Нормативно- законодательная база учета кассовых операций

Согласно Письму ЦБ РФ от 4 октября 1993 года содержит общие положения о порядке ведения кассовых операций и устанавливает процедурные правила по следующим разделам:

- прием, выдача наличных денег и оформление кассовых документов;

- ведение кассовой книги и хранение денег;

- ревизия кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины.

Наличные деньги, полученные предприятием в банке, расходуются на цели, указанные в чеке.

Предприятие может иметь в своей кассе наличные деньги в пределах лимитов, установленных банком, по согласованию с руководителем предприятия. При необходимости лимиты остатков кассы пересматриваются.

Предприятие обязано сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками.

Наличные деньги могут быть сданы в дневные и вечерние кассы банков, инкассаторам и в объединенные кассы при предприятиях для последующей сдачи в банк, а также предприятиям связи для перечисления на счета в банках на основе заключенных договоров.

Предприятие, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с обслуживающим их банком могут расходовать ее на оплату труда и выплату социально-трудовых льгот (в последующем - оплата труда), закупку сырья и материалов и прочее.

Выдача наличных денег под отчет производится из кассы предприятия.

При временном отсутствии у предприятия кассы разрешается выдавать по согласованию с банком кассиром предприятия или лицом, его заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка.

Предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организации в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается (Письмо ЦБ РФ от 4 октября 1993 года).

В соответствии с Гражданским кодексом РФ расчеты с участием граждан осуществляется наличным путем.

Различают шесть групп очередности списания платежей:

- платежи первой очередности - списание по исполнительным документам

для удовлетворения требований о возмещении вреда, причиненного жизни и здоровью, а также по уплате алиментов;

- платежи второй очередности - выдача (перечисления) денежных средств на оплату труда с лицами, работающими по трудовому договору, в том числе по контракту, выплата выходных пособий, выплаты по авторским договорам;

- платежи третей очередности - перечисление (выдача) денежных средств для расчетов по оплате труда с лицами, работающими по трудовому договору (контракту), а также по отчислениям в Пенсионный фонд, Фонд социального страхования и Государственный фонд занятости;

- платежи четвертой очередности -платежи в бюджет и внебюджетные фонды (кроме перечисленных в третьей группе очередности) по платежным документам таможенных органов;

- платежи пятой очередности -списание по исполнительным документам, предусматривающим удовлетворение других денежных средств;

- платежи шестой очередности - списание по другим платежным документом.

Организация может заключать с физическими лицами гражданско-правовые договоры. Содержание соответствующего гражданско-правового договора должно отвечать требованиям ГК РФ.

Согласно Налоговому кодексу РФ на организацию возложены обязанности налогового агента, т.е. она обязана исчислить, удержать, и перечислить в бюджет налог на доходы физических лиц.

На основании Кодекса об административных правонарушениях нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядком ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от четырех тысяч до пяти тысяч рублей.

Пересчет стоимости денежных знаков в кассе организации, выраженной в иностранной валюте, в рубли должен производиться на дату совершения операции в иностранной валюте, а также на отчетную дату.

Пересчет стоимости денежных знаков в кассе организации, выраженной в иностранной валюте, может производиться, кроме того, по мере изменения курса [п.1 ПБУ 3/06].

Наличие с кассиром договора о полной материальной ответственности в соответствии с п.32 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденным решением совета директоров Банка России от 22.09.93 г. № 40 (в ред. Письма ЦБ РФ от 26.02.96 №247), в котором сказано, что после издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций в РФ, после чего с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности.

Кассир в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям. Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам [п.32].

В процессе аудиторской проверки кассовых операций, аудитор руководствуется также следующими документами: Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ, Федеральный закон «Об аудиторской деятельности» № 307-ФЗ, а также Федеральный закон «О Применении контрольно-кассовой техники» № 54- ФЗ, Планом счетов бухгалтерского учета и Инструкцией по его применению.

Источниками информации являются: бухгалтерский баланс (форма N 1), приходные и расходные кассовые ордера (КО-1, КО-2), журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (КО-3), кассовая книга, акт инвентаризации наличных денежных средств (ИНВ-15), договор на расчетно-кассовые операции с банком, договор о полной материальной ответственности, заключенный с кассиром, учетные регистры по счету 50 «Касса», Отчет о движении денежных средств.

