Организация и средства информационных технологий обеспечения управленческой деятельности

Использование вычислительной техники и информационных технологий в сфере управления открывает возможности более эко­номичной и рациональной организации информационных процес­сов, повышения их гибкости и динамичности, расширения диапазо­на анализируемых факторов при принятии решений и факторов их обоснований. В конечном итоге вся масса преимуществ использова­ния электронно-вычислительной техники позволяет повысить мно­гократно уровень управления.

ЭВМ позволяет высвободить значительный состав учетчиков, бухгалтеров, плановиков и других работников, занятых планированием и нормированием труда, начислением зарплаты, учетом материально-производственных запасов и их управлением. ЭВМ стала обычным явлением в процессе управления непосредственно производственным процессом. На основе быстрой обработки информации рассчитываются оптимальные режимы работ участков и цехов, агрегатов и машин.

Основная классификация информационных технологий: 1 класс: сберегающие информационные технологии, направленные на экономию трудовых, материальных и временных ресурсов. 2 класс: рационализирующая и. т., повышающая точность исполнения информационных операций 3 класс: созидающая или креативная ИТ, способная вырабатывать варианты решения поставленных задач на основе смысловой обработки информации.

Во внутрифирменной системе информации используются следующие виды вычислительной техники: - ЭВМ крупногабаритные и персональные; - микропроцессоры; - средства телекоммуникаций; - электронные пишущие машинки, композеры, терминальные устройства со встроенной микроЭВМ; - средства автоматизированной обработки текстовой информации.

Определенную роль в работе менеджера занимают телевизионные системы, система спутниковой связи, которая обеспечивает связь между удаленными точками. Благодаря спутниковой системе в России можно принимать многие десятки телевизионных программ всего мира. Положение на фондовых рынках, курсы иностранных валют и акций и многое другое менеджеры узнают из телевизионных передач.

Менеджер может как получать информацию о внешнем мире, так и передавать о своей фирме по сети Интернет.

К другим видам связи относятся: электронная почта, радиосвязь, цифровая радиосвязь.

15.2 Информационный менеджмент: цели, задачи и функции.

В деятельности крупных организаций передача оперативной и достоверной информации становится первостепенным фактором нормального функционирования фирмы. Поэтому для современного менеджмента характерно применение высокоэффективной внутрифирменной системы информации, основанной на новейшей компьютерной технике, объединенной с помощью системы связи в единую внутрифирменную сеть.

Управленческая внутрифирменная информационная система представляет собой совокупность информационных потоков, удовлетворяющих потребности в информации различных центров принятия управленческих решений. Она состоит из трех основных элементов: 1) технические средства обработки информации (компьютеры) 2) внутренние и внешние каналы передачи информации 3) собственно информация, зафиксированная на соответствующих носителях.

Проектирование, создание и использование в организации внутрифирменной информационной системы направлены на достижение следующих важнейших целей: 1 Автоматизацию административно-управленческого труда на основе использования информационных технологий 2 Повышение оперативности и обоснованности принимаемых решений и снижение степени риска в результате повышения качества используемой информации 3 Создание системы доступа, хранения, обновления и обработки информации как в централизованном, так и в децентрализованном режимах 4 Непрерывное развитие и совершенствование технологии обработки информации.

К основным функциям внутрифирменной информационной системы можно отнести: 1 Определение потребности каждого менеджера в необходимой ему информации определенного характера, содержания и объема 2 Разработку программного обеспечения, создание и использование банков данных 3 Определение потребности в технических средствах и уровня затрат на их приобретение и эксплуатацию 4 Координацию всех работ по информационному обслуживанию 5 Автоматизированную обработку и выдачу документов и текстовой информации.

10.3 Понятие проекта и проектное управление. Методы проектного управления

Под проектами понимается процесс целенаправленного изменения технической или социально-экономической системы, реализуемого в определенные сроки и с определенным бюджетом.

