Типы документов и их классификация. Атрибуты и взаимосвязи документов

Основным носителям информации является документ - материальный носитель, содержащий информацию в зафиксированном виде, оформленный в установленном порядке и имеющий правовое значение.

Документы, содержащие исходные данные организаций и предприятий, принято называть первичными, а документы, содержащие сведения обобщающего характера и используемые для принятия управленческих решений –выходными.

Документы подразделяют на:

· Внешние - создаваемые за пределами организации.

· Внутренние – циркулирующие внутри организации.

Классификация.

Вся документация, делится на 2 группы:

· Организационно-распорядительные

· Специальные

Организационно-распорядительная документация - это система, применяемая при оформлении распорядительно- исполнительной деятельности органов управления, включая информационно-справочную документацию.

К организационной относится нормативная документация, регламентирующая правовой статус организации и ее структурных подразделений, правил, инструкций

К распорядительной относятся приказы, решения, распоряжения

Справочно-информационная документация- включает служебную переписку, справки, акты

Специальные системы документации отражают специфику деятельности системы управления и обслуживают отдельные функции управления.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая — это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия.

Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются по наименованиям:

· Служебные письма,

· Приказы,

· Протоколы,

· Акты,

· Докладные записки,

· Договоры и т.д.

Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными:

· По месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);

· По содержанию: простые (посвященные одному вопросу)

· По форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;

· По срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

· По происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

· По виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты;

· По средствам фиксации: письменные, графические, фотокинодокументы и т.д.

Подлинник — это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.

Копия — повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельственное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.

Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.