Матрица управления временем

1. Срочные и важные дела. Это дела, несвоевременное выполнение которых приведет к значительному ущербу для вашей деятельности. За них следует приниматься немедленно и самому их выполнять.

2. Несрочные и важные дела. Их не надо выполнять срочно, они, как правило, могут подождать. Сложности здесь возникают тогда, когда эти задачи рано или поздно превращаются в срочные и должны быть лично вами разрешены в кратчайшие сроки. Поэтому перепроверьте степень важности и попробуйте задачи этого типа полностью или частично поручать своим сотрудникам.

3. Срочные и неважные дела. Здесь существует опасность попасть под «тиранию» спешности и в результате целиком отдаться «текучке», т. е. решению конкретных дел, потому что они срочные. Если задача является не столь важной, то она должна быть в любом случае делегирована, поскольку для ее выполнения не требуется каких‑либо особых качеств.

4. Несрочные и неважные дела. Очень часто дела этой категории оседают на письменном столе, и без того заваленном бумагами. Если вы вдруг начинаете заниматься ими, забывая о задачах первой категории, то вам не следует жаловаться на перегрузку работой. Даже ваши подчиненные не должны приниматься за выполнение задач этой группы.

На пути эффективной личной организации специалиста поджидают определенные трудности. Чтобы их предотвратить, вам необходимо проанализировать причины потерь своего времени.

Предлагается список, состоящий из 30 самых существенных «поглотителей», или «ловушек», времени. Наметьте в списке свои 5 важнейших «поглотителей» времени, одолев которые вы уже сможете добиваться значительного повышения продуктивности своей работы. Прежде всего проанализируйте ваши «поглотители» времени и найдите способы их устранения (табл. 13.6).

Таблица 13.6

Матрица анализа основных «поглотителей» времени