьютерной сети Интернет, на условиях, предусмот­ренных настоящим Соглашением. 2. Права и обязанности сторон 2.1. Исполнитель имеет право ежемесячно получать от Магазина статистику по осуществленным переходам с его Интернет-ресурса третьими лицами и по совершенным ими покупкам. 2.2.Магазин имеет право в одностороннем порядке изменять величину возна­граждения и форму его выплаты, но не чаще одного раза в квартал. О таком изменении Магазин обязан предупредить Исполнителя не позднее, чем за месяц до вступления в силу таких изменений. 2.3.Магазин имеет право отказать Исполнителю в заключении с ним настоя­щего Соглашения и предоставлении уникального идентификатора, если сочтет невозможным размещение ссылок на товарные позиции и/или страницы сервера Piter.com на Интернет-ресурсе Исполнителя. 2.4. Исполнитель обязуется разместить на своем Интернет-ресурсе ссылки на товарные позиции и/или страницы сервера Piter.com (http://www.piter.com), содержащие предоставленный Магазином уникальный идентификатор. 2.5. Исполнитель гарантирует, что Интернет-ресурс, на котором размещены ссылки на товарные позиции и/или страницы сервера Piter.com, не содержит информацию и/или изображения порнографического характера, не пропагандирует насилие, не пропагандирует расовое, половое, религиозное или другие формы неравенства, не пропагандирует деятельность, прямо запрещенную законодательством Российской Федерации. 2.6. Магазин обязуется контролировать продажи пользователям, пришедшим по специально оформленным ссылкам с Интернет-ресурса Исполнителя и регу­лярно предоставлять Исполнителю отчеты о произведенных такими пользова­телями покупках. 2. 7. Магазин обязуется выплачивать Исполнителю вознаграждение в порядке и размерах, предусмотренных разделом 3 настоящего соглашения. 3. Величина вознаграждения и форма оплаты. 3.1.Вознаграждение Исполнителя составляет 10% (десять процентов) от стоимости каждой торговой позиции, приобретенной третьим лицом в интер­нет-магазине Piter.com при переходе с Интернет-ресурса Исполнителя по прямой ссылке, и 5% от стоимости других книг в том же заказе, сделанном после перехода с сайта партнера. 3.2.Вознаграждение, причитающееся Исполнителю, рассчитывается ежеме­сячно. Вне зависимости от его размера оно может быть перечислено на пользо­вательский счет Исполнителя в Магазине. Если размер рассчитанного вознаграждения превышает 1000 (тысячу) рублей, то оно может выплачиваться, по согласованию с Исполнителем, двумя воз­можными способами: - почтовым переводом (плата за услуги почтовой связи при этом вычи­тается из причитающегося вознаграждения); - передается лично в руки через представительство Магазина при нали­чии такой возможности. Если размер причитающегося вознаграждения, рассчитанного по ре­зультатам месяца, не превышает 1000рублей, то оно либо помещается на Пользовательский счет Исполнителя, либо его выплата переносится на сле­дующий месяц. Выплата вознаграждения размером менее 1000рублей иным способом, нежели перечисление на Пользовательский счет Исполнителя, допускается лишь при расторжении настоящего Соглашения. 4. Дополнительные условия 4.1.Магазин не гарантирует корректного отслеживания активности пользо­вателей, составления отчетов и оформления вознаграждения, если ссылки на Интернет-ресурсе Исполнителя составлены не в соответствии с п.2.4настоя­щего Соглашения. 4.2.Магазин не гарантирует, что его работа не будет нарушена в связи с ошиб­кой или аварией и не несет ответственности за связанные с этим нарушения в работе ссылок на Интернет-ресурсе Исполнителя. 4.4. В случае нарушения Исполнителем п.2.5настоящего Соглашения Магазин имеет право расторгнуть данное Соглашение в одностороннем порядке, в этом случае вознаграждение ни в какой форме не выплачивается. 5. Ответственность сторон Стороны несут друг перед другом ответственность в установленном законода­тельством порядке. Стороны обязуются улаживать все споры, которые возни­кают в рамках настоящего договора, путем переговоров. При невозможности достижения соглашения по спорам, они в установленном порядке передаются на рассмотрение арбитражного суда г. Санкт-Петербурга. 6. Форс-мажорные обстоятельства Стороны освобождаются от ответственности за частичное или полное неис­полнение обязательств по настоящему соглашению, если это неисполнение яви­лось следствием обстоятельств непреодолимой силы, возникших после заключе­ния соглашения в результате событий чрезвычайного характера, которые сто­рона не могла ни предвидеть, ни предотвратить разумными мерами (форс-мажор). 7. Срок действия соглашения 7. /. Настоящее соглашение вступает в силу со дня его акцепта Исполнителем и действует в течение одного года. Если Исполнитель не сообщит Магазину по электронной почте или в письменном виде о своем намерении расторгнуть на­стоящее соглашение за 10 дней до окончания срока соглашения, его действие продлевается на каждый последующий год. 7.2. Каждая сторона может расторгнуть настоящее соглашение в односторон­нем порядке, уведомив другую сторону по электронной почте или в письменном виде за 10 дней до предполагаемой даты расторжения. При этом претензии сторон друг к другу по неправильно осуществленным расчетам предъявляются в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. 8. Заключительные положения 8.1.Стороны обязаны сообщать друг другу об изменении своих адресов, номеров телефонов, телефаксов, адресов электронной почты в 3-дневный срок. 8.2.Стороны признают юридическую правомочность документов, поступивших посредством: почтовых отправлений, факсимильной связи и электронной поч­ты. 8.3.Во всем остальном, что не предусмотрено настоящим соглашением, сторо­ны руководствуются действующим законодательством Российской Федерации. 10.Адреса и платежные реквизиты Магазина: ЗАО «Питер Медиа» 196105 г. Санкт-Петербург, ул. Благодатная, 67. ИНН 4703040131, р/с 40702810155160139629 в Северо-Западном банке Сбербанка РФ в г. Санкт-Петербурге, Московское отделение №1877, к/с 30101810500000000653, БИ К044030653. ОКНО 46271365, ОКОНХ87100.

