| Дія
| Визначення
|
|
|
|
| Етап 1 – визначення документів
|
| Мета фази – встановлення загального контролю над проектом й структури управління проектом. Результат виконання фази є основою чіткого визначення параметрів системи розробки документації та її впровадження.
|
| 1.1. Планування розробки
| 1.1.1. Докладно вивчити історію впровадження системи розробки інформації на підприємстві
|
| 1.1.2. Провести відбір співробітників, які увійдуть до команди розробки, та обрати менеджера проекту
|
| 1.1.3. Надати членам команди пройти можливість підвищення кваліфікації та забезпечити їх інформацією про необхідні методики управління документообігом
|
| 1.1.4. Встановити час й місце роботи команди проекту
|
| 1.2. Установка границь зони документацій
| 1.2.1. Скласти схему проекту, внести до неї огляд передбачуваних змін та їх результатів
|
| 1.2.2. Перерахувати підрозділи підприємства, яких торкнеться перехід на нову систему
|
| 1.2.3.Встоновити обмеження за часом та ресурсами
|
| 1.2.4. Встановити рівень повноважень групи проекту та межу самостійного прийняття рішень
|
| 1.3. Формулювання обґрунтування необхідних робіт
| 1.3.1. Скласти опис зон документації, яких торкнеться перехід на нову систему
|
| 1.3.2. Чітко визначити, що СУД є доповненням до інших систем бухгалтерського обліку
|
| 1.3.3. Розподілити документи в кожній зоні за категоріями
|
| 1.3.4. Розробити систему оцінки значущості для ранжування документів
|
| 1.3.5.Визначити, які зони документування забезпечують збільшення ефективності діяльності підприємства
|
| Етап 2 - Аналіз документів
|
| Мета фази – збирання інформації про документи, які відносяться до заданої зони документації, та о робочих процесах, пов’язаних з життєвим циклом означених документів.
|
| 2.1. Збір інформації про документи
| 2.1.1. Скласти перелік документів, їх компонентів, які повинні війти в систему
|
| 2.1.2. Побудувати модель документації й звести в систему компоненти документів
|
| 2.2. Каталогізація
| 2.2.1. Зіставити моделі з реально наявними документами
|
| 2.2.2. Провести перевірку цілісності моделей документації
|
| 2.3. Створення й графіку збереження документації
| 2.3.1. Скласти й проаналізувати наявну систему класифікації файлів (СКФ)
|
| 2.3.2. Розробити нову класифікацію файлів та документів, що відповідає напрямкам діяльності та виділеним бізнес-процесам, а не підрозділам підприємства.
|
| 2.3.3. Скласти для кожної групи файлів графіки збереження документації
|
| Етап 3 – створення документів
|
| Мета фази – зібрати, перевести в електронний формат документи, що увійдуть до системи електронного документообігу
|
Продовження табл. 7.5
|
|
|
| 3.1. Визначення й отримання зовнішньої документації
| 3.1.1. Визначити ділові потреби кожного з підрозділів підприємства з точки зору комплекту документації
|
| 3.1.2. Розрахувати вартість збору названих документів та можливі вигоди
|
| 3.1.3. Орієнтувати систему на більш дієві форми документації
|
| 3.1.4. Класифікувати зовнішню документацію відповідно до розробленої СКФ
|
| 3.2. Визначення й конвертування у новий формат старих документів
| 3.2.1. Визначити потреби підрозділів з точки зору унаслідуваної інформації
|
| 3.2.2. Розрахувати вартість конвертації документів у новий формат й очікувані вигоди
|
| 3.2.3. Відібрати документи, наявність яких регулюється законодавством
|
| 3.2.4. Конвертувати у новий формат найбільш дієві форми
|
| 3.2.5. Класифікувати документи за новою СКФ
|
| 3.3. Визначення поточних документів
| 3.3.1. Визначення потреб підрозділів з точки зору комплекту необхідної ним документації
|
| 3.3.2. Оцінка вартості документів
|
| 3.3.3. Відбір документів та класифікація за СКФ
|
| Етап 4 – Збереження документів
|
| Мета фази – переміщення документів у безпечне середовище, збереження їх там та створення умов для пошуку
|
| 4.1. Створення сховища документації
| 4.1.1. Спростити пошук й звітність користувачів, обравши найбільш придатну форму збереження документів
|
| 4.1.2. Скласти перелік процедур, що забезпечать нерозривність об’єктів оригіналу документу й системної інформації у сховищі
|
| 4.2. Створення систем авторизації
| 4.2.1. Скласти список доступу за ступенем секретності документів
|
| 4.2.2. Розробити систему контролю версій документів
|
| 4.2.3. Розробити систему перевірки та контролю, що надає можливість перегляду та редагування документів тільки авторизованим користувачам
|
| Етап 5 – оприлюднення інформації
|
| Мета фази – створення системи розподілу інформації між суб’єктами документообігу відповідно до рівня компетенції
|
| 5.1. Розробка списків розподілу
| 5.1.1. Розробити структуру областей необхідності документа користувачами та підрозділами
|
| 5.1.2. Розробити систему засобів надання документів відповідно потребам користувачів
|
| 5.2. Розробка системи надання даних
| 5.2.1. Забезпечити якісну організацію доступу користувачів до документів сховища
|
| 5.2.2. З’ясувати рівень вимог користувачів до роботи системи
|
| 5.2.3. Розробити механізм маршрутиризації форм документів
|
| Етап 6 – виведення документів з обігу
|
| Мета фази – організація збереження, знищення, та зберігання документів
|
| 6.1. Огляд і збереження документів
| 6.1.1. Періодично переглядати графіки збереження документації й відбирати застарілі документи
|
| 6.1.2.Передавати до архіву ті записи, що вже не являють собою цінності для господарювання
|
| 6.1.3. Повертати документи, що були передані у тимчасове користування
|
| 6.1.4. Знищувати документи, які втратили корисність
|
