Пример. Организация направила своего сотрудника в краткосрочную командировку в Германию с 15 мая по 25 мая 2006 г

Организация направила своего сотрудника в краткосрочную командировку в Германию с 15 мая по 25 мая 2006 г. По приезду работник сдал авансовый отчет, к которому приложил все оправдательные документы, в том числе и ксерокопию загранпаспорта. В соответствии с отметками в загранпаспорте работник выехал из России 17 мая 2006 г., а въехал 23 мая 2006 г.

Следовательно, суточные работнику будут выплачены за 11 дней (с 15.05. по 25.05.2006 г.), в том числе в Германии - 6 дней (с 17 по 22 мая 2006 г.) и в РФ - 5 дней (15, 16 и 23-25 мая 2006 г.).

Во-вторых, нормы расходов организаций на выплату суточных установлены двумя нормативными актами, а именно:

1) постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 г. N 93 "Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией";

2) Приказом Минфина РФ от 02.08.2004 г. N 64н "Об установлении размеров выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран".

Разберемся, в чем же различие между этими документами? Нормы суточных для зарубежных командировок, установленные Приказом Минфина РФ N 64н, применяются только при расчете налога на доходы физических лиц (НДФЛ) и ЕСН.

А вот для налога на прибыль необходимо пользоваться нормами расхода на выплату суточных, установленных постановлением РФ от 08.02.2002 г. N 93.

Об этом говорится в письме Минфина РФ от 25.10.2004 г. N 03-05-01-04/54.

В соответствии с подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ к расходам на командировку относятся:

1) проезд работника к месту командировки и обратно, к месту постоянной работы;

2) наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

3) суточные или полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством Российской Федерации;

4) оформление и выдача виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

5) консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

В бухгалтерском учете организации выплачиваемые командированным работникам суточные относятся на расходы полностью в соответствии с оправдательными документами.

В налоговом учете суточные нормируются и учитываются в составе расходов только в размере, установленном постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 г. N 93.

Поэтому если работнику выплачиваются суточные в размере, превышающем указанные в постановлении N 93, то в бухгалтерском учете организации возникают постоянные разницы и, следовательно, постоянные налоговые обязательства, которые отражаются бухгалтерскими проводками:

Дебет счета 99 субсчет "Постоянное налоговое обязательство",

Кредит счета 68 субсчет "Расчеты по налогу на прибыль".

Расходы на проживание по загранкомандировкам полностью включаются в расходы организации, если они подтверждены документально. Обычно отели выписывают командированным сотрудникам счета за проживание (инвойсы) на иностранном языке. Поэтом по приезду из командировки сотрудник должен приложить к авансовому отчету кроме счета отеля за проживание, еще и его построчно переведенный на русский язык дубликат, подтверждающий факт проживания в гостинице.

В бухгалтерском учете организаций все хозяйственные операции отражаются на основании первичных документов, содержащих обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете", а именно:

1) наименование документа;

2) дату составления документа;

3) наименование организации, от имени которой составлен документ;

4) содержание хозяйственной операции;

5) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

6) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильности ее оформления;

7) личные подписи указанных лиц.

Обычно счета (инвойсы) за проживание в иностранных отелях, привозимые сотрудниками, содержат все обязательные реквизиты, перечисленные выше, и, следовательно, могут служить основанием для признания таких затрат в качестве расходов.

В налоговом учете организации, расходы на проживание в иностранных отелях, также признаются расходами в соответствии с подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ. При этом необходимо помнить, что расходы по проживанию должны быть обоснованными и документально подтвержденными (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ).

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Следовательно, счета (инвойсы) иностранных отелей могут служить основанием для подтверждения факта оплаты проживания и признания таких затрат в качестве расходов на зарубежные командировки в части найма жилого помещения для целей исчисления налога на прибыль, так как соответствуют требованиям п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ

Однако необходимо обратить внимание на следующее. В подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ указано, что при оплате расходов по найму жилого помещения работнику подлежат возмещению также расходы на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание номеров, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами).

Поэтому если в счетах (инвойсах) иностранных отлей отдельной строкой будут выделены, например, расходы на оплату завтрака или иных подобных расходов, то для целей исчисления налога на прибыль эти расходы учитываться не должны.

В соответствии с п. 3 ст. 217 и подп. 2 п. 1 ст. 238 Налогового кодекса РФ при наличии первичных документов по найму жилья возмещаемые работнику расходы не включаются в налоговую базу по НДФЛ и ЕСН.

Если первичные документы, подтверждающие оплату расходов по найму жилого помещения у работника отсутствуют, то они включаются в налоговую базу по НДФЛ только сверх норм, установленных в соответствии с действующим законодательством (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ). Предельные размеры по найму жилья при краткосрочных командировках за рубеж определены Приказом Минфина РФ от 02.08.2004 г. N 64н "Об установлении размеров выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран".