Раздел 2 1 страница

М.Ф. Шумейко К.И. Козак В.Д. Селеменев

Архивоведение Беларуси

Учебное пособие для студентов
исторических факультетов вузов
специализации “Архивоведение”

Допущено Министерством
образования
Республики Беларусь

Минск

СОДЕРЖАНИЕ

Раздел 2

Теория и методика архивного дела... 218

Глава 10. Классификация архивных
документов...................... 219

§ 1. Классификация документов Национального
архивного фонда Беларуси............ 221

§ 2. Классификация документов в пределах
архивов.................... 223

§ 3. Классификация документов в пределах
архивных фондов................ 229

Глава 11. Экспертиза ценности документов
и комплектование государственных архивов Беларуси... 235

§ 1. Экспертиза ценности документов.......... 235

§ 2. Перечни документов............... 242

§ 3. Комплектование государственных архивов...... 247

Глава 12. Организационно-методическое
руководство и контроль за работой ведомственных
архивов и организацией документов в
делопроизводстве учреждений.............. 261

Глава 13. Учет и обеспечение сохранности
документов Национального архивного фонда Беларуси... 267

§ 1. Назначение и виды учета............. 267

§ 2. Обеспечение сохранности документов
Национального архивного фонда Беларуси..... 278

Глава 14. Система научно-справочного аппарата
к документам Национального архивного фонда
Республики Беларусь.................. 289

§ 1. Задачи и структура системы научно-
справочного аппарата.............. 289

§ 2. Описание дел.................. 292

§ 3. Историческая справка учреждения-
фондообразователя............... 299

§ 4. Виды научно-справочного аппарата......... 301

§ 5. Автоматизированные информационно-
поисковые системы............... 339

Глава 15. Организация использования документов
Государственного архивного фонда Беларуси....... 342

§ 1. Цели научно-информационной деятельности
госархивов................... 342

§ 2. Инициативное информирование........... 344

§ 3. Работа читального зала архива........... 345

§ 4. Организация выставок документов......... 347

§ 5. Исполнение запросов учреждений
и обращений граждан.............. 349

§ 6. Выдача архивных документов во временное
пользование учреждениям............ 352

Глава 16. Организация работы архивных учреждений... 353

§ 1. Государственная архивная служба Беларуси..... 353

§ 2. Научно-исследовательская работа архивных
учреждений.................. 356

§ 3. Методическая работа архивных учреждений..... 359

Глава 10

Классификация
архивных
документов

Как известно, материальными носителями долговременной социальной памяти являются документы: летописи, грамоты, законодательные акты, декреты, листовки, плакаты, чертежи, фотографии, кинофильмы, видеозаписи. Созданные в различные исторические периоды начиная с древнейших времен и кончая нашими днями в процессе государственной, экономической, общественно-политической, социально-культурной деятельности белорусского народа и имеющие научно-историческую ценность, они образуют Национальный архивный фонд Республики Беларусь (НАФ РБ).

Для того чтобы ориентироваться в этой массе документной информации, облегчить ее использование в интересах общества, необходима научная классификация документов, т.е. их группировка по наиболее существенным признакам. Классификация НАФ Беларуси включает три этапа. Объектом классификации первого этапа является весь комплекс Национального архивного фонда, второго — документы отдельного архива, третьего — документы конкретных фондов.

Основной классификационной единицей для группировки документов НАФ Беларуси выступает архивный фонд, который представляет собой совокупность документов, образовавшихся в процессе деятельности юридических и физических лиц и имеющих научно-историческую ценность. Разновидностями архивного фонда являются: фонд учреждения, фонд личного происхождения, объединенный архивный фонд и архивная коллекция.

Архивный фонд учреждения — это комплекс документов, образовавшихся в деятельности конкретного учреждения и подлежащих передаче на постоянное хранение.

Архивный фонд личного происхождения состоит из документов, созданных в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода.

Объединенный архивный фонд представляет собой комплекс документов, образовавшихся в деятельности двух и более учреждений, имевших между собой исторические или логически обусловленные связи (однородность целевого назначения, деятельности на определенной территории, подчиненность, единство объекта и времени деятельности и т.д.). В Госархиве Могилевской области, например, имеется фонд “Школы Горецкого района”, который создан в результате объединения дел однородных по целевому назначению учреждений, действовавших на определенной территории. По признаку подчиненности и действия на определенной территории образован в этом же архиве объединенный фонд “Горецкий районный союз потребительских обществ Могилевского облпотребсоюза, райзаготконтора, сельские потребительские общества”.

