Раздел 2 6 страница

К основным справочникам по содержанию относятся описи, путеводители и каталоги, к дополнительным — обзоры, указатели, справочники и др.

Указанные признаки классификации СНСА (по уровням и функциям) в своей совокупности создают основание структуры системы. Классификация справочников в соответствии с признаком уровня комплексов позволяет воспроизвести структурное построение НАФ Беларуси, определить уровни входа в систему НСА в целях поиска информации и представить эту систему в виде отдельных ИПС, расположенных по вертикали. Классификация ИПС в соответствии с их функциями дает возможность определить информационную нагрузку конкретных типов справочников, расположенных по горизонтали, их взаимосвязь и взаимодействие в рамках СНСА.

Система научно-справочного аппарата должна отвечать следующим требованиям:

— применение ко всем категориям документов, в том числе создаваемых в делопроизводстве учреждений и хранящихся в архивах разного профиля. Это позволяет обеспечить преемственность СНА ведомственных и государственных архивов;

— унифицированность методики составления каждого из входящих в систему типов и видов справочников;

— взаимодополняемость справочников, позволяющая восполнить объективные недостатки одних справочников, обусловленные локальными целями их создания, наличием других.

Необходимо отметить, что состав и количество справочников, применяемых в архивах, различны. Для центральных архивов они одни, для областных — другие, для ведомственных архивов — третьи.

Каждый архив создает систему НСА исходя из состава и количества хранимых документов, их сохранности, ценности и интенсивности использования, своих материально-технических возможностей. При этом важно, чтобы архив располагал такой системой справочников, которая бы обеспечивала рациональное выполнение всех видов работ с документами, гарантировала их сохранность и интенсивное использование, а также содержала независимо от профиля архива информацию на всех уровнях входа в систему НСА.

При создании и развитии системы научно-справочного аппарата применяется дифференцированный подход, который включает определение оптимального состава справочников, выработку рациональной методики их составления и установления очередности проведения работ. Такой подход позволяет добиться необходимого информационного уровня архивных справочников без лишних затрат времени и средств.

Основой успеха является категорирование фондов. В зависимости от научно-исторической и информационной значимости документов фондов, их характера, интенсивности использования и степени сохранности фонды делятся на три категории.

К первой категории отнесены фонды, содержащие многоаспектную, разноплановую документную информацию, освещающие важнейшие стороны деятельности общества и активно используемые. В НИАБ к первой категории отнесены фонды канцелярий гражданских губернаторов, губернских правлений и др.; в НА РБ — фонды ЦК КПБ, ЦИК, Президиума Верховного Совета, СНК, СМ БССР и др.; в областных архивах — фонды губернских, областных и окружных исполкомов Советов и др.

Вторую категорию составляют фонды, хранящие информацию, ограниченную рамками одного направления деятельности или отдельной отраслью этого направления, и менее используемые. В НИАБ к ней отнесены фонды губернских чертежных, губернских по крестьянским делам присутствий, Минского окружного суда и др.; в НА РБ — фонды наркоматов и министерства республики и др.; в областных архивах — фонды исполкомов уездных, районных и городских Советов и др.

В третью категорию входят фонды с менее ценной, ограниченной рамками одного вопроса или темы информацией и используемые в основном в справочных целях. В НИАБ к ним причислены фонды волостных судов, уездных съездов мировых судей и др., в НА РБ — фонды волостных военно-революционных комитетов, редакций газет и другие, в областных архивах — школ, МТС и др.

В государственных архивах республики созданы картотеки учета состояния научно-справочного аппарата фондов. На каждый фонд заведена картотека, в которую занесены сведения о категории, названии, номере, объеме, крайних датах документов фонда. В ее специальных графах отражаются состав и состояние НСА, сведения об использовании документов. На обратной стороне дается информация о мерах по созданию и усовершенствованию научно-справочного аппарата: перечисляются виды работ, их объемы, фиксируются отметки об их выполнении. В архивах в карточки ежегодно вносятся сведения об изменениях, происшедших с НСА фондов.

В картотеках фонды отсистематизированы по категориям. Категорирование фондов является основой для создания и усовершенствования системы научно-справочного аппарата к документам архивов.

