Унификация и стандартизация документов на современном этапе

В управленческой деятельности имеются два вида задач: оригинальные и однотипные. Оригинальные задачи нельзя унифицировать и стандартизировать в полном объеме, но для них могут быть стандартизированы принципы решения. Для повторяющихся однотипных задач целесообразно стандартизировать как технологию решения, так и формы представления информации.

Унификация - установление единообразия в составе и формах управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач.

Стандартизация - форма юридического закреплениярезультатов унификации.

Цель унификации и стандартизации - создание таких систем документации, применение которых создает порядок в документальной базе организации, повышает эффективность работы, сокращает время на документационное обеспечение управления и повышает общую культуру управления.

Объектами унификации и стандартизации в управленческой деятельности являются:

термины и определения, используемые при работе с управленческой информацией;

организационные структуры учреждений и предприятий;

управленческие функции;

управленческая документация.

В СССР первые стандарты появились в 1929-1931 гг. Эта работа активно ведется во всех странах мира международными организациями, в том числе комитетом по развитию внешней торговли Европейской Экономической Комиссии (ЕЭК), Международной организацией стандартизации (ИСО) и др. Она возросла в связи с применением компьютерных технологий.

Унификация:

а) состава документов - отбор и закрепление комплекса документов, необходимых и достаточных для решения управленческих задач. Задача - минимизация количества документов, необходимых для решения задач. Закрепляется в Табеле форм документов.

б) форм документов - установление единых требований к составлению документов по отбору реквизитов и их расположению. Закрепляется в Альбоме форм документов.