Архивная коллекция — это совокупность отдельных документов, представляющих научно-историческую ценность и объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, объектовому, авторскому, хронологическому и др.). В Национальном историческом архиве Беларуси имеется коллекция топографических карт, планов городов, деревень, сел, имений Минской губернии за 1798—1906 гг. Основой для ее создания послужил номинальный признак (вид документов — планы, карты). В НА РБ хранится сформированная по тематическому признаку коллекция агитационных документов предвыборной кампании по выборам в Верховный и местные советы БССР в 1990 г.

Учреждения, организации, предприятия и отдельные лица, в деятельности которых образуются документы, называются фондообразователями. Из их документов и формируются архивные фонды.

Каждое ли учреждение является фондообразователем? Нет. Фондообразователем может быть только самостоятельное, организационно обособленное учреждение. Для него характерно наличие правового акта об образовании, компетенции, функциях, порядке деятельности (указа, постановления, приказа, устава, положения и т.д.), самостоятельного баланса (сметы), расчетного счета в банке, штатного расписания, печати, углового штампа. Структурные части учреждения, не имеющие оперативной и организационной самостоятельности (функцио­нальные управления, отделы и др.), вспомогательные службы, созданные для удовлетворения культурно-бытовых потребностей его сотрудников (столовые, библиотеки, детские сады и т.д.), не являются самостоятельными фондообразователями.

Документы архивного фонда органически связаны между собой, их содержание отражает единый процесс деятельности учреждения. Дробление архивных фондов ведет к разрушению этой связи, обесценивает их в научном отношении, затрудняет использование документов и мешает их систематизации. Поэтому при научной классификации документов Национального архивного фонда архивисты руководствуются принципом недробимости архивных фондов. Он не допускает разделения документов архивного фонда между несколькими государственными архивами*.

§ 1. Классификация документов
Национального архивного фонда
Беларуси

Под классификацией документов в пределах НАФ понимается их научная группировка в соответствии с признаками, определяющими организацию сети государственных архивов и их профили.

Классификация документов НАФ Беларуси строится на основе следующих признаков:

— принадлежность документов к различным историческим периодам (например, с древнейших времен до 1917 г., с 1917 г. по настоящее время);

— принадлежность документов к учреждениям республиканского или местного значения;

— принадлежность документов к определенным административно-территориальным единицам (областям, районам, т.д.);

— принадлежность документов к определенным отраслям государственной и общественной деятельности;

— способ и техника закрепления информации.

Перечисленные признаки находятся в тесной связи и при классификации документов дополняют друг друга. Они положены в основу организации сети архивов Беларуси. В настоящее время в республике имеются шесть центральных, девять областных и 16 зональных архивов.

Национальный исторический архив Республики Беларусь образован в 1938 г. В нем хранятся документы учреждений Беларуси (кроме бывшей Гродненской губернии) с XIV в. по 1917 г.

Национальный исторический архив Беларуси в Гродно, созданный в 1940 г., хранит документы учреждений бывшей Гродненской губернии за 1802—1917 гг.

Национальный архив Республики Беларусь (бывший Центральный государственный архив Октябрьской революции и социалистического строительства БССР) образован в 1927 г. В нем находятся документы высших органов власти и управления, республиканских общественных, кооперативных и профсоюзных организаций, вузов и других заведений с 1917 г. по настоящее время, а также фонды республиканских организаций коммунистической партии и комсомола Беларуси.

Белорусский государственный архив кинофотодокументов создан в 1941 г. В нем собраны фотографии, киновидеофильмы, звукозаписи по истории республики.

В Белорусском государственном архиве-музее литературы и искусства, начавшем свою деятельность в 1960 г., отложились документы творческих государственных и общественных учреждений и организаций, личные фонды деятелей литературы и искусства.

Белорусский государственный архив научно-технической документации организован в 1968 г. Хранит проектную, конструкторско-технологическую, научно-исследовательскую и патентную документацию, а также управленческие документы НИИ, проектных и конструкторских организаций.

В Брестском, Витебском, Гродненском, Гомельском, Минском и Могилевском областных и зональных архивах сосредоточены документы местных органов власти и управления, а также областных, районных, городских и сельских учреждений, организаций, предприятий, колхозов и совхозов с 1917 г. по настоящее время, фонды местных организаций КПБ и ком­сомола.

В основу организации сети архивных учреждений положен принцип раздельного хранения документов, различных исторических периодов. Разграничительной чертой является март 1917 г. Материалы, созданные ранее этой даты, хранятся в исторических архивах Минска и Гродно.

При организации государственных архивных учреждений используются и другие признаки. При создании Белорусского государственного архива-музея литературы и искусства применен признак принадлежности документов к определенным отраслям государственной и общественной деятельности (литература и искусство), Белорусского государственного архива кинофотофонодокументов — способ и техника закрепления информации. При образовании областных и зональных архивов руководствовались комбинацией признаков:

1. принадлежность к историческим эпохам (советский период);

2. способ и техника закрепления информации (хранят документы только на бумажной основе);

3. принадлежность документов к определенным административно-территориальным единицам (область, район, город);

4. принадлежность документов к учреждениям республиканского и местного значения (хранят документы учреждений местного значения).

Созданная в республике сеть архивных учреждений в целом обеспечивает научно обоснованное распределение документов Национального архивного фонда.

§ 2. Классификация документов
в пределах архивов

Под классификацией документов в пределах архива понимается их группировка по архивным фондам. Практическое ее осуществление называется фондированием. Фондирование чаще всего проводится при отборе документов учреждений на постоянное хранение. В государственных архивах фондирование проводится как самостоятельный вид работы, когда необходимо устранить ошибки ранее проведенного фондирования, или как один из видов работ при усовершенствовании описей. Архивисты занимаются фондированием при создании объединенных архивных фондов и коллекций, а также описании документов. Фондирование включает в себя определение (уточнение) фондовой принадлежности документов, установление их хронологических границ и формирование архивных фондов.

Определение фондовой принадлежности документов заключается в правильном отнесении их к фонду соответствующего учреждения. Эта работа проводится на основе изучения документов и установления их принадлежности к составу документации того или иного фондообразователя.

Архивный фонд представляет собой исторически сложившийся комплекс документов, что предполагает наличие в нем документов, созданных как самим фондообразователем, так и документов, полученных им из других учреждений. Поэтому определение фондообразователя в первом случае сводится к установлению автора документа, во втором — к установлению учреждения, получившего документ. Нередко дела имеют исчерпывающие признаки принадлежности их к архивному фонду. На их обложках могут быть прямые указания, кто является фондообразователем. В этом случае необходимо проверить правильность соответствующих данных путем сличения надписей на обложке с самими документами. Если же явные признаки на обложках дел отсутствуют, приходится прибегать к анализу документов для определения их принадлежности к данному архивному фонду.

Входящие документы относятся к фонду того учреждения, которым они получены. Их фондовая принадлежность определяется по адресату, оттискам регистрационных штампов, резолюциям и пометкам о направлении документов на исполнение, содержанию документов, отражающему функции и основные направления деятельности учреждения. Также нужно иметь в виду, что большая часть входящей документации является подлинниками, которые отличаются определенной формой (написаны на бланках, имеют подлинные подписи, печать и т.п.). Если входящим документом является копия, то на ней часто указывается адресат или же она имеет сопроводительное письмо.

Копии исходящих документов (отпуски) относятся к фонду того учреждения, которое является автором документов. Их фондовая принадлежность устанавливается по подписям, делопроизводственным пометам и содержанию документов.

Документы внутреннего обращения относятся к фонду того учреждения, которым они составлены. Определение их фондовой принадлежности, как правило, проводится по названию учреждения, указанного в документе, по подписи автора.

Дела, которые велись последовательно в двух учреждениях, включаются в состав архивного фонда того учреждения, в котором они были закончены производством. В случае ликвидации учреждения с передачей функций вновь созданному учреждению законченные производством дела включаются в фонд ликвидированного учреждения, а незаконченные дела, переданные для окончания в новое учреждение, включаются в фонд учреждения-преемника.