1.2 Характеристика ООО «Керама»

Организационно-правовая форма проверяемой организации - общество с ограниченной ответственностью «Керама».

ООО «Керама» является юридическим лицом, действующим на основании Устава организации с 16.07.2004г., в соответствии с Гражданским кодексом Российской федерации и другими законодательными актами Российской Федерации. ООО «Керама» осуществляет свою деятельность на территории г. Уфа и руководствуется в своей деятельности законами и нормативными актами Российской Федерации. Предприятие зарегистрировано администрацией Октябрьского района г. Уфа по юридическому адресу: 355008, г. Москва, ул. Заводская, д. 115. Номер регистрационного удостоверения – 1389. ООО “ Керама” имеет расчетный счет в Сберегательном банке РФ № 40703510204800142009

Основной вид деятельности вид деятельности – производство.

Наименование продукции: плитка керамическая для каминов, имеется патент № 13341 и сертификат качества.

Уставного капитала – 10 000 руб.

Руководство деятельности предприятия ведет директор Петров А.А.,

Главный бухгалтер – Сергеева И.А. - ведет деятельность по составлению документальных отчетов предприятия, имеет право второй подписи.

ООО «Керама» включает в себя несколько структурных подразделений: дирекция, отдел производства и стилистики, отдел дизайна, отдел сбыта, бухгалтерия. Каждое структурное подразделение специализируется на определенном виде деятельности и подчиняется непосредственно директору ООО «Керама».

ООО «Керама» является коммерческой организацией. Вид налогообложения – общий режим налогообложения, ставка НДС равна 18%.

С каждым сотрудником ООО «Керама» заключен трудовой договор на неопределенный срок. Однако с директором трудовой договор заключен на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор). Коллективного договора в ООО «Керама» есть.

С кассиром заключается договор о полной материальной ответственности. Текст данного документа приведен в Приложении 1.

1.3 Структура бухгалтерского аппарата ООО «Керама»

Бухгалтерский учет в ООО «Керама» ведется в соответствии с требованиями Закона РФ «О бухгалтерском учете», Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, Положениями по бухгалтерскому учету, а также в соответствии с приказом директора ООО «Керама» по учетной политике.

В отделе бухгалтерии ООО “Керама” числятся три сотрудника: главный бухгалтер, бухгалтер и кассир. Главный бухгалтер осуществляет руководство работниками бухгалтерии организации.

Для обработки всех хозяйственных операций при ведении бухгалтерского и налогового учета в бухгалтерии используется компьютерная технология обработки данных. В учреждении ООО “Керама” официально приобретены и используются следующие компьютерные программы:

1. 1С: Предприятие 7.7 (сетевая версия);

2. 1С: Предприятие 7.7 Конфигурация Зарплата + Кадры, редакция 2.3;

3. Клиент-Сбербанк, версия 07.004.01.

В обязанности главного бухгалтера входит:

- формирование учетной политики для целей бухгалтерского учета и целей налогообложения,

- обеспечение соответствия осуществляемых хозяйственных операций законодательству РФ,

- обеспечение контроля за движением имущества и выполнением обязательств,

- составление достоверной бухгалтерской отчетности, представление ее в установленные сроки потребителям.

Бухгалтер ООО “Керама” осуществляет:

- своевременное ведение журналов-ордеров бухучета в соответствии с положением о бухучете РФ;

- начисление заработной платы работникам ООО «Керама» и ведение кадрового учета с использованием программы «1С: Предприятие 7.7 Конфигурация Зарплата + Кадры, редакция 2.3.» (Обязанности по ведению кадрового учета приказом директора возложены на бухгалтера ООО «Керама»);

- начисление и перечисление налогов по заработной плате, своевременное их перечисление;

- составление отчетов во внебюджетные фонды, отчетов по персонифицированному учету и по подоходному налогу;

- ведение лицевых счетов сотрудников, карточек по подоходному налогу;

- выписка справок для сотрудников ООО «Керама», связанных с указанием их зарплаты.

К обязанностям кассира ООО «Керама» относится:

- ведение кассовых операций в соответствии с порядком, принятым в РФ:

* прием наличных денежных средств в кассу предприятия с одновременным занесением информации в компьютерную базу данных;

* прием пожертвований от физических и юридических лиц;

* контроль за соблюдением лимита остатка денежных средств в кассе;

* сдача денежных средств в банк;

* ежедневное ведение кассовой книги и оформление первичных кассовых документов в соответствии с порядком ведения кассовых операций в РФ;

* ведение и учет расходов с подотчетными лицами предприятия, проверка, оформление и проведение в компьютерной базе данных авансовых отчетов подотчетных лиц.

- работа с банком:

* обмен корреспонденцией с банками: представление в банки информации, предусмотренной законодательством (кассовые планы, заявление на утверждение лимита остатка наличных средств в кассе, подтверждение остатков на расчетных счетах и т.п.), получение необходимых предприятию справок, писем, подтверждений. Применяется компьютерная программа Клиент-Сбербанк, версия 07.004.01.

* получение выписок из банка не реже двух раз в месяц, а также получение денежных средств по чеку.

В ООО «Керама» применяется журнально-ордерная форма учета денежных средств с использованием компьютерной программы 1С: «Предприятие», заполняются все необходимые первичные документы и регистры по учету денежных средств. На предприятии применяются наличные и безналичные расчеты (расчетными чеками, платежными поручениями). Для учета кассовых операций применяются унифицированные формы первичных документов.

Информационную модель решения задачи по выдачи денежных средств можно отобразить на рис.1 следующим образом:

Рис. 1. Информационная модель решения задачи по выдачи денежных средств в ООО «Керама»

Согласно ПБУ 1/98 «Учетная политика организации» при утверждении учетной политики необходимо устанавливать правила документооборота на предприятии, к которым обычно прилагают график документооборота. В ООО «Керама» приказом директора утвержден график документооборота (Приложение 2) и в отношении учета кассовых операций. Данным документом установлен рациональный документооборот и определен минимальный срок нахождения документа в том или ином подразделении. Каждый сотрудник, участвующий в процессе учета кассовых расчетов несет ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, за достоверность содержащихся в документах данных.

Ввиду того, что бухгалтерия ООО «Керама» состоит из трех человек создание отдела внутреннего аудита является нецелесообразным. Однако в данном учреждении осуществляются следующие процессы внутреннего контроля за денежными средствами: перед составлением документов по выдачи денежных средств проверяются и утверждаются заведующими отделов, главным редактором, управляющим хозяйством и главным бухгалтером; все документы подписывается и утверждается директором ООО «Керама», т.е. независимым лицом от отдела расчета; для процедуры выдачи денежных средств предусмотрено специальное помещение, оборудованное сейфом, металлической дверью и специальным окном для проведения расчетов с персоналом; проводится периодическая сверка записей в лицевых счетах и налоговых карточках работников с записями в платежных документах; доступ к системе расчета ограничен.

7. Директор, гл. бухгалтер Утверждение расчетных и платежных ведомостей

6. Структурные подразделения Проверка и утверждение заведующими отдела журнала ордеров

5. Бухгалтер Ведение журнала учета приходных и расходных кассовых ордеров

4. Главный бухгалтер Открытие журнала учета приходных и расходных кассовых ордеров

2. Директор Утверждение приказа

1. Бухгалтерия Подготовка проекта о выдаче денежных средств

Схему внутреннего контроля можно представить следующим образом (Рис. 2).

8. Кассир Выплата денежных средств

Рис. 2 Схема внутреннего контроля за движением документов по учету денежных средств.

Глава 2. Методика аудиторской проверки ООО «Керама»

Предварительное планирование аудиторской проверки

Директор ООО «Керама» А.А. Петров обратился к директору ООО «Аудит+» Кузнецову И.И. с просьбой провести аудиторскую проверку учета кассовых операций и соблюдению трудового законодательства Российской Федерации. Аудиторская фирма должна проверить систему учета кассовых операций, порядок учёта подотчетных сумм, общую организацию учёта расчётов с персоналом; расчёты по начислению оплаты труда.

