Пример. Работнику предприятия с 18 февраля 2006 г

Работнику предприятия с 18 февраля 2006 г. был предоставлен очередной отпуск - 28 календарных дней за период 2004-2005 гг. С 22 февраля 2006 г. работник был отозван из отпуска по производственной необходимости. Расчетным периодом для расчета среднего заработка за дни отпуска являются ноябрь, декабрь 2005 г. и январь 2006 г. В расчетном периоде все три месяца отработаны полностью. Сумма фактической заработной платы за расчетный период составила - 15 000 руб.

Работнику были начислены отпускные в сумме - 4729,73 руб. (15 000 / 3 / 29,6 х 28 календарных дней).

Так как денежная компенсация за неиспользованный отпуск выплачивается только в части превышающей 28 календарных дней и только по заявлению работника, то работнику необходимо произвести перерасчет начисленных отпускных.

Поскольку работник использовал отпуск только в количестве четырех дней, с 22 февраля 2006 г. отпуск прерван, сумма начисленных отпускных должна составлять - 675,68 руб. (15 000 / 3 / 29,6 х 4 календарных дней).

Следовательно, работнику предприятия за неиспользованный отпуск 2004-2005 года излишне выплачена сумма отпускных в размере - 4054,05 руб. (4729,73 руб. - 675,68 руб.)

Как уже было сказано выше, в соответствии со ст. 122 Трудового кодекса РФ, право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в организации. Но по соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев. Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с графиком отпусков, составленным в организации.

Однако, если работник предприятия увольняется до истечения срока, в счет которого ему ранее был представлен отпуск, то сумма отпускных, приходящаяся на неотработанное время, удерживается из его заработной платы, кроме увольнения по основаниям указанным в соответствующих статьях Трудового кодекса РФ.

В бухгалтерском учете удержания за неотработанные дни отпуска отражаются по дебету счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" в корреспонденции с тем счетом, на котором ранее были учтены начисленные отпускные:

Дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда",

Кредит счетов 20 "Основное производство", 23 "Вспомогательное производство", 26 "Общехозяйственные расходы", 29 "Обслуживающие производства и хозяйства"... - удержаны суммы за неотработанные дни отпуска.

В целях налогообложения прибыли, компенсация за неиспользованный отпуск относится к расходам по оплате труда, в соответствии с п. 8 ст. 255 НК РФ, только в тех случаях, когда их выплата предусмотрена трудовым законодательством.

Согласно положениям Трудового кодекса РФ денежная компенсация за неиспользованный отпуск выплачивается работнику в следующих случаях:

1) при его увольнении компенсация выплачивается за все неиспользованные отпуска (ст. 127 Трудового кодекса РФ);

2) по письменному заявлению работника, в части превышающей 28 календарных дней, однако замена отпуска денежной компенсацией не допускается в отношении беременных женщин и работников в возрасте до восемнадцати лет, а также работникам, занятым на тяжелых работах и работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ст. 126 Трудового кодекса РФ)

Следовательно, суммы компенсации в вышеперечисленных случаях, уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль. При этом необходимо помнить, что величина компенсации за неиспользованный отпуск должна быть исчислена в размере среднего заработка работника в соответствии с правилами ст. 139 Трудового кодекса РФ и Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 11 апреля 2003 г. N 213.

Если в ходе налоговой проверки будет установлено, что организацией были нарушены условия и расчет суммы денежной компенсации за неиспользованный отпуск, налоговые органы могут исключить из расходов, учитываемых при налогообложении прибыли, данные расходы.

Для равномерного отнесения на издержи производства или обращения, согласно п. 72 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности РФ, организация может создавать резерв на предстоящую оплату отпусков. Для обобщения информации о движении созданного резерва Планом счетов бухгалтерского учета предназначен счет 96 "Резервы предстоящих расходов". Решение о создании и порядок образования резерва на предстоящую оплату отпусков, организация должна отразить в своей учетной политике.

Как правило, резерв на предстоящую оплату отпусков работников формируется путем ежемесячных отчислений, размер которых определяется как 1/12 общей суммы создаваемого резерва.

Резерв на оплату отпусков включает в себе не только предполагаемую годовую сумму расходов на оплату отпусков, а также сумму единого социального налога, и сумму страховых взносов на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, начисляемых на сумму отпускных.