В случае, когда среди документов одного архивного фонда обнаруживаются ошибочно включенные документы других фондов, они выделяются и присоединяются к фондам, к которым должны принадлежать.

Наиболее сложным моментом в процессе фондообразования является установление хронологических границ архивного фонда. Они определяются официальными датами образования и ликвидации учреждения. Датой образования (как и ликвидации учреждения) в большинстве случаев считается дата издания правительственного или ведомственного акта (закона, указа, постановления, решения, приказа и т.д.) о его создании (ликвидации). Например, 22 ноября 1985 года ЦК КПБ и СМ БССР приняли постановление о создании Государственного агропромышленного комитета. Эта дата является началом деятельности комитета.

Однако дата распорядительного документа и дата создания (ликвидации) учреждения могут не совпадать, когда в документе оговаривается более поздняя дата образования (ликвидации) учреждения. Например, приказом Госкомсельхозтехники БССР от 15 февраля 1980 г. предусматривалась организация с 1 июня 1980 г. треста ремонтных предприятий. Датой образования треста в этом случае считается 1 июня.

Хронологические границы фонда не всегда совпадают с крайними датами документов, т.е. самым ранним и наиболее поздним документами, входящими в его состав. Это наблюдается в случаях плохой сохранности документов фондообразователя по различным причинам, а также, если фондообразователю передавались документы учреждения-предшественника. Например, в результате гибели большей части документов в годы Великой Отечественной войны в фонде Уполномоченного Наркомата заготовок СССР по БССР сохранились дела лишь за 1939—1941 гг., хотя фондообразователь начал свою деятельность в 1933 г. В фондах почтово-телеграфных контор Витебской, Минской и Могилевской губерний, созданных в 1885 г., отложились дела за 1832—1884 гг., начатые их предшественниками — почтовыми конторами.

При определении хронологических границ архивных фондов необходимо изучение факторов, влияющих на деятельность фондообразователя. К ним относятся факторы политического характера — изменение государственного строя; юридического (правового) характера, результатом которых может явиться реорганизация государственного аппарата; административного характера, связанные с административно-территориальными изменениями.

К факторам политического характера относятся, например, Великая Октябрьская социалистическая революция, которая, разрушив старый госаппарат, создала новую систему управления государством. Среди упраздненных после октября 1917 г. учреждений были городские и мещанские управы, волостные управления, окружные суды, губернские управления земледелия и государственных имуществ и др.

Образованные Советской властью государственные учреждения считаются новыми фондообразователями.

Действовавшие до 1917 г. предприятия, банки, тресты, синдикаты с момента их конфискации, национализации или реорганизации советским государством как фондообразователи прекратили свое существование. Созданные на их базе предприятия, банки, тресты и т.п. стали новыми фондообразователями. Например, Витебская льнопрядильная фабрика “Двина”, основанная в 1899 г., в январе 1919 г. была национализирована. Поэтому из документов фабрики сформированы два фонда. Первый — за период с 1899 по 1918 г. — хранится в НИАБ, второй — с 1919 г. находится в госархиве Витебской области.

Часть учреждений и организаций дореволюционного государственного аппарата продолжали свою деятельность еще некоторое время и после установления Советской власти, не претерпев изменений, поэтому они являются едиными фондообразователями. Так, Витебская, Минская и Могилевская казенные палаты, созданные в конце XVIII в., были упразднены декретом СНК РСФСР 31 октября 1918 г., и их документы образуют единые фонды за весь период деятельности.

Новыми фондообразователями стали учреждения, созданные Временным правительством после февральской революции 1917 г.

К факторам юридического (правового) характера, влияющим на хронологические рамки деятельности фондообразователей, нужно отнести реорганизацию учреждений, сопровождающуюся коренными изменениями в их компетенции и функциях. В 1957 г. было ликвидировано отраслевое руководство промышленностью и создан территориальный орган управления — Совет народного хозяйства. Поэтому министерства и СНХ БССР выступают самостоятельными фондообразователями.

При разукрупнении учреждения, когда на его базе организуются несколько новых, а старое прекращает свое существование, вновь созданные учреждения становятся самостоятельными фондообразователями. Например, в 1932 г. был ликвидирован Высший Совет народного хозяйства БССР и на его основе образовались Наркомат легкой промышленности БССР и Уполномоченные наркоматов тяжелой и лесной промышленности СССР при СНК БССР. Все они являются самостоятельными фондообразователями.

В то же время, если из состава учреждения выделяется одно или несколько учреждений, а оно само продолжает деятельность, это не ведет к ликвидации старого фондообразователя. Например, в 1946 г. были образованы Министерство животноводства и Министерство технических культур за счет передачи им части функций Министерства сельского хозяйства. Все три министерства считаются самостоятельными фондообразователями.

В случае, если объединяются два учреждения, одно из них сохраняется как фондообразователь с расширенными функциями, а другое прекращает свое существование как фондообразователь. Так произошло в 1949 г., когда Министерство пищевой промышленности БССР и Министерство вкусовой промышленности БССР были объединены в Министерство пищевой промышленности БССР.

В случае, если по каким-либо причинам учреждение было временно ликвидировано, а затем восстановлено с теми же функциями, оно считается единым фондообразователем, а его документы составляют единый архивный фонд. Например, исполнительный комитет Витебского губернского Совета рабочих, крестьянских и красноармейских депутатов был образован в декабре 1917 г., в октябре 1919 г. упразднен, а в декабре 1920 г. вновь возобновил свою деятельность. В данном случае документы Витебского губисполкома хранятся как единый фонд.

К факторам административного характера, влияющим на хронологические рамки деятельности фондообразователей, относятся административно-территориальные реформы. Если при их проведении ликвидируется прежнее и вводится новое административно-территориальное деление и в связи с этим упраздняются старые органы власти и управления, то вновь образованные местные органы власти и управления являются новыми фондообразователями. Органы власти и управления ликвидированных административно-территориальных единиц как фондообразователи прекращают свое существование. Так, в 1924—1925 гг. в БССР были ликвидированы уезды и волости и образованы округа, районы и сельсоветы. В связи с этим ликвидированные исполкомы уездных и волостных Советов рабочих, крестьянских и красноармейских депутатов, как и вновь созданные исполкомы окружных, районных и сельских Советов, стали самостоятельными фондообразователями.

При введении, преобразовании и частичном изменении административно-территориального деления территориальные объединения общественных организаций (профсоюзные, научные, культурно-просветительные, спортивные и др.) и органы их управления как фондообразователи прекращают свою деятельность и возникают новые фондообразователи, как и в случае с органами государственной власти и управления. Это произошло при образовании Витебского округа, когда были сформированы окружные отделения профсоюзов металлистов, деревообделочников, рабочих и служащих кожевенного производства, строительных рабочих и ликвидированы губернские отделы этих профсоюзов.

При изменении административно-территориального деления промышленные предприятия, культурные, медицинские учреждения, учебные заведения и другие продолжают существовать как прежние фондообразователи. Например, Добрушская государственная писчебумажная фабрика “Герой труда”, несмотря на неоднократные административно-территориальные реформы с 1919 по 1941 г., выступала как единый фондообразователь.

Если при изменении границ административно-террито­риальных единиц (губерний, округов, областей) сохраняются входившие в них более мелкие деления (районы, сельсоветы и т.п.), то их органы власти и управления продолжают свою деятельность как единые фондообразователи. За 1924—1941 гг. Жлобинский район входил в состав Бобруйского округа, затем Гомельской области, но несмотря на это документы Жлобинского райисполкома образуют единый фонд.

На хронологические рамки деятельности фондообразователей не влияют переименования, награждения орденами, присвоения почетных наименований, изменения структуры, подведомственности и местонахождения учреждений. Об этом, например, свидетельствует история Национального архива Беларуси. Созданный в 1927 г. в Минске Центральный архив Октябрьской революции в 1930 г. был перебазирован в Могилев, а в 1944 г. возобновил свою деятельность опять в Минске. В 1938 и 1993 гг. он переименовывался. В июне 1995 г. ему передан бывший ЦПА КПБ и архив реорганизован в НА РБ. Неоднократно архив менял свою структуру. Однако фонд архива представляет единый комплекс.

После определения фондовой принадлежности документов и их хронологических границ каждому архивному фонду присваивается официальное название (полное и сокращенное) соответствующего фондообразователя со всеми его переименованиями в хронологической последовательности.