§ 2. Описание дел

Архивные справочники создаются на основе описания архивных документов, т.е. на базе вторичной информации о составе, содержании и адресах (поисковых данных) документов и фондов путем аналитико-синтетической переработки первичной документной информации. В зависимости от того, какой тип справочника (опись, каталог, путеводитель, указатель и др.) готовится, проводится описание документов (части документа, группы документов, дела, группы дел, фонда, час­ти фонда, группы фондов, фондов архива, фондов группы ар­хива).

Подготовка всех видов справочников о содержании документов начинается с описания дел. Оно включает: составление заголовка дела, установление названия структурной части, делопроизводственного индекса, крайних дат, количества листов в деле и проставление его архивного шифра.

Все эти сведения заносятся в карточку. Каждая карточка получает порядковый номер, который выносится карандашом на обложку дела и становится его временным рабочим номером до окончательной систематизации дел в описи и фонде.

Заголовок дела должен кратко, в обобщенной форме, отражать его основное содержание и состав документов. При этом недопустимо механическое перенесение из текста документов в заголовки архаичных и иных выражений, понятий и формулировок, например “бандиты” вместо “партизаны”.

Вместе с тем не следует и модернизировать содержание документов в заголовках, заменяя, вопреки принципу историзма, свойственные определенной эпохе понятия и термины. Заголовок должен излагаться современным языком, без вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Не допускается употребление неконкретных, не раскрывающих содержания формулировок (“разная переписка”, “финансовые документы”, “общая переписка” и т.д.), а также перечисление названий отдельных документов.

В состав заголовка дела входят следующие элементы:

— название вида дела или документов;

— название учреждения, должности или фамилии и инициалов лица, которым составлены документы;

— название учреждения, должности или фамилии и инициалов лица, которому адресованы или от которого получены документы (адресат, корреспондент);

— вопрос или предмет, событие или факт, о котором идет речь в документе;

— название местности (территории), с которой связаны содержание документов дела или их авторы и корреспонденты.

В начале заголовка указывается вид единицы хранения (дело, документы, переписка и т.д.) или вид документов (протоколы, циркуляры, приказы и т.д.). Если единица хранения состоит из различных по виду документов, связанных единством содержания и последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, при формулировке заголовка употребляется понятие “дело”. Наиболее часто оно используется при описании дореволюционных материалов, а также судебных, следственных и личных дел, например: дело о выплате денег крестьянам Волковысского уезда за поставку дров для армии.

Если дело состоит из документов нескольких видов по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, заголовок дела начинается с понятия “документы”, а в скобках указываются основные их виды, например: документы о материально-бытовом обслуживании инвалидов Великой Отечественной войны, семей погибших военнослужащих и партизан в БССР (отчеты, справки, сведения).

После обозначения вида дела или документов указывается их автор в форме официального названия учреждения, должности или фамилии отдельного лица, например: докладные записки Наркомата продовольствия БССР об организации Белорусской конторы внутренней торговли.

В случае, когда автором документа является учреждение-фондообразователь, то один раз дается его полное название, а в дальнейшем указывается только общее видовое название: министерство, комитет и т.д., например: протоколы заседаний коллегии Министерства культуры БССР; протоколы заседаний коллегии министерства.

Если единица хранения представляет собой “переписку”, в заголовке указывается название только корреспондентов, а имя учреждения-фондообразователя, как правило, не приводится, например: “Переписка с Наркомземом БССР об организации совхозов”. В случае переписки с однородными корреспондентами указывается их общее видовое название, например: переписка с райпродкомами и заготконторами БССР о приеме и отправке грузов.

Изложение вопроса (предмета), отражающего содержание документов, является основной частью заголовка и дается после указания вида документа, его автора и корреспондента (адресата), которому он направлен.

В фондах всех категорий при изложении вопроса следует:

— приводить полные или официально принятые сокращения названия учреждения;

— в заголовках судебных дел, кроме фамилий, имен и отчеств раскрывается сущность вопроса, например: “Дело по обвинению Подейко Павла Петровича в шпионаже”;

— если содержание дела касается нескольких вопросов, являющихся частью одного общего вопроса, в заголовке общий вопрос дается в такой формулировке, которая бы схватывала все частные вопросы, например: переписка с уездными управлениями, народными имениями, волисполкомами и воинскими частями о незаконных действиях воинских частей в народных имениях (в деле переписка велась по вопросам: о потравах посевов, незаконном изъятии продовольствия, поджогах и т.д.В заголовке частные вопросы обобщены общим понятием: “О незаконных действиях”);

— в случаях, когда в деле собраны документы не по одному, а по многим вопросам, в заголовке перечисляются основные вопросы в порядке их значимости и связи между собой, например: переписка с Витебским окрисполкомом о доработке плана снабжения хлебом округа, строительстве рабочего клуба фабрики “Двина”, отпуске средств на ремонт архива и другим вопросам.

