Організація електронного документообігу

Досвід роботи національних підприємств показує, що сьогодні неможливо забезпечити необхідні якість й оперативність управління на основі паперового документообігу. Рішення цією проблеми можливо шляхом автоматизації документообігу. Порівняльна характеристики паперового та електронного документообігу представлена в табл. 7.4.

Таблиця 7.4

Порівняльна характеристика форм організації документообігу

Паперовий документообіг	Електронний документообіг
Набір послуг обмежений можливостями співробітників щодо пошуку та обробки інформації	Доступна інформація про послугах усіх контрагентів підприємства та його внутрішнього середовища
Великі витрати на введення та оновлення інформації	Введення інформації довільним образом
Складності з розширенням функціонала системи управління документообігом	Планове розширення функціонала системи управління документообігом
Повільна, рутинна технологія роботи. Складність збільшення кількості споживачів системи	Автоматизована технологія збільшує кількість споживачів інформації у одиницю часу
Територіальна обмеженість кількості клієнтів	Клієнтом системи може стати будь-яка фізична чи юридична особа
Зменшення достовірності даних. Великі витрати на підтримку їх актуальності	Інформація завжди достовірна та актуальна. Додержується принцип однократного введення інформації
Низька конкурентоспроможність	Велика конкурентоспроможність
Наявність межи розвитку й нарощування можливостей системи	Практично необмежені можливості для розширення системи

Під електронним документообігом розуміють ­– сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.

Суб'єкти електронного документообігу – автор, підписувач,адресат та посередник, які набувають передбачених законом або договором прав і обов'язків у процесі електронного документообігу.

Електронний документ – документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа. Склад та порядок розміщення обов'язкових реквізитів електронних документів визначається законодавством. Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною.

Електронний підпис є обов'язковим реквізитом електронного документа, який використовується для ідентифікації автора та підписувача електронного документа іншими суб'єктами електронного документообігу. Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа. Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом автора. Оригінал електронного документа повинен давати змогу довести його цілісність та справжність у порядку, визначеному законодавством; у визначених законодавством випадках може бути пред'явлений у візуальній формі відображення, в тому числі у паперовій копії. Електронна копія електронного документа засвідчується у порядку, встановленому законом.

Перевагами створення системи електронного документообігу є: отримання електронного образу документу (сканування), распізнованння зображення документа (OCR), морфологічний аналіз (нормалізація тексту документа), повнотекстове індексування інформації в тексті документа, пошук та вибірка електронного образу документа за його змістом або реєстраційними атрибутами. Для створення системи електронного документообігу потрібне формування системи збереження документів (рис. 7.8).

Рис. 7.8. Система збереження електронних документів

Суб'єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях. Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері. У разі неможливості зберігання електронних документів на електронних носіях інформації протягом строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері, суб'єкти електронного документообігу повинні вживати заходів щодо дублювання документів на кількох електронних носіях інформації та здійснювати їх періодичне копіювання відповідно до порядку обліку та копіювання документів, встановленого законодавством. Якщо неможливо виконати зазначені вимоги, електронні документи повинні зберігатися у вигляді копії документа на папері (у разі відсутності оригіналу цього документа на папері).

При зберіганні електронних документів обов'язкове додержання таких вимог: інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання; має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний; у разі наявності повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.

Організація електронного документообігу здійснюється відповідно до законодавства України або на підставі договорів, що визначають взаємовідносини суб'єктів електронного документообігу. Для формування електронного документообігу слід створити систему управління документообігом (СУД). Вона повинна внести значні поліпшення в систему пошуку, збереження й використання документів в паперовому представленні або в систему управління файлами комп'ютерної мережі. Традиційна система адміністративного збереження документів має жорсткі обмеження щодо засобів представлення документів. Мета створення й розробки СУД полягає в тому, щоб виробити як на адміністративному, так і на оперативному рівні дієве документо-орієнтоване середовище для роботи.

Цілі системи управління документообігом підприємства повинні включати в себе: збільшення ефективності діяльності кожного співробітника за допомогою обмеження кількості електронних й традиційних документів, з якими він працює; збільшення продуктивності праці завдяки оптимальному варіанту використання документів; вдосконалення системи класифікації, індексування та пошуку документів; спрощення спільного використання документів співробітниками при додержанні необхідного рівня контролю доступу; автоматизація процедур архівування й знищення документів у яких завершився життєвий цикл.

Для досягнення означених цілей необхідно сформувати відповідну архітектуру моделі, яка буде визначати представлення об’єктів в системі розробки документації з точки зору їх компонентів й взаємозв’язків між ними (рис. 7.9).

Рис. 7.9. Архітектура моделі системи управління
документообігом [45, с. 217]

Головним операціями в означеній системі будуть відправлення, передавання та одержання електронних документів. Відправлення та передавання електронних документів здійснюються автором або посередником в електронній формі за допомогою засобів інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем або шляхом відправлення електронних носіїв, на яких записано цей документ. Датою і часом відправлення електронного документа вважаються дата і час, коли відправлення електронного документа не може бути скасовано особою, яка його відправила. У разі відправлення електронного документа шляхом пересилання його на електронному носії, на якому записано цей документ, датою і часом відправлення вважаються дата і час здавання його для пересилання.

Електронний документ вважається одержаним адресатом з часу надходження авторові повідомлення в електронній формі від адресата про одержання цього електронного документа автора, якщо інше не передбачено законодавством або попередньою домовленістю між суб'єктами електронного документообігу. Перевірка цілісності електронного документа проводиться шляхом перевірки електронного цифрового підпису.

Організовувати систему управління документообігом доцільно враховуючи розробленій Саттоном М.Дж. [45] моделі життєвого циклу розробки документообігу, що базується на твердженні, що бажані результати можуть бути досягнуті лише завдяки виконанню ланцюга певних дій, представленого на рис. 7.10.

Рис. 7.10. Етапи розробки документообігу підприємства

Отже, життєвий цикл документообігу підрозділяється на шість фаз: загальне визначення, аналіз, створення, збереження, публікація й виведення з обігу. Докладна їх характеристика представлена в табл. 7.5.

Таблиця 7.5