Інформаційні потоки в бухгалтерії підприємства

№	Вид документу	Кількість	Виконавець	Хто отримує
Закупка та використання матеріалів
	Товарно-транспо-ртна накладна		Відділи постачання, транспорту	Бухгалтер 1 з обліку матеріалів
	Рахунки-фактури		Постачальники	Бухгалтер 1 з обліку матеріалів
	Прибуткові ордери на зап.частини		Склад 1	Бухгалтер 2 з обліку матеріалів
	Накладні на запасні частини		Склад 3	Бухгалтер 2 з обліку матеріалів
	Лимітно-забірні картки		Склад допоміжних матеріалів	Бухгалтер 2 з обліку матеріалів
	Прибуткові ордери на запчастини		Склад 1	Бухгалтер 3 з обліку матеріалів
	Накладні на запасні частини		Склад 3	Бухгалтер 3 з обліку матеріалів
	Журнал № 5	1 раз	Бухгалтер 1,2,3 з обліку матеріалів	Заступник головного бухгалтера
Закупка та використання пально-мастильних матеріалів
	Вимога на пальні матеріали		Склад 2	Бухгалтер 2 з обліку матеріалів
	Вимога на пальні матеріали		Склад 2	Бухгалтер 3 з обліку матеріалів
Придбання основних засобів
	Прибуткові ордери на основні засоби		Склад 1 Склад 2	Бухгалтер з обліку основних засобів
	Акт ліквідації основних засобів		Цеха заводу	Бухгалтер з обліку основних засобів
Нарахування заробітної плати
	Табелі		Цеха заводу	1-й та 2-й бухгалтер з зарплатні
Реалізація продукції
	Рахунки на попередню оплату		Крупні споживачі продукції	Бухгалтер 3 з обліку матеріалів
	Прибуткові ордери		Дрібні споживачі	Касир
	Прибуткові ордери		Касир	Заступник головного бухгалтера
	Акт про взаємозалік		Економіст з взаємозаліків
Робота з підзвітними та матеріально-відповідальними особами
	Договори з відповідальн. Особами		Матеріально-відповідальні особи	Бухгалтер 3 з обліку матеріалів
	Видаткові ордери Авансові звіти		Підзвітні особи	Касир

Закінчення табл. 7.2

Розрахунок витрат на закриття місяця
	Звіт з зарплатні		Бухгалтер з розрахунку зарплатні	Бухгалтер з обліку витрат
	Амортизаційна відомість		Бухгалтер з обліку основних засобів	Бухгалтер з обліку витрат
	Матеріальна відомість		1,2,3 бухгалтери з обліку матеріалів	Бухгалтер з обліку витрат
	Відомість про витрати		Бухгалтер з обліку витрат	Заступник головного бухгалтеру
	Баланс та визначення фінансового результату		Заступник головного бухгалтера	Головний бухгалтер

рішень та проведення оперативного контролю й регулювання;

процедури, пов'язані з виконавчою діяльністю з обробки інформації і її носіїв.

Більшість облікових процесів організовано так, що один орган чи одна особа можуть виконувати цілу сукупність процедур, пов'язаних з будь-яким видом діяльності чи з усіма видами. Тому в залежності від задач організаційного аналізу можуть бути запропоновані й інші класифікації означених процедур.

Кожна організаційна процедура кодується відповідно до встановленої класифікації, її геометричне позначення проставляється в органі-грамі відповідно до координат відповідного етапу і виконавця. Послідовність процедур указується за допомогою горизонтальних стрілок. Побудова органіграм призведе до сполучення організаційного алгоритму з алгоритмом технологічної обробки інформації, що дозволить зв’язати процес раціоналізації технологічних маршрутів й інформаційних потоків з упорядкуванням взаємозв'язків між структурними елементами системи обліку.

На відміну від документограм, органіграми не відбивають інформаційного змісту виконуваних робіт, вони фіксують лише організацію управлінського процесу у вигляді розподілу повноважень і відповідальності за забезпечення, розробку й прийняття управлінських рішень. Вони також дозволяють перейти до обґрунтованого розрахунку однієї з найважливіших кількісних характеристик структури апарата бухгалтерії – чисельності працівників, диференційованої за їх кваліфікацією і виконуваними функціями.

З графічними методами аналізу документообігу тісно пов’язані методи моделювання процесів ведення обліку і контролю, засновані на технологіях SADT та IDEF. Приклад їх застосування для організації документообігу подано а додатку Д.

Основний недолік графіка інформаційних потоків заключається в тому, що велика кількість зв’язків затруднює його вивчення та аналіз. Саме тому у сучасних умовах використовують графіки, які відображають не статичні зв’язки між підрозділами, а потік документів, пов’язаних з виконанням однієї задачі. Їх складання тісно пов’язане з теорією реінжинірингу бізнес-процесів. При цьому для моделювання використовують спеціальне програмне забезпечення (CASE-засоби). Фрагмент графіку бізнес-процесу представлено на рис. 7.6.

Рис. 7.6. Фрагмент графіку бізнес-процесу матеріально-технічного

постачання на підприємстві [60, с.219]

Вивчення документообігу за допомогою графічних методів дає важливу інформацію про систему управління обліком на підприємстві, призначення і характер документів, місця та особи, що їх складають, маршрутах руху документів тощо. Проте графічним методам вивчення та аналізу документопотоків притаманні певні недоліки: неозорість документаційних зв’язків, велика трудомісткість, відсутність критеріїв оцінки ефективності проведених заходів тощо.

У зв’язку з цим були вироблені й інші методи раціоналізації документообігу як об’єктивної основи розподілу функцій облікових працівників. До одного з таких методів відносять технологічний метод аналізу інформації. Його мета – розробка технологічних процесів її обробки. Для вивчення інформаційної системи за допомогою цього методу треба послідовно виконати аналітичні дії, наведені на рис. 7.7.

Рис. 7.7 Послідовність виконання технологічного методу аналізу

У результаті таких дій складається маршрутно-технологічна карта на кожний документ, що використовується в процесі бухгалтерського обліку (табл. 7.3).

Ця технологічна карта складається з двох частин. Перша – характеристика, назва документу. Друга – технологія заповнення даного документа. Вона також включає розрахунок основних показників, що містяться у документі. Маршрутно-технологічні картки дозволяють:

зафіксувати існуючий порядок обробки первинних документів;

скласти основу для нормування процесів праці та формування посадових інструкцій;

Таблиця 7.3 Маршрутно-технологічна карта обробки документа №____ 1. Назва документа _________________________________________________ 2. Строк представлення___________ 3. Період дії _____________________ 4. Кількість примірників____________ 5. Строк зберігання_______________ № № під-розділу Шифр виконавця № документа-основи Шифр показника Опе-рація Способ виконання Час, хв.

вдосконалити організацію праці виконавців облікового процесу та підвищити її економічну ефективність.

Не дивлячись на переваги технологічного та графічного методів, при їх використанні залишаються, як правило, невизначеним, наскільки ефективно здійснено скорочення кількості документів та можливе подальше їх скорочення; в якій мірі скорочення кількості документів вплинуло на загальний кругообіг тих, що залишилися.

Матричний метод, у основу якого покладена транспортна модель лінійного програмування, дає можливість вирішити вказані питання. Його розгляд відноситься до окремої дисципліни та виходить за рамки даного навчального посібника.

Проведення аналізу документообігу потребує вивчення та вдосконалення системи контролю за документообігом. Такий контроль буде складатися з дотриманням встановлених строків складання первинних документів робітниками головної бухгалтерії та визначенням їх відповідності існуючому законодавству. Необхідна також організація контролю за строками здавання документів в бухгалтерію і обчислювальні центри. Для цього вводять супровідні ярлики та спеціальні картки, в яких указують дату та час здавання документа згідно з графіком. Наприкінці місяця приймають заходи щодо виявлення причин та ліквідації недоліків.