После официального предложения от ООО «Керама» с просьбой об оказании аудиторских услуг, аудиторская организация знакомится с организацией клиента и проводит предварительное планирование в соответствии с Федеральным правилом (стандартом) №3 «Планирование аудита» и Федеральным правилом (стандартом) №1 «Цель и основные принципы аудита финансовой (бухгалтерской) отчетности», которое позволит аудитору определить объем предстоящих работ, примерно оценить их стоимость и подготовить письмо-обязательство.

В процессе принятия решения о начале работы с ООО «Керама», ООО «Аудит+» необходимо выяснить: характер взаимоотношения потенциального клиента с налоговыми органами, причины, побудившие клиента обратиться к услугам аудиторской организации, объем и характер нарушений порядка ведения бухгалтерского учета, составления бухгалтерской отчетности, соблюдения хозяйственного законодательства Российской Федерации при осуществлении финансово-хозяйственной деятельности, недостатков организации системы внутреннего контроля, наличие всей документации, необходимой для проведения проверки – первичных документов, регистров аналитического и синтетического учета.

Основными источниками информации об ООО «Керама» служат: устав; документы о регистрации; бухгалтерская отчетность; первичная документация по учету кассовых операций; внутрифирменные документы; сведения, полученные из бесед с руководством; информация, полученная при осмотре ООО «Керама».

Сотрудниками ООО «Аудит+» было выяснено, что аудиторская проверка ведения учета кассовых операций и соблюдению трудового законодательства Российской Федерации проводится по инициативе директора ООО «Керама» в связи с принятием на работу нового кассира в ООО «Керама» в конце 2011г.

Считая проведение аудита возможным, ООО «Аудит+» направляет директору ООО «Керама» письмо-обязательство о согласии на проведение аудита (Приложение 3), а также договор оказания аудиторских услуг (Приложение 4), который позволяет достичь согласия в отношении условий проведения аудита. Подготовка письма-обязательства и договора проводится в соответствии с Федеральным правилом (стандартом) № 12 «Согласование условий проведения аудита».

При проведении аудиторской проверки кассовых расчетов, аудитор должен стремиться к максимальному снижению аудиторского риска. Согласно Федеральному правилу (стандарту) № 8 «Оценка аудиторских рисков и внутренний контроль, осуществляемый аудируемым лицом», надежное определение аудиторского риска достигается путем комбинированной оценки рисков (неотъемлемого риска, риска средств контроля и риска необнаружения) на стадии планирования аудиторской проверки в целом.

Неотъемлемый риск отражает подверженность искажениям остатки средств на счетах бухгалтерского учета. Оценка такого риска производится на основе профессионального суждения аудитора путем оценки каждого вопроса с точки зрения уровня неотъемлемого риска, как «низкий», «средний», «высокий». По итогам результатов тестирования и на основании внутрифирменного стандарта аудитор оценивает уровень неотъемлемого риска аудируемого лица в целом.

План и программа аудиторской проверки

Разработка плана и программы аудиторской проверки осуществляется в соответствии с Федеральным правилом (стандартом) №3 «Планирование аудита». В плане аудиторской проверки должны быть указаны основные направления проверки, распределение работы между членами группы специалистов, координация всей работы, объем и порядок проведения аудита. В рассматриваемом случае, аудиторами ООО «Аудит+» был разработан план проведения аудиторской проверки (Приложение 5), в который были включены следующие основные направления: проверка сохранности денежных средств, движение денежных средств в кассе, бухгалтерский учет денежных средств в кассе, проверка бухгалтерской отчетности, оформление результатов проверки.

Программа аудита (Приложение 6) является более детальным перечнем процедур, необходимых для осуществления общего плана аудита. Она служит подробной инструкцией и одновременно является средством контроля качества работы. В программе указываются период проведения проверки в той или иной области, исполнители и список проверяемых документов по каждому заданию.

Следует отметить, что разработанные план и программа не являются окончательными и неизменяемыми документами. Планирование аудитором своей работы осуществляется непрерывно на протяжении всего времени выполнения аудиторского задания в связи с меняющимися обстоятельствами или неожиданными результатами, полученными в ходе выполнения аудиторских процедур.

Глава 3. Аудиторская проверка учета кассовых расчетов в ООО «Керама»