Практические задания. 1. Понаблюдайте за собой

1. Понаблюдайте за собой. Можете ли вы отнести себя к организованному человеку, умеете ли правильно рационализировать свой труд?

2. Попробуйте провести учет расхода личного времени в течение недели. Проследите, какое количество времени потрачено на основную научную работу, сколько на дополнительную, какие были еще работы, сколько времени было потеряно и почему.

3. Проанализируйте полученные результаты. Определите, какое количество времени было потрачено действительно с пользой. Сделайте соответствующие выводы.

Контрольные вопросы

1. Для чего деловому человеку необходимо совершенствовать технику организации личного труда?

2. Как правильно рационализировать свой личный труд?

3. Назовите основные факторы личной организованности.

4. Что такое хронометраж времени? Для чего он нужен?

5. Как нужно правильно управлять рабочей нагрузкой?

6. Что необходимо сделать, перед тем как взяться за какую‑либо работу?

7. Какие основные правила рационального чтения вы знаете?

Глава 16. Система планирования личной деятельности студента

От порядка малые дела растут, а от беспорядка даже большие расстраиваются.

Русская пословица

Сущность и виды планирования личной деятельности

Профессиональное образование в советское время рассматривалось в первую очередь как принадлежность предприятий, организаций. Выпускник любого профессионального среднего или высшего учебного заведения должен был отработать определенный срок по распределению, при этом все занятое население было наемными государственными работниками. В условиях рыночной экономики акценты изменились. Профессиональное образование, профессиональная квалификация стали личным капиталом граждан. А для того, чтобы этим капиталом можно было выгодно распоряжаться, он должен быть, условно говоря, «конвертируемым» на рынке труда, т. е. легко находить себе применение. Следовательно, чтобы по окончании вуза вам быть конкурентоспособным, необходимо уже в студенческие годы научиться эффективному планированию личной деятельности. Именно от того, насколько хорошо вы спланируете свою личную деятельность, и будет зависеть ваш успех в будущем.

В ходе проведенного в ПГУАС опроса студентов по проблемам планирования личной деятельности выявлено, что они достаточно хорошо разбираются в понятии «планирование личной деятельности». Более половины опрошенных (53 %) правильно ответили на поставленный вопрос, остальная часть респондентов предложила варианты ответов, не сильно отличающихся от истинного значения планирования личной деятельности. Но следует отметить, что только 51 % студентов планируют свои дела на год, месяц, неделю и день, а 33 % вообще этим не занимаются. Это говорит о том, что у студентов отсутствует системность в работе и они теряют много времени из‑за отсутствия планирования своей работы. Такая отрицательная тенденция может негативно сказаться на их учебе и развитии.

Среди опрошенных 46 % пользуются дневником времени, а, соответственно, у 54 % его нет. Следовательно, более половины респондентов письменно не планируют свое время, а значит, используют его неэффективно для выполнения дел. Очень важно в планировании поставить сроки выполнения своих заданий, чтобы любая работа была сделана своевременно. Студенты зачастую забывают о данном правиле, и только 37 % опрошенных устанавливают такие сроки. Но нельзя не заметить, что 90 % переносят свои дела в план следующего периода, если они не выполнены.

Планирование личной деятельности ничего не стоит, если отсутствует контроль за его выполнением. Оно теряет смысл, если план не выполняется, если работа по составлению плана проделывается впустую или же ведется очень плохо. Лишь 35 % студентов постоянно контролируют результаты своей деятельности, т. е. большинство студентов не осуществляют регулярного контроля своих результатов. На основе анализа можно сделать вывод, что большинство студентов отчетливо не представляют себе значимость такого фактора конкурентоспособности, как планирование личной деятельности. Однако, не зная этого, нельзя добиться оптимальных результатов без ощутимых потерь времени и энергии.

Ваша задача по эффективному управлению своим временем заключается не только в сокращении количества часов, проводимых за делами, но и в достижении больших результатов за одинаковое количество часов. Это вопрос упорядочения приоритетов. Вы говорите себе: «У меня просто нет на это времени», но на самом деле подразумевается, что что‑то другое является для вас более важным, чем это. Проблема заключается в том, что из‑за несовершенного планирования своих дел и контроля за их выполнением мы теряем управление нашим временным графиком. Поэтому нам не удается провести различия в загрузке своего времени, дающей высокую или низкую отдачу. Мы вдруг неожиданно говорим себе, что у нас нет на это времени, имея в виду выполнение важной задачи, потому что мы уже израсходовали слишком много времени на выполнение тривиальной задачи [35. С. 35].

Для решения данной проблемы просто необходимо планирование личной деятельности, означающее прежде всего умение думать с опережением и предполагающее системность в работе. Планирование далеко от импровизации – оно требует аналитического мышления.

Для начала нужно ответить на вопросы:

• для чего мы планируем?

• зачем нужно планирование?

Мы планируем, потому что: заботимся о том, что должно произойти; хотим предвидеть и действовать, опережая время; можем избежать ошибок и использовать возможности. Это правило всегда присутствует в планировании. Итак, сформулируем основные преимущества, которые нам дает планирование [45. С. 58]:

• устранение неопределенности;

• точное определение целей и действий по их достижению;

• появление осмысленности в деятельности;

• избежание ошибок в будущей деятельности;

• возможность предвидеть и действовать в будущей ситуации, опережая время.

Существуют два вида планирования:

1) статистическое. Этот вид предполагает, что планирующий что‑либо студент и сам процесс планирования не имеют других методов, кроме использования имеющейся информации, опыта и анализа для себя или же лиц, принимающих решения;

2) активное. Этот вид планирования подразумевает непосредственное действие по постановке задач планирования, контролю за их выполнением и имеет несколько расширенный список применяемых методов.

Представим модель планирования личной деятельности студента (рис. 16.1).

Рис. 16.1. Модель планирования личной деятельности студента

Эффективное планирование личной деятельности студента

Эффективное планирование – это планирование, которое способствует переменам, ведущим к прогрессу. Многие действия подходят под это определение. Некоторые из них – мелкомасштабные и тривиальные, другие – грандиозные и инноваторские. Когда цели хорошо понятны и определены, когда вы знаете, как достигать их, когда есть консенсус о дальнейших действиях, планирование может привести к переменам, важным и значительным.

Любое планирование личной деятельности является разработкой комплекса действий по достижению определенной цели.

Выбор целей, несомненно, связан с планированием, как связана с ним и их реализация. И в том и в другом случае необходимо, однако, планировать свою деятельность так, чтобы это в максимальной степени отвечало поставленной цели, т. е. обеспечить целесообразность планирования [106. С. 78].

Рассмотрим процесс планирования. Планирование жизни – довольно сложная задача. Каждый из нас стремится к нормальной здоровой деятельности, и поэтому, казалось бы, планирование своей жизни должно быть естественным делом. Но на практике, как показывает опыт, дело обстоит совсем не так просто, как должно. Кроме того, только немногие студенты действительно целенаправленно планируют свое будущее, стремясь избежать непредвиденных случайностей, по крайней мере, по отношению к себе. Большинство же думают, что планирование жизни сковывает естественность, возможность импровизации и принятия альтернативных решений.

Планирование сегодня вовсе не означает принятия окончательных решений относительно нашего будущего. Как раз наоборот, с помощью плана жизни вы создаете хорошую основу для того, чтобы у вас в будущем было достаточное количество альтернатив для самовыражения даже в условиях неожиданно изменяющихся ситуаций (например, в условиях развивающегося мирового экономического кризиса). При планировании своей жизни вы определяете личные цели, которые и становятся ориентирами деятельности на будущее.

Известное высказывание гласит: «Делайте свою жизнь сами, а не ждите, пока кто‑нибудь другой за вас это сделает» [107. С. 69].

При планировании своей жизни мы пытаемся активно повлиять на нее, стремимся управлять собой. Целью планирования жизни является:

• поиск наиболее подходящих способов ее устройства;

• приобретение рабочего места, удовлетворяющего нашим интересам, потребностям, но не выходящего за границы наших возможностей;

• поддержание мотивации к работе на разных этапах жизни;

• помощь в самосовершенствовании.

Планируя свою жизнь, стремитесь обеспечить целесообразное, полезное использование своих сил. Если мы не будем применять в жизни приобретенные знания и умения, то они понемногу забудутся и утеряются и мы не сможем воспользоваться ими, когда это понадобится.

Принципы и правила планирования. Чтобы правильно выполнять свои функции и достигать целей, вам следует четко представить себе свой бюджет времени и совокупность задач.

1. При планировании следует придерживаться некоторых правил. Так, при составлении плана дня лучше оставить 40 % рабочего времени свободным, т. е. 60 % времени – распланировать, 20 % – оставить на непредвиденные ситуации и еще 20 % – на спонтанные обстоятельства.

2. Необходимо документировать потраченное время.

3. Сведение задач воедино – составление плана действий. Чтобы план был хорошим, необходимо иметь представление о делах, разделить их на долгосрочные, средне– и краткосрочные.

4. Регулярность – системность – последовательность.

5. Реалистичное планирование. Необходимо планировать лишь тот объем задач, с которым вы реально можете справиться [31. С. 78].

