Письма, связанные с выражением внимания и участия

Письмо-поздравление – деловое письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия.

Письма-поздравления направляются, например, в таких торжественных случаях: официальный праз­дник (Новый год, Восьмое марта, День независимости и др.), профессиональный празд­ник, важное событие в жизни должностного лица или организации (вручение на­грады, юбилей, присуждение почетного, научного звания, степени, избрание в ка­кой-либо орган и др.), значимые события в частной жизни.

Поздравления пишутся на бланке письма организации или на специальных бланках поздравлений. Поздравление, подготовленное на бланке письма, должно содержать оформленный в соответствии с требованиями стандарта реквизит «Адресат». Поздравле­ния могут оформляться на бумаге различной цветовой гаммы с украшениями в виде орна­ментов и водяных знаков, имеющей большую плотность, и вкладываться в специальные папки-адреса. В последнем случае поздравление содержит только обращение к лицу или коллективу: «Уважаемый (имя, отчество)/», «Уважаемыегоспода.'», «Уважаемыеколлеги!», «Дорогие первоклассники!». При коллективном адресате и при направлении пись­ма-поздравления юридическому лицу пофамильное и поименное обращение не исполь­зуется.

Следует учитывать, что в настоящее время обращение «господа» не свободно от пред­ставления об определенном социальном статусе адресата, поэтому не рекомендуется ис­пользовать его при обращении к социально незащищенным группам населения: бежен­цам, безработным, малоимущим и т.п. Это слово обычно используют в обращениях к предпринимателям, руководителям организаций, должностным лицам, деятелям искус­ства, политикам.

При обращении к VIP-персонам (V.I.P. - very important person) часто используется об­ращение «Глубокоуважаемый...!» (особо важной персоной считается не только высокое должностное лицо: член правительства, парламента, губернатор, мэр, но и заслуженный деятель науки, искусства, известный общественный деятель).

Письма-поздравления всегда должны быть подписаны.

Если поздравление оформлено на бланке письма, подпись оформляется с указанием должности лица, личной подписью, расшифровкой фамилии.

Если поздравление оформляется не на бланке, подпись имеет обобщенную форму: «Ваши коллеги», «Коллективкомпании», «Сотрудники фирмы», «Работникиминистерства» _й т.п. Под такой общей надписью обычно располагаются собственноручные подписи лии, пожелавших присоединиться к поздравлению.

Письма-поздравления составляются в свободной форме, но можно указать и на об­щую схему текста:

− обращение («Уважаемый. ..!»);

− поздравление;

− комплиментарная часть;

− пожелания (благополучия, процветания, успехов и т.п.);

− подписи.

Поздравления могут быть как краткими – одно-два предложения, так и достаточно развернутыми. В последнем случае в письме-поздравлении излагаются основные этапы жизни и деятельности поздравляемого лица, наиболее важные его достижения. Если письмо обращено к организации или ее структурному подразделению, в нем излагаются наиболее важные и значимые достижения организации или подразделения. Текст по­здравления от имени организации излагается от 1-го лица множественного числа (поз­дравляем, желаем), от имени руководителя — от 1 -го лица единственного числа (поздрав­ляю, желаю).

Для писем-поздравлений характерно использование следующих ключевых фраз:

«Искренне поздравляем Вас с...»;

«Поздравляем Вас в связи с...»;

«Примите наши искренние поздравления в связи с...»;

«Сердечно поздравляем Вас с...» и т.п.

Формулировка поздравления должна быть простой, чтобы восприниматься легко и не вызывать затруднения при чтении.

В комплиментарной части перечисляются основные достижения лица или организа­ции, дается их общая характеристика. При этом следует избегать завышенных оценок и преувеличенных комплиментов.

Соблюдать умеренность необходимо и при формулировке пожеланий. Они должны быть достаточно общими: желать можно благополучия, процветания, успехов в работе, плодотворного сотрудничества, надежных партнеров, завоевания новых рынков, про­движения по службе, преодоления препятствий и т.п.

В печатных средствах массовой информации нередко публикуют открытые пись­ма-поздравления — письма, обращенные к отдельным категориям граждан (школьникам, студентам, ветеранам, работникам определенной отрасли, жителям отдельного района и др.). В целом, к составлению открытых писем-поздравлений применяются те же правила, что и к составлению обычного поздравительного письма, но общий их тон может быть более торжественным и возвышенным.

Письмо-поздравление в связи с вступлением в должность

Уважаемый Владимир Владимирович! От имени всех жителей Карелии, правительства и Законодательного собрания республики и от себя лично горячо и сердечно поздравляю Вас с вступ­лением в должность Президента России. Это знаменательное событие в истории страны, которая входит в XXI век с новым президентом. За короткий срок Вы завоевали признание миллионов россиян. Ваши энергия, реалистический взгляд на состояние дел, глубокое проникновение в суть проблем, доброжелательность и искренность снискали уважение многих жителей Карелии. Об этом свидетельствуют итоги выборов президента Рос­сии. Свыше 64 процентов избирателей нашей республики отдали голоса за Вас, Владимир Владимирович. Жители страны и Карелии поддерживают Ваше стремление сформи­ровать сильную государственную власть, построить демократическое, право­вое, федеративное государство, закрепить права и свободы человека в качест­ве высшей ценности. Сегодня есть все возможности более успешно, чем прежде, решать на­зревшие социально-экономические проблемы. От этого напрямую будут зависеть и наше место в мире, и наше благополучие, и политическая стабильность общества, и мощь России. Наша общая цель - преодолеть собственную бедность, обеспечить лю­дям достойную жизнь. Население Карелии готово под Вашим руководством твердо и целеустремленно двигаться к достижению этой цели. Вы уже дважды побывали в нашей республике. Гостеприимная Карелия всегда рада новым встречам с Вами. Желаю Вам, Владимир Владимирович, крепкого здоровья, больших ус­пехов в труде на благо России! С глубоким уважением, Председатель Правительства Республики Карелия Подпись С.Л. Катанандов

Пример текста новогоднего письма-поздравления:

Уважаемые господа! Примите сердечные поздравления с Новым годом! Желаем доброго здоровья, успехов и счастья! «Торговый Дом братьев Ивановых»

Пример текста письма-поздравления в связи с избранием:

Уважаемый Сергей Иванович! Искренне поздравляю Вас с избранием председателем Совета дирек­торов акционерного общества «Домострой». Ваш опыт и высокая профессиональная подготовка послужат даль­нейшему укреплению положения Вашей компании на рынке жилищного строи­тельства. Надеюсь на сохранение и развитие взаимовыгодного сотрудничества наших компаний. Желаю Вам крепкого здоровья, успехов и процветания! Председатель совета директоров ОАО «Железобетон» А.Я. Мастеровой

Письмо-поздравление в связи с юбилеем сотрудника:

Уважаемый Владимир Иванович! Поздравляем Вас с замечательным юбилеем – 70-летием! Вся Ваша трудовая деятельность связана со строительством электростанций как в России, так и за рубежом. Вы внесли огромный вклад в дело развития электроэнергетики в целом ряде развивающихся государств, работая на руководящих постах в компаниях, осуществляющих строительство электростанций в зарубежных странах. Вы принимали и принимаете участие в развитии электроэнергетики в странах Южной Азии. С Вашим именем связано строительство и реконструкция крупнейших электростанций в Иране, Алжире, Индии, Вьетнаме. В настоящее время Вы активно работаете над проектом ЭНЕРГОСТАР – строительство в Индии уникальной тепловой электростан­ции, работающей на нескольких видах топлива. Мы искренне желаем Вам доброго здоровья и дальнейших творческих успехов. Генеральный директор Ю. С. Доморацкий

Письмо-поздравление в связи со значимым собы­тием:

Уважаемые господа! Мы были очень рады узнать об открытии Вами нового регионального отделения по производству высококачественных электроинструментов. Желаем Вам успехов и надеемся на продолжение и развитие наших де­ловых отношений.

Письмо-поздравление в связи с Днем защитника Отечества

С праздником, защитники Отечества!   Дорогие ветераны, мы не забыли ваши подвиги, совершенные во время Великой Отечественной войны. Каждый из вас сражался за Родину ради мирной жизни. В этот праздничный день мы с особой сердечностью по­здравляем солдат, прошедших ту войну с первого до последнего дня, и с ко­торыми «Тверскую, 13» связывают добрые отношения: А.П. Маресьева, СВ. Шестерикова, В.Л. Говорова, Е.Я. Весника, В.И. Попкова, Н.В. Попо­ва, А. И. Потемкина, капитана Алексея Чагина, получившего Героя России уже во время чеченских событий. Этот список можно продолжать очень долго. Благодарим вас за все, что вы сделали для нас, для своей Родины! Долгих вам лет жизни!

Письмо-благодарность – деловое письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия или оказанные услуги.

Эта разновидность писем, как правило, составляется в более свободной форме, чем другие разновидности писем. Ключевыми фразами письма могут быть следующие выражения:

"Благодарим за оказанную помощь в...";

"Выражаем Вам свою благодарность за...";

"Позвольте Вас поблагодарить за...";

"Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность за..." и т.п.

Письмо-благодарность в ответ за приглашение посе­тить выставку:

Благодарю за приглашение посетить выставку «Инфоком – 2006». Надеюсь, что ознакомление с продукцией вашей фирмы положит нача­ло нашему плодотворному сотрудничеству.

Пример текста письма-благодарности исполнителям за решение задачи:

Руководителям Центров компетенции по решению «Проблемы 2000» в Российской Федерации Уважаемые коллеги! В ночь с 31 декабря 1999 года на 1 января 2000 года был успешно пре­одолен один из основных критических временных рубежей, связанных с «Про­блемой 2000». По данным Центрального оперативного штаба по контролю и управлению обстановкой в критический период перехода компьютерных и ин­формационных систем в 2000-й год, сбоев или отказов в основных народно­хозяйственных комплексах, сферах производственной деятельности и социаль­ной активности не произошло. Это позволяет сделать вывод об эффективности проведенной в нашей стране работы по подготовке компьютерных систем к встрече 2000-го года. Большая роль в выполнении этой работы принадлежит Центрам компетенции по решению «Проблемы 2000» в Российской Федерации, которые в пределах своих областей аккредитации оказывали владельцам систем своевременную и необходимую научно-техническую и методическую помощь в решении данной проблемы. Вместе с тем состоявшееся успешное прохождение систем через ука­занный временной рубеж - это преодоление только одной из критических дат, связанных с «Проблемой 2000». Поэтому, в целях обеспечения готовности ком­пьютерных и информационных систем к встрече новых критических к пробле­ме временных рубежей, работы по решению этой проблемы, включая ее посто­янный мониторинг, должны быть продолжены. Это в полной мере относится и к Центрам компетенции как одной из важнейших составляющих инфра­структуры, необходимой для окончательного решения «Проблемы 2000». В связи с успешным преодолением «Проблемы 2000» на критическом рубеже вхождения в 2000-й год Министерство Российской Федерации по связи и информатизации выражает руководителям и коллективам всех Центров компетенции признательность и благодарность за ответственное отношение к порученному делу и высокий профессионализм в работе. Министр Российской Федерации по связи и информатизации Л.Д. Реиман

Письмо-благодарность в адрес организаторов семи­нара:

Уважаемый Александр Николаевич/ В марте этого года в вашем научном центре проходил научно-практический семинар «Проблемы организации машиностроительного про­изводства на основе робототехнических комплексов», в котором приняли активное участие и сотрудники нашего института. Семинар прошел на высоком научном уровне, привлек широкий круг участ­ников из научных и проектных организаций, а также многих машино­строительных предприятий. Участники семинара смогли ознакомиться с современными достижениями в области робототехники, рассмотреть про­блемы создания на их основе гибких автоматизированных производств, оз­накомиться с новой научной и практической литературой по данной про­блематике. Благодарим коллектив Научного машиностроительного центра за прекрасную организацию и проведение научно-практического семинара и за огромный труд по распространению передового опыта. Желаем Вам творческих успехов и надеемся на плодотворное сотруд­ничество. С уважением, Директор института, д.т.н., профессор Н.И. Автоматов

Письмо-соболезнование – письмо, направляемое в трагических или печальных жиз­ненных ситуациях (смерть, несчастный случай, стихийное бедствие и др.) для выражения участия.

В письмах-соболезнованиях обычно используются следующие фразы: «Выражаем Вам наши искренние соболезнования по поводу...», «Выражаем Вам нашу глубокую скорбь по поводу...», «Для нас было глубоким потрясением известие о...», «Примите наше искреннее сочувствие по поводу смерти...»,

«Примите, пожалуйста, от имени (название организации) глубокие соболезнования в свя­зи с...».

Пример текста письма-соболезнования в связи со стихийным бедст­вием:

Примите наши искренние соболезнования в связи с обрушившимся на вашу область стихийным бедствием — землетрясением, повлекшим за собой многочисленные человеческие жертвы и причинившим большой материальный ущерб. Выражаем глубокое сочувствие родным и близким погибших и постра­давшим в результате этой природной катастрофы.

Пример текста письма-соболезнования в связи со смертью:

Уважаемые господа/ Мы глубоко скорбим о смерти (имя) и выражаем всему вашему кол­лективу свое сочувствие. (Имя) всегда был нашим надежным партнером, и мы всегда будем помнить его добрые дела по отношению к нашей компании в прошлом и понимаем, как его будет не хватать всем, кто его знал. Примите наши искренние соболезнования.

Письмо-извинение – деловое письмо, автор которого приносит извинения адресату за причиненные неудобства.

Письма-извинения, как правило, начинаются следующими фразами:

«Мы искренне сожалеем, что...»,

«Пожалуйста, примите наши искренние извинения за...»,

«Позвольте принести (вам) свои извинения за...»,

«Приносим свои извинения за то, что...».

В соответствии с требованиями этикета делового общения в письме требуется объяс­нить причину, приведшую к возникновению проблемной для адресата ситуации, а в кон­це письма повторить фразу с извинениями, но не буквально, а в иной формулировке, на­пример:

«Еще раз приносим Вам свои извинения»,

«Еще раз просим извинить нас»,

«Из-за непредвиденных обстоятельств...»,

«Из-за неожиданной ситуации, вызванной...» и т. п.

Пример текста письма-извинения в связи с ошибочными действиями:

Уважаемые господа! Приношу Вам свои извинения за недостоверные сведения о некоторых действиях вашей компании, изложенные в моем выступлении на семинаре в Информационном центре 27.03.2000. Эта информация попала в текст выступления из-за ошибки моего референта, который уже получил взыскание. Для исключения возможных негативных последствий произошедшего мною всем участникам семинара направлены письменные сообщения с отказом от той части выступления, в которой содержались недостоверные сведения. Еще раз прошу извинить меня.

Пример письма-извинения в связи с задержкой оплаты счета: