Оценка возможности и целесообразности разработки системы автоматизации электронного документооборота в малом офисе

Как показывает практика без тщательной проработки принципов документационное обеспечение управления (ДОУ) очень сложно, а в большинстве случаев невозможно внедрить в компании электронный документооборот, который бы позволил существенно повысить эффективность управления.

Автоматизация неорганизованного документооборота реально позволяет только увеличить объем документированной информации, а проблемы поиска нужных данных, решение проблем непротиворечивости документов и получения нужной для принятия решений информации остаются и даже усугубляются.

Внедрение внутрифирменных стандартов является процессом, требующим определенных затрат. Поэтому решение о начале реорганизации системы управления следует принимать после тщательной оценки целесообразности.

Основные критерии внедрения ДОУ:

· Численность сотрудников более 50 чел.;

· Сложность бизнес-процессов;

· Устойчивость бизнес-процессов;

· Экономический эффект внедрения ДОУ.

В связи с развитием электронно-вычислительной техники и появлением персональных компьютеров появилась возможность кардинального изменения подхода к постановке бухгалтерского учета на малом предприятии. Это связано с ростом количества ПЭВМ, повышением их технических характеристик, снижением цен на них.

Решая вопрос компьютеризации на малом предприятии, необходимо учитывать ряд факторов, связанных со спецификой финансово-хозяйственной деятельности конкретного предприятия, его экономическими возможностями, а также уровнем подготовки персонала.

Подбор оптимальной конфигурации технических средств и программного обеспечения является серьезной проблемой, с которой сталкивается малое предприятие.