Система отчетной документации

Отчетная документация – система документов, содержащих сведения о результатах деятельности учреждения, организации, предприятия за определенный период времени: год, полугодие, квартал, месяц, декаду. Образует обратную связь: план «отчет о выполнении плана, является основой для корректировки деятельности организации, ее финансирования. Отчетная документация организации включает в себя государственную статистическую, ведомственную, внутриорганизационную отчетности.

Формы документов государственной статистической отчетности разрабатываются Госкомстатом России и являются обязательными для всех учреждений. Порядок их составления и оформления установлен Положением «О порядке предоставления Государственной статистической отчетности в Российской Федерации», утвержденным постановлением Госкомстата от 14 августа 1992 г. № 130.

Формы документов ведомственной отчетности разрабатываются министерствами и ведомствами. Федеральные органы исполнительной власти, выполняющие функции межотраслевой координации, разрабатывают формы ведомственной отчетности, обязательные для всех учреждений. Например, ЦБ РФ, Госналогслужба РФ, Минфин РФ разрабатывают формы бухучета и отчетности, налоговой отчетности, обязательные для всех организаций. Министерства разрабатывают формы ведомственной отчетности, обязательные для всех организаций отрасли.

Государственная статистическая и ведомственная отчетности представляются в установленные сроки соответствующим территориальным органам. Представляется первый экземпляр отчета на бумаге и электронная копия документа.

Внутриорганизационная отчетность представляется специалистами структурных подразделений на рассмотрение руководству или вышестоящей организации. Составляется либо по итогам всей деятельности, или по отдельным направлениям деятельности.

Составление и оформление отчетных документов

Отчет – документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени, выполнении мероприятий, поручений, заданий, представляемый руководителю структурного подразделения, организации или вышестоящему органу.

Государственная статистическая и ведомственная отчетность составляется на основе утвержденных унифицированных форм и, в соответствии с утвержденными нормативными документами.

Литература

1. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М., Издательство стандартов, 1997.

2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М., Главархив СССР. ВНИИДАД, 1991.

3. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ. – М., Росархив, 1994.

4. ГСДОУ. Сборник плакатов и учебные формы основных организационно-распорядительных документов. – М., ВНИИДАД, 1991.

5. В.А. Кудряев и др. Организация работы с документами. Учебник. Гл.5. – М., ИНФРА-М, 1998.

6. Андреева В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ). – М., 1996.

Тема 5. Совершенствование состава и форм документов организации