§ 3. Классификация документов
в пределах архивных фондов

Под классификацией документов в пределах архивного фонда понимаются их группировка и расположение в фонде.

Она определяется исторически сложившейся структурой фондообразователя, характером его деятельности, составом и содержанием документации. Классификационной единицей выступает дело (единица хранения), которое состоит из одного или совокупности документов, объединенных общим признаком, и заключенных в отдельную обложку.

Основы организации фонда закладываются еще до его поступления в государственный архив. В процессе делопроизводства документы формируются в единицы хранения в соответствии с номенклатурой дел. Затем документальный фонд уч­реждения поступает в ведомственный архив, где из него формируют архивный фонд для последующей передачи на государственное хранение.

В государственных архивах с уже сложившейся документацией классификация архивных фондов проводится только при переработке описей и обработке личных фондов.

Классификация документов архивных фондов состоит из двух этапов: 1) создание единиц хранения, родственных по содержанию, авторству, времени или другим признакам; 2) расположение их в фонде на основе схемы систематизации дел фонда. Схема систематизации фонда является основанием для внутренней организации архивного фонда и закрепляется описью дел фонда.

При разработке схем систематизации применяются следующие признаки группировки дел:

— структурный в соответствии со структурой учреждения;

— хронологический (по периодам и датам деятельности учреждения);

— функциональный, отраслевой, тематический, предметно-вопросный (с учетом функций или отраслей деятельности учреждения, тем или вопросов, которых касается содержание документов);

— номинальный (по родам дел, видам и разновидностям документов);

— корреспондентский (по учреждениям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы);

— географический — в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими понятиями, с которыми связаны содержание документов, их авторы или корреспонденты;

— авторский (по названиям учреждений или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

Не все из перечисленных признаков имеют одинаковое значение. Среди них есть признаки, которые выступают в качестве ведущих, есть и такие, которые почти всегда бывают второстепенными. Ведущими классификационными признаками являются признаки, характерные для всех материалов архивного фонда. На их основе в схеме систематизации создаются общие, самые крупные группы и подгруппы дел.

Выбор ведущих признаков классификации обусловливается характером деятельности фондообразователя, его организационной структурой, объемом, составом и содержанием документов, особенностями делопроизводства. Наиболее часто применяются структурный и хронологический признаки, причем в совокупности. Их сочетание дает две разновидности схем систематизации: хронологически-структурную и структурно-хронологическую.

Хронологически-структурная схема систематизации применяется, как правило, для классификации дел фондов действующих учреждений, учитывая их дальнейшее пополнение.

При этой схеме дела группируются прежде всего по времени их создания (годам, периодам), а в пределах каждой хронологической группы — по структурным подразделениям. По такой схеме, например, построена опись дел фонда Министерства финансов БССР за 1971—1975 гг.

1971 г.

1. Общий отдел.

2. Бюджетное управление.

3. Управление госдоходов.

4. Управление финансирования промышленности и т.д.

1972 г.

1. Общий отдел.

2. Бюджетное управление.

3. Управление госдоходов.

4. Управление финансирования промышленности и т.д.

Хронологически-структурная схема классификации дел дает возможность сразу же определить, какие реорганизации и когда происходили в структуре фондообразователя.

Структурно-хронологическая схема систематизации применяется для классификации дел учреждений, имеющих стабильную структуру и уже прекративших свою деятельность. Согласно этой схеме, дела сперва группируются по структурным подразделениям, а внутри структур — по годам. Такая схема применена для систематизации документов ликвидированного Министерства кинематографии БССР за 1944—1953 гг.

1) Общий отдел 1944, 1945, 1946 гг. и т.д.

2) Отдел производства фильмов 1949, 1950, 1951 гг. и т.д.

3) Эксплуатационный отдел 1950, 1951, 1952 гг. и т.д.

В качестве ведущих могут применяться и другие признаки. Для учреждений, не имеющих структурных подразделений, используются хронологически-номинальная или хронологически-функциональная схемы. В первой схеме дела вначале располагаются по хронологии, внутри годовых разделов — по видам документов и их значимости. Так построена, например, опись фонда Белорусского территориального комитета профсоюза рабочих геологоразведочных работ за 1960—1970 гг.