ВИСНОВКИ. 1. Система обліку і контролю має бути організована як у часі, так і у просторі, що досягається раціоналізацією документопотоків

1. Система обліку і контролю має бути організована як у часі, так і у просторі, що досягається раціоналізацією документопотоків. Циркуляція первинної інформації і документообіг являють собою найважливіший об'єкт організації обліку. Від того, як раціонально будуть побудовані і як швидко носії будуть складатися, передаватися в органи обліку і там оброблятися, залежить швидкість одержання зведеної облікової інформації, використовуваної для управління і контролю.

2. Документообіг – п росування первинних документів, як носіїв інформації з моменту їхнього складання і до передачі в архів підприємства. Електронний документообіг ­– сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту їх.

3. Умовно документообіг можна поділити на чотири стадії: робота з носіями інформації в процесі їх складання або отримання ззовні; просування від місця складання до місця обробки; просування в процесі обробки; просування після обробки до місця постійного зберігання.

4. Наукою та практикою вироблено різні методи аналізу документопотоків. Ці методи використовуються на різних рівнях складності та для різних цілей управління. Одними із найбільш поширених є графічний, матричний та технологічний методи аналізу документообігу.

Контрольні запитання

1. Охарактеризуйте необхідність вдосконалення документаційних процесів.

2. Назвіть, у чому полягає сутність та зміст понять "документообіг", "циркуляція економічної інформації", "документопотік".

3. Визначте послідовність створення системи управління документообігом та назвіть основні його стадії.

4. Охарактеризуйте особливості організації документообігу за його стадіми.

5. Яким чином проводиться організація планування документообігу?

6. Назвіть прийоми та методи аналізу й контролю документообігу.

7. Розкрийте сутність та зміст електронного документообігу.