Проекты подразделяются на: 1 мегапроекты – целевые программы, предполагающие выполнение взаимосвязанных проектов, объединенных единой целью, ресурсами и сроками выполнения (обычно выполняются на высших уровнях управления) 2 мультипроекты – конкретные программы, связанные с переходом организаций на рыночные механизмы функционирования и выработки концепции дальнейшего развития 3 монопроекты – проекты, для которых характерна постановка конкретной цели и достижение ее в жестких временных и финансовых рамках.

Управление проектами – это искусство руководства и координации людских и материальных ресурсов на протяжении жизненного цикла проекта, путем применения системы современных методов и техники управления, для достижения определенных в проекте результатов по составу и объему работ, стоимости, времени, качеству и удовлетворению участников проекта.

Методология управления проектом заключается в сосредоточении прав и ответственности за достижение целей проекта на одном человеке или небольшой группе.

Эти функции осуществляет проектный менеджер, в основном концентрируя свои усилия на следующих функциях: – составление и контроль сметы расходов; – составление и контроль графиков работ; – распределение ресурсов; – управление качеством; – управление риском; – взаимоотношения и связи с окружающим миром.

Работа над проектом состоит из трех этапов: – подготовительный этап включает определение целей проекта и формирование его структуры; – организационный этап включает выполнение работ, координацию действий и исполнителей; – завершающий этап – направлен на обеспечение соответствия результатов поставленным целям.

Проектное управление подразумевает обязательное проведение детального анализа внутренних и внешних условий его реализации, анализ риска и выработку проектного мышления у команды, которая реализует проект, планирование проектных работ, осуществляемых руководителем проекта и лицами, ответственными за выполнение его отдельных этапов.

Для координации действий и контроля за осуществлением проекта требуется определенная структура, которая включает в себя группу по управлению, проектную и рабочую группы.

Задачи группы управления заключаются в следующем: – определение стратегических целей; – разработка принципов управления; – утверждение руководителей проектов; – решение вопросов внутренней и внешней политики организации; – поддержка и оказание помощи руководителям проектов в ходе реализации проекта.

Задачи проектных групп: – выполнение утвержденных планов работ по проекту; – оценка результатов достигаемых в ходе проектов; – оценка расходов и сэкономленных средств; – предотвращение конфликтов и противоречий в коллективе; – реакция на возникающие трудности.

Функции рабочей группы заключаются в выполнении задач и целей, поставленных проектной и управленческими группами.

В зависимости от целей, задач, масштабности и других параметров проекта могут применяться два основных вида структуры проектной команды.

Матричная структура команды применяется, как правило, для малых и средних проектов с продолжительностью жизненного цикла до двух лет.

Проектная структура команды представляет собой качественную новую схему взаимодействия между подразделениями и исполнителями проекта и используется для управления крупномасштабными проектами в течение длительного срока (более двух лет).

15.1 Информация в менеджменте: значение, свойства, классификация

Экономическая информация – это информация о каком-либо экономическом объекте, процессе или явлении, снижающая неопределенность в процессе принятия профессионального решения.

Свойства экономической информации: 1. точность – предполагает однозначное восприятие информации всеми потребителями 2. достоверность – определяет допустимый уровень искажения поступающей и результатной информации, при котором сохраняется эффективное функционирование экономической системы. 3. оперативность – отражает актуальность информации для принятия решений в изменяющихся экономических условиях. 4. персонифицированность, т.е. обеспечение доступа к экономической информации лиц, обладающих специальными полномочиями

Экономическая информация классифицируется следующим образом:

1) по функциям управления: - Плановая информация включает в себя дерективное значение планируемых и прогнозируемых показателей экономической системы. Эта информация обычно дается на какой-либо период времени; - Учетная информация – отражает фактические значения показателей деятельности экономической системы; - Нормативно-справочная информация – содержит справочные данные, связанные с бизнес-процессами; - Статистическая информация – содержит данные о деятельности системы, предоставляемые на более высокий уровень управления.

2) по месту возникновения: - Входная информация – это информация, поступающая из внешней среды для реализации поставленных задач; - Выходная или результатная информация – это информация, передающаяся между уровнями управления экономической системы и внешней средой.