Проверка аналитического учета по каждой выданной сумме

Бухгалтерский учет расчетов с работниками по суммам, выданным на командировочные расходы, ведется на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами" (План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации, утвержденный Приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. N 94н).

По дебету счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" отражаются денежные средства, выдаваемые работнику под отчет.

По кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" отражаются суммы фактически понесенных расходов в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты или приобретенные материальные ценности.

Организации выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителями этих организаций. При проведении проверки расчетов с подотчетными лицами необходимо убедиться в наличии данного приказа (распоряжения) руководителя. В случае его отсутствия подотчетное лицо, получившее наличные деньги в подотчет, обязано не позднее 3 рабочих дней, представить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет об израсходованных суммах. Наличные денежные средства выдаются работнику предприятия только при условии отчета конкретного лица по ранее выданному ему в подотчет авансу.

Кроме того, на предприятии также должен существовать список работников, которым могут выдаваться под отчет наличные денежные средства на административно-хозяйственные и операционные расходы, утвержденный приказом (распоряжением) руководителя.

Если у работника после составления авансового отчета в подотчете остались деньги, то он обязан сдать их в кассу предприятия. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного решением совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. N 40).

При проверке авансовых отчетов аудитору необходимо проверить правильность его оформления:

а) отчет должен быть составлен по унифицированной форме.

Как следует из статьи 9 Федерального закона от 29.11.1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все проводимые организацией хозяйственные операции должны оформляться оправдательными документами, которыми являются первичные учетные документы, принимаемые к учету, если они составлены по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

В целях налогообложения также важно, чтобы расходы были подтверждены первичными документами, так как в соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 г. N 55 утверждена унифицированная форма N АО-1 "Авансовый отчет", которая и является первичным учетным документом как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.

В соответствии с указаниями по применению и заполнению унифицированной формы N АО-1 авансовый отчет применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные нужды.

Авансовый отчет может составляться на бумажном и машинном носителях информации.

На оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1-6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7-8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотной стороны формы), заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком согласно действующему законодательству Российской Федерации.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке;

б) авансовый отчет должен иметь номер и дату составления, а также должен быть подписан подотчетным лицом, главным бухгалтером и утвержден руководителем организации.

Так как авансовый отчет является первичным учетным документом, то все требования к его оформлению установлены Федеральным законом от 29.11.1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", в соответствии с которым такие документы должны содержать все обязательные реквизиты, указанные в законе.

Дата составления и утверждения необходима для того, чтобы можно было определить, к какому отчетному (налоговому) периоду относятся данные расходы.

В бухгалтерском учете в соответствии с п. 18 ПБУ 10/99 "Расходы организаций" расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления.

В налоговом учете расходы, принимаемые для целей налогообложения, признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы их оплаты (п. 1 ст. 272 Налогового кодекса РФ). Датой осуществления расходов признается дата утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 Налогового кодекса РФ);

в) к авансовому отчету должны быть приложены все оправдательные документы.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. В соответствии с п. е ст. 9 ФЗ N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Факт расходования подотчетных сумм должен быть в обязательном порядке подтвержден первичными оправдательными документами.

Без предоставления таких документов не допускается списание задолженности с подотчетного лица и тем более отнесение произведенных затрат на расходы организации.

Все первичные оправдательные документы должны содержать необходимые реквизиты: наименование документа, дату его оформления, наименование организации-продавца, содержание хозяйственной операции, цену, количество и стоимость товара (работ, услуг), подписи ответственных лиц, заверенные печатью организации т.п. (п. 2 ст. 9 ФЗ N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете").

Такими документами при оформлении хозяйственных операций по расчетам с подотчетными лицами могут служить квитанции к приходному кассовому ордеру, товарные чеки, кассовые, закупочные акты, квитанции установленных форм, и т.п.

При проверке приложенных к отчету оправдательных документов нужно обратить внимание на следующие моменты.

1. Отчитываясь за приобретенные товары, к авансовому отчету подотчетное лицо обязано приложить и товарный чек, и кассовый чек.

На практике часто встречаются авансовые отчеты, к которым прикладывают или только кассовый чек, или только товарный чек.

Приобретая материальные ценности, подотчетное лицо обязано приложить к авансовому отчету не только кассовые чеки, но товарные документы (накладную, товарный чек и пр.) с полной расшифровкой приобретенных ценностей.

Это необходимо потому, что кассовый чек является платежным документом, подтверждающим только факт оплаты товара подотчетным лицом. Также кассовый чек не отвечает требованиям, предъявляемым учетным законодательством к первичным учетным документам, на основании которых ведется бухгалтерский учет на предприятии. Пункт 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" содержит перечень обязательных реквизитов, который должен иметь первичный документ для его принятия к бухгалтерскому учету, в числе которых личные подписи должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции. Таким образом, факт приобретения товара может быть подтвержден товарным чеком, накладной и пр.

Следовательно, к авансовому отчету подотчетное лицо должно приложить товарный чек, накладную и другие документы, подтверждающие факт приобретения товара, и кассовый чек, подтверждающий, что приобретенный товар действительно оплачен.

2. Необходимо обратить внимание на расчеты предприятия с другими юридическими лицами, так как предельный размер расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами установлен Центрального банка от 14.11.2001 г. N 1050-У "Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке" и составляет 60 000 руб.

Предельный размер расчетов наличными деньгами относится к расчетам в рамках одного договора, заключенного между юридическими лицами. Расчеты наличными деньгами, осуществляемые между юридическими лицами по одному или нескольким денежным документам по одному договору, не могут превышать предельный размер расчетов наличными деньгами.

Совместным письмом ЦБ РФ от 02.07.2002 г. N 85-Т и МНС России от 01.07.2002 г. N 24-2-02/252 "По вопросам осуществления расчетов между юридическими лицами наличными деньгами" разъяснено, что предельный размер расчетов наличными деньгами относится к расчетам в рамках одного договора, заключенного между юридическими лицами. Расчеты наличными деньгами, осуществляемые между юридическими лицами по одному или нескольким документам по одному договору, не могут превышать предельный размер расчетов наличными деньгами.

Таким образом, расчеты наличными деньгами, осуществляемые между юридическими лицами по одному договору, не должны превышать 60 000 руб. Расчеты по суммам, превышающим указанный размер, должны производиться в безналичной форме.