При описании распорядительной документации вопрос, как правило, не выносится. В заголовках обозначается лишь вид документа. Информационный уровень таких заголовков повышается за счет указания делопроизводственных номеров документов, например: протоколы № 11—79 заседаний коллегии Министерства социального обеспечения БССР.

Когда описывается отдельный распорядительный документ, то в заголовке раскрывается его содержание, например: Постановление СНК БССР от 8 января 1941 г. о развитии и укреплении сырьевой базы табачной промышленности в восточных областях БССР.

При составлении заголовков на дела со стенограммами и протоколами съездов и сессий органов власти желательно усиливать информационную полноту описательной статьи путем включения в нее вопросов повестки дня, например: Стенограмма 7-й сессии Верховного Совета БССР пятого созыва от 26—27 июня 1962 г. об утверждении государственного плана развития народного хозяйства БССР на 1963 г. и исполнении государственного бюджета БССР за 1962 г.

Название местности (населенных пунктов, географических объектов, административно-территориальных единиц) вносятся в заголовок дела, если необходимо указать место событий и местонахождение авторов (адресатов, корреспондентов), например: Отчет о работе Лиозненского райисполкома Витебского округа за 1930 г.

Наименование населенных пунктов и административно-территориальных единиц приводится в возрастающем порядке: село (деревня), город, район (уезд), область (губерния) и т.д., например: документы проверки работы Поселичского сельсовета Хойникского района Полесской области.

Внесенные в заголовок данные (наименование учреждения, название местности, должности, фамилия и т.д.), установленные составителем описи примерно путем исследования, заключаются в квадратные скобки, например: переписка с Речицким [упродкомом] о сборе продналога.

При составлении заголовков для повышения их информационного уровня применяется аннотирование документов. Аннотируются уникальные и особо ценные документы, а также представляющие интерес для исследователей. В аннотации указывается вид документа, его автор, дата и содержание, а также номера листов, на которых он находится. Пишется аннотация после заголовка с красной строки, например: переписка с Уполномоченным Наркоминдела СССР при СНК БССР о представительстве Белоруссии в Международном сельскохозяйственном институте в Риме; Договор Международного сельскохозяйственного института в Риме от 7 июня 1905 г. (на французском языке). 12—14.

В заголовках при описании документов может указываться их подлинность или копийность. Признаками подлинности официальных документов являются: официальный бланк учреждения, наличие подписи должностного лица, печати и т.п. Подлинность или копийность указываются после заголовка с прописной буквы, например:

Постановления СНК БССР.
Подлинники

В заголовок дела могут выноситься данные о степени полноты, способах воспроизведения, внешних и других особенностях документов дела. Они приводятся после заголовка и аннотации с новой строки, например:

Отчет о работе Наркомзема БССР за 1926/27 г.
Без конца

Описание дел включает установление их крайних дат. Начальной датой дела считается дата составления самого раннего документа, а конечной — дата составления самого позднего документа, например:

Протоколы заседаний Могилевского 14 мая —
окрисполкома 28 декабря
1926 г.

Даты, к которым относятся изложенные в документах события, вносятся в заголовок, если точная датировка необходима для понимания конкретного содержания документов, например:

Доклад Управления распределения Наркомпрода БССР о работе за июль 1923 г., баланс Наркомпрода БССР по состоянию на 13 июня 1923 г.

При описании дел, состоящих из планов и отчетов, в заголовке указывается год (период), на который составлен план, или год (период), за который подготовлен отчет, например:

Производственный план Минского тонкосуконного комбината на 1955 г.

Отчет о работе Минского тракторного завода за 1968 г.

Крайние даты для планов и отчетов не выносятся.

Если дело состоит из одного документа, то в заголовке указывается вид документа, его автор и дата, кому он направлен и краткое содержание, например:

Доклад Наркомпроса БССР от 1 марта 1927 г. Всебелорусскому съезду научных сотрудников о состоянии и перспективах дальнейшей работы научных учреждений и вузов БССР

Если дело начато в одном учреждении, а закончено в другом, то выносятся три даты: дата заведения дела в делопроизводстве первого учреждения, дата поступления во второе учреждение, дата его окончания там, например:

10 декабря 1922 г.
8 октября 1924 г.
15 января 1923 г.

При обозначении даты сначала указывается число, затем месяц и год, например:

18 ноября 1919 г.

Когда даты дела или отдельные его элементы определяются приблизительно, на основании анализа содержания документов, то пределы колебаний оговариваются, а даты или отдельные их элементы берутся в квадратные скобки, например:

[Не ранее октября] 1924 г.; 18 [января] 1899 г. — 27 февраля 1899 г.

Для закрепления порядка расположения документов и обеспечения их сохранности все листы нумеруются. Для сокращения затрат труда нумерация производится не постранично, а полистно. Нумерация производится черным карандашом или механическим нумератором в правом верхнем углу без точки; фотографии и другие иллюстрированные материалы нумеруются на обратной стороне слева сверху. Нумеруются по порядку все листы, имеющие какие-либо записи. Чистые листы не нумеруются. Листы дел, разделенных на тома, нумеруются по каждому тому отдельно.

Конверт с вложениями, имеющий надписи, нумеруется как один лист, чистые конверты не нумеруются. Каждое вложение в конверт нумеруется очередным номером вслед за конвертом. Если вложение нельзя пронумеровать (медали, ткани и т.д.), его наличие оговаривается в заверительной надписи.

Лист любого формата, пришитый за один конец, нумеруется как один лист. Лист, сложенный и прошитый за середину, нумеруется как два листа.

Если в дело вшита брошюра, то ее листы нумеруются подряд валовой нумерацией, либо ее наличие оговаривается в заверительной надписи, например: “Между л. 48 и 49 брошюра на 20 листах”.

Листы внутренней описи нумеруются отдельно, количество их обозначается в заверительной надписи после общего количества листов в деле через знак “+”.

После нумерации дел составляется заверительная надпись. В ней оговариваются шифр дела (номера фонда, описи и дела), количество листов, наличие пропущенных и литерных листов, а также особенности нумерации и физического состояния дел. Кроме того, в заверительной надписи указывается дата ее составления, должность и подпись сотрудника, составившего этот документ.

Завершается описание дел оформлением обложки дела (приложение 15). Эта работа проводится после утверждения описей экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения. На обложке дела указывается архивный шифр, состоящий из сокращенного названия архива, номеров фонда, описи и дела. Архивные шифры на обложках проставляются специальным штампом в левом нижнем и правом верхнем углах. Кроме того, на обложки выносятся заголовки дел, крайние даты и количество листов. Ниже записи о количестве листов отмечается срок хранения дел. Для дел постоянного хранения пишется: “Хранить постоянно”.

§ 3. Историческая справка
учреждения-фондообразователя

Историческая справка — самостоятельный вид научно-справочного аппарата к архивному фонду учреждения. Она составляется на каждое учреждение, документы которого передаются на государственное хранение.

В исторической справке отражается история учреждения-фондообразователя и история его документального фонда. В ее первой части освещаются:

2) Исторические условия, в которых возникло и действовало учреждение;

3) Причина создания учреждения;

4) Основание и дата образования учреждения;

5) Основные вопросы и масштаб деятельности учреждения, его подчиненность;

6) Задачи и функции учреждения, его структуры, подведомственная сеть, если таковая имеется;

7) Изменения в названии, функциях, структуре, подчиненности и ведомственной сети;

8) Дата и причины ликвидации или реорганизации, а также название учреждения, унаследовавшего его функции.

Одним из основных требований всех сообщаемых в исторической справке сведений о создании, реорганизации и ликвидации учреждения, его структурных подразделений является наличие ссылок на законодательные и распорядительные акты. Не допускаются выражения типа: “В результате последующих постановлений Главное управление было упразднено”, “В дальнейшем отдел был ликвидирован”. В справках необходимо делать ссылки с указанием, где опубликованы или где находятся эти акты (номера фонда, описи, дела и листов). Если такие акты отсутствуют, допускается ссылка на сведения из штатных расписаний. Ссылки даются в конце листа под текстом.

Историческая справка излагается повествовательно. Сведения по истории учреждения даются в хронологической последовательности.

Во второй части исторической справки приводятся сведения об истории документального фонда учреждения и его составе, указываются объем фонда, крайние даты и состояние документов, сведения о передаче материалов фондов на государственное хранение правоприемнику или другому учреждению, о выделении из фонда дел, не подлежащих хранению.

Вторая часть справки начинается с изложения сведений о том, когда и за какой период проведена обработка документов (т.е. экспертиза их ценности, отбор документов на постоянное, долговременное хранение и к уничтожению), какие описи (постоянного, долговременного и по личному составу) составлены в результате обработки. Здесь же указывается объем дел по каждой описи, подробно характеризуются состав документов фонда, их физическое состояние. Характеристику состава документов не следует ограничивать перечислением их видов. В ней целесообразно показать содержание и полноту представленных материалов, наличие документов вышестоящих и подведомственных учреждений, а также дел, выходящих за хронологические рамки фонда, отсутствие тех или иных материалов.

В справке раскрывается состав научно-справочного аппарата к описям (наличие оглавления, предисловия, списка сокращенных слов, указателей и т.п.), оговаривается состав документов, выделенных к уничтожению, наличие акта об их списании, его номер и дата, количество дел, выделенных к уничтожению.

Если учреждение прекратило свою деятельность, в исто­рии фонда указывается, куда переданы документы постоян­ного хранения (в госархив, правоприемнику, вышестоящей организации), а также место хранения документов по личному составу.

Как правило, историческая справка действующего учреждения составляется за тот период, за который проводится научно-техническая обработка документов. Поэтому при первом их упорядочении составляется полная историческая справка со сведениями с момента образования учреждения, при последующих обработках готовятся дополнения к ней.

Историческая справка подписывается составителем описи. Хранится она в деле фондов.

§ 4. Виды научно-
справочного аппарата

Архивные описи. Архивная опись — архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и создания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Она является основным учетным документом и справочником по содержанию документов (представляет собой систематизированный перечень заголовков и других сведений — (дат, количества листов) о составе и содержании дел архивного комплекса (архивного фонда, объединенного архивного фонда, коллекции) с самостоятельной порядковой нумерацией (при­ложение 8). Опись выполняет одновременно три важнейшие функции в системе научно-справочного аппарата: 1) раскрытие состава и содержания дела; 2) закрепление систематизации дел внутри фонда или его части; 3) обеспечение учета дел.

Опись является первичным справочником, на основе которого составляются другие информационно-поисковые справочники (каталоги, обзоры, путеводители и др.).

Описи составляются в основном в ведомственных архивах. В государственных архивах же проводится главным образом работа по усовершенствованию ранее составленных описей. Это вызвано несоответствием их информационного уровня современным требованиям использования документов. Кроме того, описи готовятся на фонды личного происхождения.

Все подготовленные описи на документы постоянного срока хранения учреждений и личного происхождения утверждаются ЭПК архивных учреждений.

Опись состоит из собственно описи, т.е. перечня дел (описательных статей), и вспомогательного справочного аппарата к ней.

Описательная статья описи — это совокупность сведений о деле (единице хранения), включающая следующие элементы:

— порядковый номер;

— делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер;

— заголовок дела;

— крайние даты документов (число, месяц, год);

— количество листов в деле.

Опись Совета Народных Комиссаров БССР

Поряд­ковый номер	Делопроиз­водственный номер	Заголовок дела	Дата начала и окончания	Кол-во листов	Примечание
		Протоколы заседаний СНК БССР	3 ноября 1927 г. — 5 января 1929 г.
		Циркуляры и распоряжения СНК БССР	12 января — 23 декабря 1927 г.
		Протоколы заседаний Комиссии за­конодательных проектов при СНК БССР	26 января — 20 декабря 1927 г.

Составление описи начинается с порядкового номера, затем в соответствующей графе проставляется индекс дела по номенклатуре. При его отсутствии графа не заполняется.

При внесении заголовков дел в опись необходимо иметь в виду:

— заголовки дел вносятся в опись в соответствии со схемой систематизации дел, каждый заголовок получает самостоятельный порядковый номер;

— заголовок должен быть записан в опись так же, как описан на обложке дела;

— при внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми или типовыми заголовками полностью пишется только заголовок первого дела, остальные обозначаются словом “То же”, например:

Распоряжения СМ БССР.
То же.

При этом в начале каждой страницы описи заголовок дела необходимо воспроизводить полностью.

Если в заголовке дела имеется аннотация, то она вносится в ту же графу описи, что и заголовок, но с новой строки с отступлением от левого края на 2—3 см. Также указываются внешние особенности дела, например:

Постановление ЦИК, СНК и СТО СССР, Наркомтруда БССР, отчет Наркомвоендел БССР о работе за 1924/25 г.

Почтово-телеграфная конвенция между РСФСР, УССР, БССР и Польской Республикой от 24 мая 1924 г.

Л. 22—34.

При употреблении сокращений в описи сокращенные слова первый раз пишутся полностью и в круглых скобках сокращенно; в дальнейшем они приводятся только сокращенно, например:

Отчет о работе Наркомата социального обеспечения БССР (Наркомсобеса БССР) за 1922 г.

Крайние даты вносятся в соответствующую графу описи.

Если документы дела относятся к одному году, то при заполнении графы год указывается один раз после даты окончания дела, например:

10 января — 18 декабря 1970 г.

Порядок внесения крайних дат дел, заведенных в одном учреждении и законченных в другом, следующий: в опись включаются три даты (дата заведения дела в первом учреждении, дата поступления дела во второе учреждение и дата окончания его в нем), например:

16 ноября 1961 г.
19 марта 1963 г.
22 февраля 1962 г.

Данное дело включается в опись того года, в котором оно поступило во второе учреждение, т.е. в опись за 1962 г.

Если в деле имеются документы за другие годы, делается отметка после крайних дат об их наличии, например:

11 января 1922 г. — 18 февраля 1923 г.
(имеются документы за 1919 г.).

При внесении в опись крайних дат названия месяцев пишутся прописью, а цифры арабские.

В графе “Примечания” приводятся сведения о выбытии дел, наличии особо ценных документов, их микрофильмировании и др.

Завершает оформление собственно описи итоговая запись, которая включает информацию о количестве дел, внесенных в опись, что обеспечивает контроль за сохранностью документов. Итоговая запись дается в конце описи. В ней указываются цифрой и прописью количество и номера дел, внесенных в опись, фиксируется наличие литерных дел и пропущенных номеров, дата, должность и фамилия составителя, например:

В данную опись внесено 809 (восемьсот девять) дел с № 1 по № 807, в том числе

Литерные номера 180а, 338а, 563а;
пропущено 761.
Опись составила
Заведующая архивом О.М. Шамко.

После итоговой записи к описи на последнем листе в левом нижнем углу проставляется гриф согласования описи с руководителем учреждения, документы которого включены в нее.

Затем ставятся отметки об утверждении описей ЭПК архивного учреждения и ЭК учреждения-фондообразователя.

Вспомогательный справочный аппарат к описи. Каждый элемент вспомогательного справочного аппарата к описи несет определенную информационную нагрузку. Их выбор определяется дифференцированно, в зависимости от категории фонда. Для описей всех фондов составляются:

— титульный лист;

— оглавление, если опись имеет разделы;

— список сокращенных слов;

— переводные таблицы шифров, если опись фонда перерабатывалась.

Для описей фондов первой и второй категорий, кроме указанного, составляются предисловия и указатели.

Категорийность фонда оказывает также существенное влияние на информационный уровень вспомогательного справочного аппарата к описи. Для фондов первой категории предисловие составляется более подробно, особенно по истории фондообразователя; в дополнение к нему могут разрабатываться схемы классификации документов, структуры учреждений и др. Указатели к таким фондам делаются более развернутыми, чем к описям фондов второй категории.

Титульный лист оформляется к каждой описи. На нем помещаются следующие сведения:

— полное название государственного архива;

— название учреждения-фондообразователя;

— номер фонда;

— номер и название описи;

— крайние годы документов, внесенных в опись.

Титульный лист составляется к каждой описи. При заполнении титульного листа название фонда дается в виде официально принятого полного и в круглых скобках сокращенного наименования с указанием подчиненности и местонахождения учреждения-фондообразователя, например: