Подходы к выделению параметров внутренней среды организаций

По определению М. Мескона, М. Альберта и Ф. Хедоури, основные внутренние переменные организации это цели, структура, задачи, технология и люди.

Цели организации — конкретные конечные состояния системы или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе.

У организации могут быть разнообразные цели. Для того что­бы получить прибыль, бизнесмены и менеджеры организаций должны сформулировать цели в таких областях, как объемы про­даж (доля рынка), разработка новой продукции, цены на нее, качество услуг, подготовка и отбор персонала. Некоммерческие организации также имеют разнообразные цели, но, вероятно, больше внимания будут уделять социальной ответственности. Ориентация, определяемая целями, пронизывает все последую­щие решения руководства. Подразделения организации имеют свои конкретные цели, которые должны вносить свой вклад в достижение цели всей организации и не противоречить друг другу.

Всесторонне обоснованная цель (цели) служит исходным началом и организующим фактором принятия решения. Целью может быть намеченное задание или условие, послужившее при­чиной принятия решения. Цель определяет направление. Если понятно, в каком направлении следует идти, то путь намного облегчается. Через установление целей можно воздействовать на события. Цель должна быть конкретной, объективной, реальной, предполагать действия, иметь соответствующее измерение.

Цели подразделяются на краткосрочные, промежуточные, долгосрочные (по очередности достижения), большие и малые (по критерию затрат ресурсов), конкурирующие, независимые и дополнительные. Классификация целей позволяет устанавливать приоритеты, одним целям отдавать предпочтение, а другие — отложить. В зависимости от изменения условий, возможностей, достигнутых результатов цели могут оставаться теми же, корректироваться или меняться. Новые цели появляются также в результате анализа информации, решений предыдущих лет, т.е. на основе заключений, выводов. Рассматриваются новые альтерна­тивы: способствуют ли они быстрому достижению цели, что для этого дополнительно требуется? Если требования новых альтер­натив высоки и в ближайшее время не могут быть удовлетворены, то устанавливаются краткосрочные, но достижимые цели. К достижению больших и сложных целей идут постепенно, начиная с тех, которые имеют наибольший приоритет. При этом фиксиру­ют достижение промежуточных целей.

Структура организации - это логическая взаимосвязь и взаимозависимость уровней управления и подразделений, построенная в форме, позволяющей наиболее эффективно достигать це­лей организации. Выше отмечалось, что характерной чертой организации является разделение труда. Структура организации закрепляет горизонтальное и вертикальное разделение труда в ней. Как конкретно осуществить разделение труда в организа­ции - вопрос, который относится к самым существенным управленческим решениям. Выбор подразделений определяет структуру организации и, следовательно, возможности ее успешной деятельности. Вертикальное разделение труда создает иерархию управленческих уровней в организации.

Центральной характеристикой этой иерархии является формальная подчиненность лиц на каждом уровне. Число лиц, подчиненных одному руководителю, называется сферой контроля. Чем больше сфера контроля, тем меньше (при прочих равных условиях) уровней управления создается в организации, и наоборот. Сфера контроля в организации часто варьирует в значительной степени, как по уровням управления, так и по подразделениям. Идеальной сферы контроля не существует, ее приемлемые значения колеблются от 2 — 3 до 50 и более человек.

Как важнейшая организационная характеристика структура представляет собой совокупность связей и отношений, сложившихся в системе между ее элементами.

Столь краткое определение структуры должно быть дополнено рядом существенных положений.

1. Структуру организации составляют только системообразующие связи и отношения, формирующие согласованное един­ство элементов в рамках целостной системы. Разрыв системообразующих связей и отношений нарушает целостность и равнове­сие системы.

2. По своему содержанию и функциональному назначению связи и отношения, составляющие структуру организации, подразделяются на три группы:

- связи непосредственного взаимодействия, обеспечивающие формирование у системы новых системных свойств, отсутствующих у отдельных составляющих ее элементов;

- отношения соподчиненности, устанавливающие иерархическую зависимость в организации, определяющие число уровней строения организации;

- соотношения, определяющие пропорциональность строения организации и обеспечивающие соответствие количественных и качественных параметров отдельных составляющих систе­мы между собой,

3. Структура - устойчивая характеристика системы, основа ее собственной стабильности и равновесия. Поэтому ее формируют только устойчивые связи и отношения. Случайные, эпизодические, одномоментные связи и отношения в состав структуры организации не входят.

4. Составляющие структуру связи должны быть четкими, дос­таточно выраженными и сильными, а отношения — ясными, оп­ределенными и однозначными. Слабость взаимодействий, раз­мытость, неявность и неопределенность отношений ведут к формированию диссипативных структур (структур с ослабленными связями). Многие организации, особенно саморегулирующиеся системы целенаправленного поведения (такие, как предприя­тия), не могут нормально функционировать, если у них сформировалась диссипативная структура. При более ярко выраженном ослаблении связей происходит полное разрушение структуры, а следовательно, и организации в целом.

Итак, структура — это организационная характеристика сис­темы, представляющая собой совокупность устойчивых системообразующих связей и отношений, обеспечивающих стабильность и равновесие системы, взаимодействие, соподчиненность и про­порциональность между составляющими ее элементами. Структура находится в тесной взаимосвязи с составом системы, опре­деляется им и сама в свою очередь в значительной степени его определяет.

Еще одним направлением разделения труда в организации является формулирование задач. Задача - это предписанная ра­бота, серия работ или часть работы, которая должна быть выпол­нена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки. На основе решения руководства о структуре каждая должность включает ряд задач, рассматриваемых как не­обходимый вклад в достижение целей организации.

Задачи организации традиционно делятся на три категории по видам работ: работа с людьми, работа с предметами, работа с информацией.

С исторической точки зрения изменения в характере и содержании задач были тесно связаны с эволюцией специализа­ции. Как указывал А. Смит в своем знаменитом примере о произ­водстве булавок, когда работу делят между специалистами вместо того, чтобы поручить ее выполнение одному человеку, потенци­альная выгода огромна. Предприниматели быстро поняли, что специализация задач повышает прибыль, потому что происходят рост производительности и снижение затрат на производство. В настоящее время технологические нововведения и системное сочетание техники и специализации труда сделали специализацию задач углубленной и сложной, позволяющей существенно повысить производительность. Однако дальнейшее развитие специализации наталкивается на монотонность и повышенную утомляемость работников, выполняющих одну и ту же работу.

Технология - четвертая важная внутренняя переменная. Большинство людей рассматривают технологию как нечто, связанное с изобретениями, машинами, например полупроводниками и компьютерами. Однако технология - это более широкое понятие. По определению известного на Западе социолога Ч. Перроу, технология - средство преобразования сырья — будь то труд, информация или материалы - в конечные продукты или услуги. Технология, применяемая в организации, зависит от типа производства. Типы производств бывают единичными, серийными, массовыми.

В единичном производстве выпускаются отдельные образцы изделий, или их партии невелики и повторяются через неопреде­ленный промежуток времени. Единичное производство характе­ризуется большим удельным весом неповторяющихся операций. Серийное производство представляет собой выпуск партий изде­лий через определенные промежутки времени. Однородные операции в таком производстве повторяются. Массовое производство характеризуется выпуском небольшой номенклатуры изделий, постоянной достаточно длительное время. Такой тип производства имеет большой удельный вес однородных, повторяющихся операций. В массовом производстве широко распространены механизация и автоматизация производства, конвейерный способ сборки.

Важное влияние на технологию оказывает также индивидуализация производства - благодаря гибким технологиям даже в массовом производстве учитываются требования индивидуального заказчика к качеству изделия. Примером может служить производство автомобилей с учетом пожелания заказчика по цвету кузова, обивке салона, автоматизации перемены передач и т. п.

Задачи и технология тесно связаны между собой. Выполнение задачи включает использование конкретной технологии средства преобразования ресурсов, поступающих на входе, форму, получаемую на выходе. Влияние этой переменной на управление в значительной мере определялось четырьмя крупными переворотами в технологии: промышленной революцией, стан­дартизацией и механизацией, применением конвейерных сбо­рочных линий и компьютеризацией.

Никакая технология не может быть полезной и никакая зада­ча не может быть выполнена без сотрудничества людей, которые являются пятой внутренней переменной организации. Руковод­ство достигает целей организации через других людей. Следовательно, люди являются центральным фактором в любой системе управления. Если руководство, отдельные менеджеры не признают, что каждый работник представляет собой личность с ее неповторимыми переживаниями и запросами, способность организации достичь поставленных целей невелика.

Существуют три основных аспекта человеческой переменной в ситуационном подходе к управлению: поведение отдельных людей, поведение людей в группах, характер поведения руководителя как лидера, его влияние на поведение отдельных людей и групп. Понимание и успешное управление человеческой пере­менной очень сложны. Как ведет себя человек в обществе и на работе, является следствием сложного сочетания индивидуальных характеристик личности и внешней среды. Особенно важными индивидуальными характеристиками являются способности человека, его потребности, ожидания, характер восприятия и социальные установки.

Очень сильно влияет на поведение людей их восприятие. Люди реагируют не на то, что действительно происходит в их ок­ружении, а на то, что они воспринимают как действительно про­исходящее. Нет двух человек, которые воспринимали бы что-то совершенно одинаково. Примером того, как восприятие искажа­ет действительность, может служить, например, боязнь темноты. Еще один аспект различий между людьми - это социальные уста­новки, отношение к чему-либо. Отношение к работе является важным фактором, определяющим, как люди будут реагировать на изменение условий работы. Если у вас лично или в вашей группе сформировалось негативное отношение к какому-то виду деятельности, то в любом случае передача этого дела вам будет восприниматься вами резко отрицательно.

Кроме характеристик личности человека на его поведение су­щественное влияние оказывают окружающие его люди.

Исследованиями психолога У. Мишеля установлено, что все личностные характеристики, даже такие базисные, как честность и способность вызывать доверие, зависят от ситуации. Почти все честны в одних ситуациях и нечестны в других. Эти выводы име­ют очень большое значение, потому что указывают на важность создания такой окружающей обстановки на работе, которая бы поддерживала тип поведения, желательный для организации.

Из этого не следует, что личные качества человека незначимы. Исследованиями Т. Харрелла установлено, что через 5, 10 и 15 лет после обучения в Стенфордском университете зарабатывают много и добились большего успеха те, кто имеет значительную энер­гию, социальную смелость и малые опасения при принятии решений.

Одной из наиболее известных в России и за рубежом точек зрения по выделению факторов внутренней среды является точка зрения М. Мескона, М. Альберта и Ф. Хедоури, согласно которой основными переменными внутренней среды являются цели, задачи, структура, технология, а также люди (персонал организации). Эта точка зрения является развитием известного «алмаза» Г. Ливитта, выделившего четыре переменные организации - задание, или миссия, структура, технология и индивиды. Исследователь подчеркивал значение каждого элемента и существующих между ними взаимосвязей - изменение в одном из них обусловливает трансформации в других (рис. 13. 1).

Рис. 13.1. «Алмаз» Г. Ливитта

По аналогичному принципу построена и известная модель 7С компании МакКинси (Т. Питере, Р. Уотермен), предполагаю­щая выделение таких переменных внутренней среды, как совме­стные ценности, стратегия, структура, системы, стиль, сотрудни­ки, способности. Недостатком этой модели внутренней среды организации является отсутствие выделения в качестве важной составляющей целей и миссии организации, а достоинством - достаточно большое внимание к так называемым мягким пере­менным управления, или к субъективным параметрам внутрен­ней среды (совместные ценности, стиль, способности). Так же как и Г. Ливитт, Т. Питере, Р. Уотермен подчеркивали взаимозави­симость переменных. Интересным подходом к формированию внутренней среды организации является подход Д. Бодди и Р. Пэйтона, которые сформировали интегральную модель организации, включив такие элементы, как цели, бизнес-процессы, технология, люди, власть, структура, культура организации.

Интегральная модель организации Д. Бодди и Р. Пэйтона включает:

- Цели. В центре модели (чисто символически) - цели, на достижение которых направлена деятельность членов организа­ции; цели представляют собой некое желаемое состояние органи­зации в будущем.

- Бизнес-процессы. Группы видов деятельности и техноло­гии, посредством которых индивиды «прокладывают дорогу» к целям (процессы разработки товаров, получения заказов, производства продукта, доставки, оплаты и т. д.). Члены организации в период совместного труда преобразуют имеющиеся ресурсы и создают новые ценности, достигая желаемых результатов.

- Технологию. Оборудование, используемое индивидами для превращения ресурсов в полезный продукт (здания, станки, офисы, компьютеры, телекоммуникации и информационные системы).

- Людей. Имеются в виду, прежде всего индивиды, являющи­еся членами организации и вносящие в достижение ее целей вклад в форме навыков, знаний и участия в процессе труда. Кро­ме того, не следует забывать об индивидах, формально не являю­щихся членами организации, но оказывающих влияние на ее де­ятельность.

- Власть. Отношения власти образуют ядро менеджмента, формирование которого осуществляется по мере обособления уп­равления как особого вида деятельности и его институционализации в организации. Некоторые ученые рассматривают, прежде всего роль отношений менеджмента и работников в достижении баланса власти в классовом обществе, предмет исследования других ученых - проблемы расширения властных полномочий индивидов в иерархии организации.

- Структуру. Способ разделения и координации труда в организации в широком смысле визуально представляется в форме организационных диаграмм. Формальную структуру обычно дополняют неформальные механизмы, оказывающие не менее существенное влияние на работу организации.

- Культуру. Это понятие в сравнении с другими элементами организации базируется в основном на нематериальных категориях. Сегодня многие менеджеры относятся к организационной культуре как к одному из важнейших инструментов выполнения поставленных задач. Члены организации вырабатывают особые методы труда, которые в свою очередь могут оказывать воздей­ствие на способы выполнения рабочих заданий и общение коллег, включая новичков.

Одним из современных подходов к выделению внутренних переменных, имеющих интегрирующее значение, необходимо признать подход, изложенный в учебнике «Управление организацией» под ред. А. Г. Поршнева, 3. П. Румянцевой, Н. А. Соломатина, где отмечено, что внутренняя среда каждой организации формируется под воздействием переменных, оказывающих непосредственное влияние на процесс преобразований (производства продукции, услуг). Это структура предприятия, его культура и ресурсы.

В качестве синтезирующего подхода можно рассмотреть использование следующей системы (объективные и субъективные факторы) внутренних переменных:

- ресурсы (объективные - финансовая, информационная, технико-технологическая, организационная системы, в том числе структура организации; субъективные - способности персонала, стиль управления);

- процессы (объективные - стратегии, задачи, технологи субъективные - властные отношения, коммуникации);

-результаты (объективные - миссия, цели; субъективные - социальные ценности, культура организации, ее имидж).

Взаимосвязанные внутренние переменные (технология, техника и люди), составляющие часть совокупности факторов, влияющих на организацию, называются социотехническими подсистемами. Они получили такое название, так как имеют со­циальный компонент (людей) и технический компонент (другие внутренние переменные). Изменение в одной из них в опреде­ленной степени влияет на все другие. Совершенствование одной переменной, например технологии, не обязательно может при­вести к повышению производительности, если эти изменения сказываются отрицательно на другой переменной, например людях.