Понятие личной организованности и необходимость совершенствования технологии личного труда

Все виды экономии в обществе сводятся в конечном счете к экономии времени. Если проблема времени очень широка, то, казалось бы, бессмысленно писать о ней, так как пришлось бы говорить о всех проявлениях и методах человеческого труда, о всех природных и социальных факторах роста его производительности. Только человек, умеющий правильно распорядиться своим временем и правильно организовать свой труд, сможет добиться в жизни успеха. В этом вам поможет личная организованность.

Вы должны уметь ценить фактор времени. К сожалению, в любой сфере труда можно увидеть, что немало рабочего и нерабочего времени расходуется непродуктивно. Очень часто мы попросту растрачиваем свое время и время других людей. Не экономит время других тот, кто не бережет своего. Он потому и опаздывает на собрание, что не считает 15 минут потерей, стоящей того, чтобы о ней говорить. Подумаешь, руководитель принял человека на 20 минут позже! А может быть, этот человек прекрасно спланировал день, а ты своей неорганизованностью сорвал, и не только ему одному, весь график. И что еще хуже, внушил мысль о невозможности в наших условиях планировать время.

В современной атмосфере быстро и непрерывно меняющейся жизни деловой человек постоянно торопится и ощущает недостаток времени. «Упущение времени смерти невозвратной подобно» – это твердо знал еще Петр I. Современный человек от многого отказывается из‑за недостатка времени: «Как жаль, что сутки имеют только 24 часа!» За этой общей жалобой скрыта и общая ошибка. Однако, если бы даже в сутках было больше часов, то и тогда их не хватало бы. Проблема не в нехватке времени, а в неумении правильно, рационально его использовать.

Все дело в том, что правильно организовать свой труд нельзя строгими приказами самому себе (или подчиненному): «к такому‑то числу закончить работу», «принести отчет к концу дня» и т. д. Организация вашей личной работы требует, чтобы составлялся план всех работ, нормировалась их продолжительность. Чтобы делать все быстро и эффективно, нужно рационализовать свой труд. Для делового молодого человека это означает, что необходимо овладеть техникой рационального чтения. Так как категория, которую мы рассматриваем, – это в основном студенты вузов, связанные с управлением, и начинающие менеджеры, то это к ним относится в первую очередь. Кроме того, важно развить хорошую память. Также нужно правильно уметь общаться и слушать, для того чтобы не тратить время зря, не переспрашивать, объяснять заново; кроме того, надо научиться вести и пользоваться записной книжкой и т. д.

Проведенный опрос в ПГУАС студентов позволил составить целостную картину о личной организованности современных молодых людей. Так, респонденты оценили, что могут распоряжаться 70 % своего времени, остальные 30 % времени для них неуправляемы. При этом задумываются о полезности проведенного времени 55 % опрошенных, а 28 % совсем не думают о нем. Лишь 21 % стараются использовать время максимально эффективно. Только 38 % респондентов отметили, что стараются распланировать каждый свой час. На вопрос «Всегда ли вам на все дела хватает времени?» 71 % студентов ответили, что им всегда хватает времени, 10 % постоянно не успевают. На вопрос «Вели ли вы когда‑нибудь хронометраж времени» 60 % ответили: «Никогда не вели». Оценивая степень личной запоминаемости, 46 % студенты ответили, что у них средняя память, у 28 % – отличная и у 16 % – плохая. Анализируя внимательность студентов, важно отметить, что из всех опрошенных 46 % респондентов при прослушивании выступления не вникают в то, что говорит собеседник. И только 31 % студентов вслушиваются в контекст рассматриваемой выступающим проблемы.

Полученные результаты опроса позволяют сделать вывод о том, что 40 % современных студентов не умеют эффективно использовать время, рационализировать свой труд.

Такая отрицательная тенденция наблюдается среди студентов всех специальностей и курсов, особо остро проблема рационализации личного труда стоит у студентов неуправленческих специальностей: архитекторов, инженеров, автомобилистов. В их работе не наблюдается системы, много времени тратится просто так, не принося никаких результатов. Неумение организовать свое время и себя отрицательно сказывается и в данный момент в период учебы, и в дальнейшей жизни.

Модель личной организованности студента, отображающая систему разработки и совершенствования технологий личного труда, приведена на рис. 15.1.

Рис. 15.1. Модель личной организованности студента: совершенствование технологии личного труда

Не владея методами организации личного времени, вы не сможете стать полноценным специалистом.

Человек, максимально эффективно использующий свое время, добьется в жизни намного больших результатов, чем тот, который этого не делает.

Каждый человек на Земле является владельцем небольшого капитала – капитала личного времени. К сожалению или к счастью, тут нет миллионеров. Если оптимистично предположить, что в среднем молодому человеку осталось еще 50 лет активной жизни, то он владеет капиталом в 440 тыс. часов. За временем вычета на сон – 290 тыс. часов. При этом в отличие от денежного капитала капитал времени невозобновляем. Вы не можете заработать больше времени – вы можете только более или менее эффективно распоряжаться имеющимся [35. С. 30].

Время распределяется между людьми равномерно. Мы имеем в своем распоряжении одинаковое количество времени каждый день. Различия между нами заключаются только в том, как мы расходуем свое время и как мы пытаемся «растянуть» его. Наша задача по улучшению управления своим временем заключается как в сокращении количества часов, проводимых за работой, так и в достижении больших результатов за одинаковое количество часов [35. С. 36].

Хронометраж и планирование времени

Самыми важными аспектами личной организованности являются хронометраж времени и его планирование. Люди, которые вели когда‑либо хронометраж времени, отмечали, что он позволяет повысить личную эффективность, практически не затрачивая усилий. Психология человека такова, что, как только он начинает отслеживать какие‑либо показатели, они начинают изменяться в желаемую сторону сами, без всяких дополнительных действий по их улучшению. Также хронометраж не требует жесткого планирования, структурирования, «раскладывания по полочкам». «Эффективное мышление» позволяет продуктивно действовать в хаотичной, непредсказуемой внешней обстановке, при этом не стесняя собственной спонтанной активности.

Правильному и наиболее эффективному планированию помогает ведение органайзеров или личных записных книжек. Органайзер – наиболее привычный инструмент любого молодого специалиста, он является носителем «охоты», т. е. процессов достижения целей. А у многих авторов, особенно у западных, предполагается, что постановка конкретных, измеримых, достижимых, разумных и четко привязанных к времени целей – основа основ личной эффективности.

Подобные инструменты системы личной работы – это дневники и картотеки.

Дневник – инструмент фиксации личной истории, позволяющий структурировать, анализировать и осмысливать личный опыт. Этот же элемент системы самоуправления может являться «носителем» хронометража, т. е. анализа личного опыта на «тактическом» уровне. В целом дневник в наибольшей степени сконцентрирован на вашей личности и ее развитии, а не на внешних целях или достижениях.

Картотека – инструмент тем более актуальный, чем больше интеллектуальная, творческая составляющая в работе молодого специалиста. При составлении картотеки появляются новые идеи, мысли и направления деятельности.

Фактор времени не подлежит увеличению и накоплению. Единственное, что можно сделать, – это научиться сознательно планировать и рационально использовать время. Но, прежде чем приступить к планированию, необходимо изучить затраты собственного времени.

Хронометраж представляет собой запись всех дел и количества времени, затраченного на их выполнение в течение длительного периода. Он дает материал для анализа и принятия правильных решений.

Естественно задать вопросы: зачем нужен такой хронометраж? может ли он дать вам новую информацию о себе? Может. Так, при помощи хронометража можно узнать следующее:

• на что вообще расходуется ваше время;

• сколько времени вам требуется для выполнения тех или иных дел;

• выявить свои сильные и слабые стороны;

• определить, кто или что отвлекает вас от дел и какие факторы стимулируют вашу работоспособность.

Необходимо письменное фиксирование всех дел. Это сделает учет ваших затрат точным, а не приблизительным. Например, вспомните все, что вы делали вчера, с точностью до получаса. Вот вы и убедились, что это нелегко.