Система и технологии планирования личной деятельности студента

Планирование личного труда можно представить как закрытую систему, где долгосрочные перспективы конкретизируются в соответствующих средне– и краткосрочных планах [80. С. 8].

Началом планирования служит план на несколько лет вперед. Он выводится из плана жизни. После того как составлен план на ближайшие несколько лет, мы может составить план на год (подробнее см. гл. 8 данного учебного пособия). Далее составляется квартальный план, который служит инструментом контроля за годовым. Учитываемые в месячном плане задачи и цели переносятся из квартального плана истекшего месяца. Декадный и недельный планы – это еще более детальный, точный прогноз предстоящего периода. Дневной план представляет собой последнюю и одновременно самую важную ступень в системе планирования времени, конкретное воплощение (реализацию) поставленных целей. Он строится на основе декадного (недельного) плана.

Практический прием, который можно рекомендовать вам, – это деление каждой планируемой работы на этапы. Определив количество времени, необходимо оценить соответствие между объемом планируемых дел и вашими реальными возможностями. Если они не совпадают, то нужно пересмотреть перечень планируемых дел.

Планирование своего дня надо проводить в конце предыдущего учебного дня, а не с утра текущего. Когда это войдет в привычку, вы будете тратить на подготовку плана на следующий день всего несколько минут. Работа по подготовке плана осуществляется в то время, пока ваш мозг все еще находится в рабочем режиме, и таким образом, на следующее утро вы избавлены от всякой нерешительности и пустой траты времени при подготовке к учебе. Вы точно знаете, к чему стремитесь, и поэтому способны с ходу взяться за дело. Следует избегать искушений и не быть сверхамбициозным в деле постановки задач с точки зрения их количества; не перегружать свой день, оставить место для маневра – решения внезапно возникающих задач.

Возможно, вам покажется удобным распределять приоритеты между задачами категорий А, В, С следующим образом:

А – задача обязательно должна быть выполнена сегодня;

В – задача должна быть выполнена сегодня;

С – было бы неплохо выполнить задачу, если позволит время.

Вычеркивая завершенные задачи из вашего списка, вы получаете глубокое моральное удовлетворение и возможность постоянно быть в курсе всех дел; но при этом постарайтесь избежать искушения и не включайте в свой список слишком много легких задач только потому, что они просты (имеются в виду незначительные задачи, которые можно вообще безболезненно вычеркнуть из списка).

Планирование рабочего дня по методу «Альпы». Относительно простой метод «Альпы» после некоторых упражнений потребует в среднем не более 10 минут для составления ежедневного плана. Он включает пять стадий планирования:

1) составление списка дел;

2) оценка длительности выполнения заданий;

3) резервирование времени (в соотношении 60: 40);

4) принятие решений по приоритетам;

5) контроль (учет того, что не сделано за день). Приведем основные доводы в пользу данного метода:

• лучший настрой на предстоящий день;

• четкое представление о задачах дня;

• преодоление забывчивости;

• концентрация на наиболее существенном;

• достижение целей дня;

• выделение более важных и менее важных дел;

• принятие решений об установлении приоритетов и о том, что можно перепоручить;

• сокращение помех и нежелательных перерывов;

• снижение нервного напряжения;

• появление удовлетворенности и повышение мотивации;

• рост личных результатов;

• выигрыш во времени за счет методичной организации деятельности;

• ощущение успеха в конце рабочего дня [80. С. 29].

Как планировать личную деятельность (памятка студенту)

Ваша конкурентоспособность во многом зависит от того, насколько хорошо вы планируете свою личную деятельность: на всю жизнь, год, месяц, неделю и каждый день. Для этого вам пригодятся следующие рекомендации.

Используйте специальный еженедельник (ежедневник) студента, имейте его всегда при себе. Начинайте с долгосрочных планов. Составьте перечень наиболее важных дел на год. Установите сроки начала и окончания этих дел. Занесите их в бланк «Тематический список важнейших дел на год».

Учитывайте характер и трудоемкость планируемых дел. Определите, какие крупные дела должны быть решены в конкретные месяцы.

Занесите их в бланк «Тематический список важнейших дел на месяц».

Решите, как наиболее целесообразно можно построить свою недельную и ежедневную деятельность. Создавайте свои правила, распорядки и графики. Планируйте в первую очередь важные и срочные дела. Занесите планируемые дела в бланк «Распорядок недели». Заложите 40 % ежедневного времени в резерв на случай непредвиденных обстоятельств. Отмечайте выполненные дела.

В конце дня подведите его итоги и включите невыполненное в план следующего дня.