Раздел 2 9 страница

Обзор фонда — архивный справочник, который раскрывает состав и содержание документов одного архивного фонда с указанием их поисковых данных. В него включается информация о всех делах фонда. Его построение не зависит от порядка организации документов в фонде и не закрепляет их систематизацию.

Обзоры фондов составляются на наиболее актуальные, содержащие многоаспектную информацию и представляющие особый интерес для научной общественности фонды. Например, в НА РБ имеется обзор фонда Центрального статистического управления БССР за 1918—1930 гг., а в НИАБ — фонда князей Радзивиллов.

Тематический обзор — архивный справочник, содержащий систематизированные сведения о составе и содержании документов одного или нескольких фондов по определенной теме. Он раскрывает содержание документов независимо от их фондовой принадлежности. Такой обзор может охватывать документы одного фонда или его части, или группы фондов, хранящихся как в одном, так и в нескольких архивах.

Подготовка тематических обзоров наиболее целесообразна в случаях, когда в архивах имеется значительное количество документов по той или иной теме. В качестве примера тематического обзора можно назвать “Обзор документальных материалов ЦГАОР БССР о состоянии и развитии сельского хозяйства”.

Обзоры состоят из историко-археографического предисловия, характеристики документов и справочного аппарата.

В историко-археографическом предисловии отражается: а) история фондообразователя; б) история фонда; в) принципы построения и порядок пользования обзором.

При освещении истории фондообразователя необходимо показать обстановку и причины создания учреждения, время его деятельности, все преобразования, происшедшие с ним, задачи, компетенцию и функции, подведомственность, организационную структуру, причины ликвидации, название учреждения, его правопреемника.

Во второй части предисловия указываются крайние даты документов фонда, их количество, откуда, когда, при каких обстоятельствах и в каком состоянии они поступали в госархив. В ней раскрываются полнота и степень сохранности документов, состав и содержание утраченных материалов, отмечаются палеографические, лексические и другие особенности материалов, а также наличие документов на иностранных языках. Здесь же отражается упорядоченность и доступность документов для использования, наличие научно-справочного аппарата к ним.

В третьей части историко-археографического предисловия обосновываются принципы построения обзора, указываются приемы раскрытия содержания документов, состав научно-справочного аппарата к обзору и порядок пользования им и обзором в целом.

Объем частей историко-археографического предисловия определяется характером и масштабами деятельности учреждения-фондообразователя, составом и количеством отложившихся документов.

Центральной частью обзора является характеристика документов. Ее назначение состоит в том, чтобы дать исследователю максимально полное и правильное представление о составе и содержании документов в логически стройной системе и по возможности в строгой обобщенной форме. Решение этой задачи зависит от двух моментов: 1) системы построения обзора; 2) способа раскрытия содержания документов.

Основными схемами построения обзоров являются: структурная, отраслевая (функциональная), тематическая, хронологическая.

Структурная схема применяется только в обзорах фондов учреждений с устойчивой структурой, когда структурные части отражают функции фондообразователя, а содержание документов не дублируется в нескольких структурных подразделениях. Названия структурных частей в такой схеме выступают в качестве разделов обзора.

По структурной схеме построен обзор фонда ЦСУ БССР. В нем информация дана по структурным подразделениям статуправления. В частности, в обзоре имеются разделы: демографическая секция, секция бюджетной статистики, секция административно-хозяйственной статистики и др.

Отраслевая (функциональная) схема применяется в обзорах, когда фондообразователь не имеет структуры или когда она часто менялась, а также в случаях, когда структурные части нечетко отражают функции фондообразователя. В такой схеме за основу группировки документов берутся отрасли или функции деятельности фондообразователя. Их названия выступают в качестве наименований разделов обзора. Например, в отраслевой схеме могут быть разделы: промышленность, сельское хозяйство, торговля, здравоохранение и др.

Построение обзора по тематической схеме предусматривает группировку сведений о документах по темам. Она используется, когда фондообразователь не имел четко выраженных и устойчивых структурных подразделений, а если и имел их, то они не так ярко отражают вопросы, связанные с наиболее значительными проблемами социально-экономического или политического характера, как это может быть раскрыто при группировке содержания документов по темам.

Например, в обзоре фонда Наркомата рабоче-крестьянской инспекции БССР информация дана по таким тематическим разделам:

материалы о контроле за деятельностью государственных и общественных учреждений, предприятий и организаций;

материалы об упрощении советского аппарата, преобразовании системы управления;

материалы о борьбе с бюрократизмом, волокитой и бесхозяйственностью в советских учреждениях;

материалы о привлечении рабочих и крестьян к работе в НК РКИ БССР.

Применение хронологических схем в обзорах ограничивается теми случаями, когда необходимо выделить отдельные периоды в деятельности учреждений или оттенить характер документов, отражающих последовательность происходивших исторических событий. По такой схеме построен тематический обзор документов НИАБ об общественном подъеме и революционной ситуации в Витебской и Могилевской губерниях конца 50 — начала 60-х годов XIX в. В нем в соответствии с хронологическим признаком выделены три раздела:

крестьянское движение накануне отмены крепостного права;

крестьянское движение после отмены крепостного права;

восстание 1863 г.

Для обзоров фондов личного происхождения чаще всего используются схемы систематизации документов фондов.

В обзорах могут применяться и другие схемы группировки информации документов.

Успех обзора зависит не только от правильного выбора схемы его построения, но и способов описания документов. Информация о них в обзоре должна по возможности включать в себя все сведения о материалах комплекса (фонда или темы) и быть четкой, точной, компактной, что достигается путем дифференцированного подхода к использованию групповых и индивидуальных аннотаций.

Характеристика документов представляет собой последовательное раскрытие их состава и содержания. Она в свободной, повествовательной форме должна сообщать все необходимые данные о документах как источниках сведений по конкретному вопросу. Не допускается, как правило, пересказ содержания документов. Цитирование возможно лишь в исключительных случаях, когда оно лаконично и удачно вскрывает сущность содержания документа или ярко выражает дух той эпохи, о которой он рассказывает. Цитаты даются всегда в кавычках.

Характеристика документов в обзоре должна включать следующие моменты:

— название вида или разновидностей документов (с указанием, кем они составлены);

— описание содержания документов;

— указания хронологических рамок, подлинности и объема документов.

В обзорах применяются групповые и индивидуальные аннотации. В первых информация дается в обобщенной форме. Индивидуальные аннотации используются для более полного и детального раскрытия содержания наиболее важных и ценных документов. Благодаря сочетанию групповых и индивидуальных аннотаций получается достаточно углубленная и полная информация о содержании комплекса документов в целом.

При аннотировании документов в обзорах может быть дана их оценка как исторических источников, отражена их сохранность.

В обзорах сведения об аннотируемых документах сопровождаются точными поисковыми данными, которые должны обеспечить быстрый поиск документов, не прибегая к описи. Состав поисковых данных включает указания номеров фондов, описей, дел и листов. В случае, если в обзор включена информация из различных архивов, указываются названия архивов. Элементы поисковых данных располагаются в установленном порядке от общего к частному (архив, фонд, опись, дело, лист). Поисковые данные желательно указывать рядом с аннотацией документов, заключая их в круглые скобки.

Работа по составлению обзора выполняется в следующем порядке. В начале необходимо предварительно ознакомиться с составом и содержанием документов на основании имеющегося научно-справочного аппарата ко всему комплексу материалов, подлежащих обозрению. Это позволит наметить примерную схему построения обзора. После этого следует приступить к изучению документов, отбору сведений для включения в обзор и их описанию (желательно на отдельных карточках). Характеристика документов в обзоре не может даваться только на основе просмотра описей, каталогов. Ее составление предполагает тщательное изучение самих документов, без чего невозможен их источниковедческий анализ. Особенно внимательно исследуются документы, содержащие многоаспектную информацию (протоколы, стенограммы, постановления и т.д.). Собранная на карточках информация служит подготовительным материалом, на базе которого после тщательной обработки составляется текст характеристики. Такая обработка включает группировку карточек в соответствии с намеченной схемой. При этом к каждому обзору составляется индивидуальная схема классификации, которая в процессе работы уточняется и дополняется. В соответствии с доработанной схемой производится окончательная группировка карточек последовательно по всем ее делениям. В ходе группировки карточки с однородным содержанием объединяются и решается вопрос, на какие документы следует дать групповые аннотации, на какие — индивидуальные. После этого пишется текст обзора.

Заключительный этап работы над обзором — составление к нему справочного аппарата. В него входят титульный лист, оглавление, список сокращенных слов. Методика их составления аналогична подготовке НСА описей. Для тематических обзоров могут готовиться списки фондов, информация о которых включена в них, а в необходимых случаях — библиография использованной литературы.

§ 5. Автоматизированные информационно-поисковые системы

В условиях научно-технического прогресса и, в частности, быстрого развития электронной техники во всех сферах информационной деятельности наряду с традиционными методами справочно-информационного обслуживания широко используются автоматизированные информационно-поисковые системы (АИПС), созданные на базе электронно-вычислительных машин. Эта тенденция характерна и для архивных учреждений. Пока архивы существенно отстают в деле разработки и внедрения АИПС в практику работы.

Первыми разработками архивистов были всесоюзные автоматизированные информационно-поисковые системы по темам “Документы Великого Октября” и “Памятники архитектуры и градостроительства”, в которых принимали участие и сотрудники белорусских архивов. Их роль свелась к заполнению тематических карточек по установленному образцу.

Лишь с начала 90-х годов, когда в архивах появились персональные ЭВМ, началась самостоятельная разработка АИПС.

В НА РБ, например, создана АИПС “Германская неволя”, в Белкомархиве формируется автоматизированный банк данных о лицах, необоснованно репрессированных в 20—50-е годы.

АИПС “Германская неволя” предназначена для поиска сведений о жителях республики, угнанных на принудительные работы в Германию и другие страны Европы в годы второй мировой войны. Базу данных составляют документы, хранящиеся в НА РБ. На каждого человека введены следующие данные: фамилия, имя, отчество, год и место рождения, дата угона на принудительные работы и поисковые данные хранящейся информации (номера фондов, описей, дел и листов). Ввод информации в компьютер осуществлялся непосредственно с документов. Автоматизированный поиск информации ведется по фамилиям, именам, отчествам лиц, угнанных на принудительные работы, с учетом данных о времени и месте их рождения.

АИПС “Германская неволя” позволяет ускорить исполнение запросов социально-правового характера. АИПС о необоснованно репрессированных в Беларуси в 20—50-е годы носит общереспубликанский характер. База данных формируется на основе материалов государственных архивов и архивов учреждений КГБ и МВД. Для этих целей разработана карточка индивидуального учета. Она включает 34 графы. Среди них — фамилия, имя и отчество реабилитированного, пол, число, месяц и год рождения, национальность, социальное происхождение, партийность, образование, должность и место работы на момент применения репрессии, адрес проживания, количественный состав семьи, участие в революционных событиях и войнах, число, месяц и год ареста и осуждения, содержание обвинения и мера наказания, дата реабилитации, поисковые данные имеющейся информации и др. Заполненные карточки концентрируются в Белкомархиве, где осуществляется ввод с них информации в компьютер.

Создаваемая АИПС обеспечивает решение следующих задач:

— учет лиц, репрессированных на территории Беларуси за период с 1920 по 1953 г., информация о которых содержится в архивных документах;

— учет архивных фондов и дел, содержащих документы со сведениями о репрессированных;

— многоаспектный поиск и выдача информации. ИПС обеспечивает поиск по всем полям формата и их сочетаниям с использованием операций реляционной алгебры (и, или, не). По полям “Фамилия”, “Имя”, “Отчество”, “Место рождения”, “Национальность”, “Место жительства”, “Должность”, “Место работы”, “Участие в революционных и боевых событиях”, “Каким органом осужден”, “Мера наказания”, “Характер обвинения”, “Место отбытия наказания”, “Причина гибели”, “Место захоронения”, “Каким органом реабилитирован” производится контекстный поиск (поиск по словам и словосочетаниям естественного языка, записанным в виде связного текста в данных полях);

— адресный поиск сведений о конкретных лицах и конкретных документов;

— анализ национального, профессионального и социального состава лиц, репрессированных в БССР в эти годы;

— предоставление статистических данных о необоснованно репрессированных, а также документах и фондах, содержащих сведения о данных персоналиях. Задача решается с помощью аппарата автоматического подсчета количества документов, хранящихся в базе данных, всего и по каждому из заданных аспектов.

Создаваемая АИПС о необоснованно репрессированных, не­смотря на то что работа еще не завершена, активно использует­ся. На ее основе готовятся информации для книг “Память”, пуб­ликации в периодической печати, исполняются запросы и т.д.

Говоря в целом о внедрении автоматизированных технологий для поиска документной информации в архивных учреждениях республики, следует отметить, что ее масштабы и реальная значимость для практической работы пока невелики. Это объясняется отсутствием разработанной концепции информатизации архивной отрасли, основных ее направлений. Только начинает определяться перечень АИПС к документам госархивов. Несмотря на такое положение дел, архивисты убеждены в необходимости дальнейшего развития и внедрения автоматизированных технологий.

Глава 15

Организация
использования
документов
Государственного
архивного
фонда Беларуси

§ 1. Цели научно-информационной
деятельности госархивов

Одной из основных функций архивных учреждений является обеспечение государства и общества необходимой ретроспективной информацией о составе, содержании и местонахождении архивных документов. Архивы информируют заинтересованные государственные и общественные организации о документах по актуальным политическим и экономическим проблемам, вопросам науки и культуры, предоставляют материалы для изучения в читальных залах, организуют выставки документов, встречи с общественностью, экскурсии, используют для информации о документах печать, радио, телевидение и кино, исполняют запросы учреждений и заявления граждан, выдают им архивные справки и копии документов.

Для повышения эффективности научно-информационной деятельности архивы изучают общественные потребности в ретроспективных материалах и устанавливают деловые контакты с их потребителями.

В настоящее время архивные документы используются в научных, народнохозяйственных, агитационно-пропагандистских, учебных и других целях, а также для удовлетворения социально-правовых и имущественных интересов граждан.

Использование документов в научных целях содействует разработке многих актуальных проблем. Особо важную роль документальные источники играют в развитии исторической науки. Сейчас, когда пересматриваются многие концепции истории белорусского народа, еще более возрастает значение архивных материалов. К ним часто обращаются экономисты, представители искусствоведения, архитектуры, медицины и других областей науки.

Информационная деятельность в народнохозяйственных целях всегда занимала значительное место в архивных учреждениях. В настоящее время архивные документы могут помочь при принятии правильных экономических решений.

Архивисты активно популяризуют документы. Известный вклад вносят архивы в развитие художественного творчества. Документальные источники являются базой для написания художественных произведений, сценариев для кино и телефильмов, спектаклей, помогают при реставрации памятников архитектуры, живописи и др.

Преподавание истории в учебных заведениях немыслимо без использования архивных документов. Они способствуют более качественному усвоению знаний.

Архивы стоят на страже интересов граждан, обеспечивая их справками о трудовой деятельности, учебе, награждении орденами и медалями, подтверждая владение собственностью и т.д.

Научно-информационная деятельность государственных архивов осуществляется в разнообразных формах, под которой понимается вид информационного обслуживания потребителей или способ предоставления им ретроспективной информации.

Среди наиболее распространенных форм использования документов в белорусских архивах — инициативное информирование об архивных источниках, предоставление документов исследователям в читальных залах, организация выставок, исполнение запросов учреждений и заявлений граждан, выдача документов во временное пользование учреждениям и др.

§ 2. Инициативное информирование

Инициативное информирование — это целенаправленное обеспечение по инициативе государственного архива учреждений сведениями о составе, содержании и месте хранения архивных источников.

Исходным этапом в этой работе является определение тематики информаций. При ее выборе следует руководствоваться задачами, решаемыми обществом на данном этапе развития, а также учреждениями, заинтересованными в ретроспективной информации.

Определение тематики неразрывно связано с изучением потребностей государства и общества в такой информации. Для этого можно использовать такие каналы, как:

— знакомство с перспективными и текущими планами работы учреждений;

— согласование планов архивов по научно-информационной деятельности с учреждениями;

— изучение тематики запросов учреждений, поступающих в архив, а также плановых и служебных заданий их представителей, работающих в читальном зале.

Для выявления потребностей учреждений в архивных документах можно использовать анкетный опрос, целью которого является получение ответов от учреждений, какого рода ретроспективная информация им необходима.

Важное место в работе по инициативному информированию занимает налаживание непосредственных связей с учреждениями-потребителями ретроспективной информации. От того, насколько установлены эти контакты, во многом зависит эффективность использования документов.

На тематику инициативного информирования оказывают влияние также состав, содержание и хронологические рамки хранящихся в архиве документов.

В практике работы государственных архивов республики наибольшее распространение получило составление двух видов информационных документов — информационных писем и тематических перечней. Выбор формы подачи ретроспективной информации зависит от характера и объема выявленных документов и целей информации.

Информационное письмо — наиболее простой вид информационного документа. Оно составляется в виде краткого официального письма, содержащего информацию о наличии в архиве сведений по определенному вопросу или теме. Цель письма — привлечь внимание учреждения к имеющимся документам и подсказать возможные пути получения их копий.

Письмо содержит название фондов с краткой характеристикой документов, относящихся к теме информации. Кроме того, в нем даются рекомендации по использованию документов (изучение в читальном зале, изготовление копий и т.д.) на случай, если учреждение, куда направлена информация, заинтересуется ей. Информационное письмо подписывает руковод­ство архива.

Тематический перечень документов представляет собой список заголовков дел или документов по определенной тематике. Учитывая значительные затраты времени на подготовку перечня, рекомендуется его составлять только при наличии предварительной согласованности между архивом и учреждением.

Перечень имеет заголовок, в котором указывается название темы информации, наименование архива, по материалам которого проведено выявление документов.

Перечень содержит следующие графы: номер по порядку, дата (число,месяц, год), заголовок документа, поисковые данные (номера фондов, описей, дел и листов) и примечания.

Схема построения перечня может быть различна в зависимости от характера, содержания и объема документов — хронологическая, тематическая, предметно-вопросная и др.

Тематический перечень составляется после окончания выявления документов по теме и описания их на тематических карточках. К перечню, включающему большое количество документов, целесообразно дать краткое введение, в котором следует обосновать выбор темы, указать фонды, где хранятся выявленные документы, и сообщить принцип построения перечня. Перечень подписывают директор архива и составитель.

Инициативное информирование способствует расширению круга потребителей ретроспективной информации и развитию других видов работ по использованию документов.

§ 3. Работа читального зала архива

Работа исследователей в читальных залах архива — традиционная и наиболее распространенная форма использования документов. Государственные архивы Беларуси обслуживают исследователей как своей республики, так и других государств.

Разрешение работать с архивными документами предоставляется на основании официального письма учреждения, направившего своего сотрудника в архив. В нем указываются фамилия, имя и отчество исследователя, должность, тема, ее хронологические рамки и цель работы. Письмо подписывает руководитель учреждения или ученый секретарь.

Разрешение на право работы в читальном зале дает руко­вод­ство государственного архива на срок не более одного года с момента оформления документов. По истечении этого срока или при изменении темы работы исследователь представляет новое письмо.

Исследователь, допущенный к работе над документами архива, заполняет анкету-обязательство установленного образца (приложение 17), представляет план работы, знакомится с правилами работы исследователей в читальных залах государственных архивов Беларуси.

Исследователям в архивах для поиска необходимой информации выдается имеющийся научно-справочный аппарат: описи, каталоги, путеводители и другие справочники, а также документы по теме работы. Они получают в день не более пяти описей и 10 дел. При наличии микрофильмов документов на бумажной основе подлинники, как правило, не выдаются. В порядке исключения вопрос об их выдаче решается руковод­ством архива с учетом конкретных обстоятельств.

Максимальное количество материалов, которые могут находиться в пользовании исследователя, определяется архивом, но не должно превышать пяти описей и 25 дел.

Описи и другие архивные справочники предоставляются исследователю на срок до 5 дней, документы — до 1 месяца. Срок работы с документами может продлеваться, но не более чем на две недели.

Дела исследователю выдаются на основании заполняемых им требований, в которых он при получении дел расписывается. При работе с делами исследователь обязан оформлять листы использования (приложение 18). Исследователь отвечает за сохранность выданных дел. Если при возврате дел будет обнаружена недостача или повреждение документов и это произошло по вине исследователя, он лишается права работы в читальном зале на срок, определенный руководством архива.

Исследователи могут делать выписки из документов и получать заказанные копии документов только по теме исследования. При этом исследователь заполняет лист выдачи копий и выписок из документов. Разрешение на их выдачу дает руко­­вод­ство архива.

В государственных архивах налажен учет работы читальных залов. Для регистрации посещений исследователями читального зала ведется журнал.

На каждого исследователя заводится личное дело, в которое подшиваются письмо учреждения, направившего его на работу в архиве, анкета, план работы, требование на выдачу дел и листы выдачи копий и выписок из документов.

Личные дела не оформляются на представителей учреждений, выполняющих в читальном зале служебные задания.

Для анализа тематики исследований в архиве ведутся специальные картотеки: тематическая (по тематике исследований) и именная (по фамилиям исследователей). На их базе готовятся сводные информационные справочники об использовании документов через читальные залы архивов. В частности, в Беларуси издано три таких справочника[1].

Информация о тематике исследований служит источником для анализа постановки исследовательской работы, помогает в ее координации и определении новых направлений.

§ 4. Организация выставок документов

Одной из наиболее эффективных форм использования архивных материалов являются выставки документов.

Выставка документов — это художественно оформленная подборка копийных или подлинных документов, фотографий и иллюстративных материалов по определенной теме, предназначенная для публичной демонстрации. Выставки бывают стационарные (предназначенные для экспонирования в одном помещении) или передвижные (предназначенные для экспонирования в различных организациях). По времени функционирования они делятся на постоянные и временные.

Выставки организуются архивом как самостоятельно, так и совместно с другими учреждениями. Проведение совместных выставок позволяет подготовить более масштабную экспозицию. Например, Национальным музеем истории и культуры Республики Беларусь и центральными государственными архивами была организована выставка “Жыве Беларусь”, посвященная 70-летию провозглашения Белорусской Народной Республики и вызвавшая широкий интерес среди общественности.

Тематика выставок бывает различной. Как правило, их приурочивают к юбилейным датам и знаменательным событиям. Так, Белорусский государственный архив-музей литературы и искусства регулярно готовит выставки документов к юбилеям белорусских писателей и артистов.

Подготовка выставки включает изучение литературы по теме, составление тематического плана, выявление и отбор документов для экспонирования, их аннотирование, составление главным образом для крупных выставок экспозиционного плана, подготовку материалов для экспонирования, монтаж и художественное оформление выставки.

Тематический план выставки определяет ее структуру, раскрывает состав и содержание разделов. На его основе проводится выявление и отбор документов. В экспозиции по возможности должны быть представлены различные по своему внешнему виду экспонаты, чтобы создать многообразие экспозиционного материала и улучшить выразительность выставки. В экспозиции необходимо сочетать документы обобщающего характера с материалами, раскрывающими детали отдельных событий или фактов. Все отобранные для выставки документы аннотируются.

Документы на выставках экспонируются, как правило, в виде копий. На стационарных выставках допускается показ оригиналов подлинников при создании необходимых условий по обеспечению их сохранности. Организация-устроитель выставки несет ответственность за сохранность документов.

Для организации массового посещения выставки архив информирует общественность о ее открытии по радио, через печать, телевидение, путем расклейки афиш и рассылки пригласительных билетов. Архивом могут проводиться экскурсии по выставке.

§ 5. Исполнение запросов
учреждений и обращений граждан

Государственные архивы уделяют много внимания исполнению поступающих запросов учреждений и заявлений граждан. Учреждения запрашивают сведения по истории городов, районов, населенных пунктов, предприятий, организаций, библиографические данные о политических, государственных и общественных деятелях, ученых, представителях культуры и т.д. Нередки среди них запросы социально-правового характера. Граждане обращаются с просьбами подтвердить трудовой стаж, заработную плату, прохождение службы в Вооруженных силах, участие в партизанском движении, избрание на выборные должности, образование, награждение, имущественные права, политическую реабилитацию, нахождение в немецких концлагерях, тюрьмах и др.

В соответствии с содержанием запросов и заявлений производится поиск необходимых сведений по документам архива. По результатам рассмотрения запросов и заявлений готовятся положительные или отрицательные ответы. Первые даются в виде архивных справок, архивных выписок или копий. При их отсутствии архивная справка может быть исполнена на основании имеющихся в архиве печатных материалов.