Пример текста письма-предложения о продолжении сотрудниче­ства с ключевой фразой «Предлагаем Вам...»:

Предлагаем Вам продолжить начатую в прошлом году работу по при­влечению российских специалистов по программному обеспечению в совместных проектах разработки систем управления региональных транспортных перево­зок. В реализации этих проектов участвуют такие корпорации, как «Мас- rosoft», «Moon Microsystems» и «Pear».

Пример текста твердой оферты с исполь­зованием ключевой фразы «Предлагаем твердо...»:

Предлагаем твердо домашние светильники производства фирмы «Ноте light» (Нидерланды) в следующем ассортименте, количестве и по це­нам:   №п/n Наименование Артикул Цена, руб. Кол-во, шт. Общая сум­ма, руб. 1 Настенный светильник 10/СК604 950 200 190000 2 Потолочный светильник 15/СК132 700 100 70000 3 Напольный светильник 21/СМ175 1500 100 1500000 Цена включает поставку товара на условиях франко-завод (г. Ам­стердам), срок поставки – май-июль 2005 г. Предложение действительно до 20.05.2005. Мы были бы рады сотрудничеству с Вашей фирмой.

На рис. 8 Приведен пример письма-предложения, оформленного на бланке:

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ АГЕНТСТВО ТУРИСТИЧЕСКИХ УСЛУГ ул. Воронцовская, д. 35, офис 32, Москва, 120285 Тел. 902-82-19, факс 902-37-14; ОКПО 12343280 ОГРН 0078690000034 ИНН/КПП 0773450070/776548800 15.01.2007_ № 01/18 На№___________от______________________     О предложении туристических путевок

Директорам школ Южного административного округа г. Москвы

Уважаемые господа! Предлагаем вам на период весенних школьных каникул с 20 по 30 марта 2007 г. туристические путевки в Санкт-Петербург. Девятидневная поездка включает в качестве культурной программы семь интереснейших экскурсий: 1. Дворцы Санкт-Петербурга; 2. Музеи Санкт-Петербурга (Эрмитаж, Русский музей); 3. Храмы города на Неве; 4. Обзорная экскурсия "Город на Неве"; 5. Парки Санкт-Петербурга; 6. Места, связанные с пребыванием Петра I; 7. Загородная поездка в Павловск. Стоимость путевки – 5 тыс. 500 руб. Для группы свыше 8 чел. – скидка 2%. В стоимость путевки входит: проезд в поезде в оба конца, проживание в гостинице со всеми удобствами, двухразовое питание (завтрак и обед), экскурсионное обслуживание, услуги гида. За дополнительной информацией обращаться по тел. 902-37-14.     С уважением, Руководитель отдела продаж Подпись М.А.Климова     О.М. Черкашина 902-55-01

Рис. 8. Пример письма-предложения

Рекламное письмо – деловое письмо, предлагающие товары или услуги, стимулирующие интерес к товару и желание его приобрести.

Любой организации, осуществляющей коммерческую деятельность, необходимо за­ниматься рекламой производимой продукции или оказываемых услуг. В практике дело­вой переписки используются разнообразные по содержанию рекламные письма. Условно их можно разделить на две группы:

− письма с предложением товаров или услуг;

− письма, содержащие сведения о фирме.

Кроме указанных видов деловых писем в рекламе широко применяются различного рода проспекты, бюллетени, содержащие подробную, иногда детальную, информацию о товарах и услугах. Они не являются рекламными письмами, но вместе с ними поддержи­вают рекламную деятельность и, как правило, предоставляются по запросу заинтересо­ванной стороны, которая первичную информацию о фирме или товаре получила именно из рекламного письма или каким-либо иным способом.

Составление рекламных писем осуществляется с соблюдением следующих правил:

1. Краткость. Рекламное письмо не должно занимать более одной страницы, так как больший по объему текст рекламы скорее всего прочитан не будет.

2. Существенность. Текст рекламного письма должен быть лаконичным, понятным, информативным. В рекламном письме нет необходимости давать детальное опи­сание фирмы, предлагаемых ею товаров или услуг. Следует приводить лишь самые важные сведения, в которых указываются отличия компании, ее товаров от других производителей или поставщиков.

3. Точность. В рекламном письме не следует превозносить заслуги фирмы, ее дости­жения и преимущества, любую информацию всегда можно проверить, и сделать это не так трудно.

4. Ненавязчивость. Не следует излишне настойчиво предлагать товары или услуги. Неоднократное повторение предложения, даже в разных вариантах, может вы­звать его неприятие корреспондентом. Рекламное письмо должно быть убеди­тельным, но ненавязчивым.

5. Строгость оформления. Рекламное письмо является формой представления ком­пании, поэтому его необходимо оформлять на бланке со всеми необходимыми для письма реквизитами без использования элементов украшения (цветочков, розо­чек, веточек и т.п.).

6. Рациональность стилевого оформления. При оформлении рекламного письма следует использовать шрифты размером не менее 13 пунктов и межстрочные ин­тервалы не менее полуторного.

При составлении рекламного письма следует придерживаться определенного порядка.

Так, если в рекламном письме содержится информация о предлагаемых товарах или услугах, то оно формируется по следующей схеме:

1. Обращение к адресату (например, «Уважаемые господа!» или «Уважаемые колле­ги!»).

2. Краткое представление компании и характера ее деятельности.

3. Представление товаров или услуг с перечислением их основных достоинств.

4. Указание дополнительных или сопутствующих условий.

5. Предложение о конкретных формах сотрудничества (оптовая или розничная тор­говля, предложение услуг и т.п.).

6. Выражение готовности предоставить при необходимости образцы товара, деталь­ную информацию о товарах или услугах и ответить на все вопросы, которые могут возникнуть у потенциального потребителя.

7. Выражение надежды на сотрудничество.

8. Подпись (должность, инициалы, фамилия).

Рекламное письмо, представляющее компанию, составляется по следующей схеме:

1. Обращение к адресату.

2. Краткая характеристика компании.

3. Сведения об основных направлениях деятельности компании, ее достижениях, достоинствах и преимуществах в сравнении с конкурентами, предлагающими аналогичные товары или услуги.

4. Предложение о конкретных формах сотрудничества.

5. Выражение готовности предоставить любую необходимую информацию о компа­нии и дать ответы на все относящиеся к сотрудничеству вопросы.

6. Выражение надежды на сотрудничество.

7. Подпись (должность, инициалы, фамилия)

В практике встречаются рекламные письма, подписанные не только руководителями компании или ее структурных подразделений, но и рядовыми сотрудниками-менеджерами и старшими менеджерами, экспертами и др. Но для обеспечения более высокого уровня доверия к письму и оказания им большего воздействия на потенциального партнера лучше, если письмо подписано лицом уровня не ниже руководителя структурного подразделения, а письма, представляющие компанию, вообще лучше подписывать са­мим руководителям или одним из его заместителей.

При оформлении рекламных писем необходимо придерживаться общих правил оформления деловой переписки, но для привлечения большего внимания к письму допустимо использовать различные способы стилевого оформления текста. Можно, например, применять разные шрифты для отдельных, наиболее важных фрагментов текста, отдельные места текста выделять полужирным шрифтом и др. Но при этом следует соблюдать меру, чтобы эффекты оформления не отвлекали внимания от существа письма.

Пример текста рекламного письма об открытии фотостудии:

Уважаемые господа По адресу: 2-я Калужская ул., д. 19. (за торговым центром «Все для ремонта») открылась новая фотостудия «МИР ФОТОГРАФИИ» (тел.251-77-88)   Фотографы высокого уровня квалификации предлагают Вам свои слуги: · изготовление художественных фотопортретов · фотографирование семейных праздников, свадеб и т.п. · изготовление фотографий на фаянсе, керамике и др. художественных изде­лиях · цифровая фотопечать · изготовление фотографий для документов · восстановление старых фотографий · изготовление фотоальбомов для выпускников школ, вузов, для демобилизо­ванных воинов Всегда в ассортименте студии: · фотоаппараты и сопутствующие аксессуары · фотоальбомы · рамки для фотографий Ждем Вас в нашей студии!

Текст рекламного письма о компании:

Обращение	Уважаемые дамы и господа,
Выражение надежды на сотрудничество	Спасибо за заинтересованность в наших услугах! Надеемся быть полезными Вам!
Краткая характеристика компании	Наша транспортная компания «Рус Транс» работает на рынке грузоперевозок с 1999 года. За это время нашими партнерами по перевозкам грузов стало мно­жество российских компаний, ценящих в партнерах, прежде всего, надежность и стабильность.
Сведения об основных направлениях деятельно­сти	Наша транспортная компания «Рус Транс» работает на рынке грузоперевозок с 1999 года. За это время нашими партнерами по перевозкам грузов стало мно­жество российских компаний, ценящих в партнерах, прежде всего, надежность и стабильность. Мы специализируемся на отправлении мелких и средних партий грузов из Моск­вы в города России грузовым транспортом, перевозках груза «от двери к двери», ориентируясь на сектор рынка, заинтересованный в отправлении небольших партий при обширной географии перевозок. Мы отвезем Ваш груз в любой насе­ленный пункт России, с которым поддерживается постоянное или периодиче­ское сообщение. Наши преимущества перед другими компаниями очевидны. Это опыт работы на рынке услуг, сформировавшаяся команда специалистов, гибкий подход к нуждам клиентов, а главное, лучшее сочетание цена-качество. Компания работает с клиентами независимо от формы их собственности и способа оплаты услуг. На сегодняшний день мы также предлагаем свои услуги грузоперевозок по Моск­ве и Московской области, в частности перевозка офиса или квартирный (дач­ный) переезд. В список данных услуг входят: — предоставление малотоннажных машин (Газель, Зил, Бычок), — рабочего персонала-грузчиков, — организация сквозной доставки груза «от двери до двери» точно в срок, — непрерывное слежение за ходом перевозки и оказание оперативных управляю­щих воздействий в случае отклонения от договорных условий, — демонтаж и монтаж мебели и частей интерьера, расстановка. В зависимости от характера и объема вашего груза, а также вида перевозки, оценщики компании определят тип и количество упаковки, необходимой для вашего груза.
Выражение готовности предоставить необходи­мую информацию с ука­занием источников ее получения	Готовы предоставить любую необходимую информацию Контактные телефоны (095) 332-04-97 (095) 332-04-60 (095) 332-06-44 факс (095) 332-06-31 Интернет-сайт www.gruzo-perevozki.ru
Подпись	С уважением, Директор Подпись Р.Л. Львов

Текст рекламного письма о товарах: