Классификация информации и методы организации работы с документами в РФ. Принципы организации документооборота

Классификатор – это систематизированный свод однородных наименований, т.е. классифицируемых объектов и их кодовых обозначений.

Систематизация экономической инф. вызываетнеобходимость применения различных классификаторов:

· Общегосударственные классификаторы (ОК), разрабатываемые в централизованном порядке и являющиеся едиными для всей страны.

· Отраслевые, единые для конкретной отрасли

· Региональные, единые для данной территории.

· Локальные, составляемые на номенклатуры, характерные для данного предприятия, организации, фирмы.

Разработка локальных классификаторов ведется на местах при проектировании ИС. Наряду с ними на предприятиях используются и классификаторы общегосударственного и отраслевого значения.

Классификаторы общегосударственного значения составляют Единую систему классификации и кодирования (ЕСКК), насчитывают около 4-х десятков и условно делятся на 4 группы:

· Классификаторы трудовых и природных ресурсов, например ОК профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

· Классификаторы инф. о структуре экономики (СООГУ) и административно-территориальном делении страны (СОАТО).

· Классификаторы инф. о продукции и услугах (ОК промышленной и сельскохозяйственной продукции – ОКП), ОК строительной продукции.

· Классификаторы технико-экономических показателей (ОКТЭП), управленческой документации (ОКУД), единиц измерения (ОКЕИ) и др.

Классификаторы имеют двоякое применение. Первое – для ручного проставления кодов в документах. В этом случае классификаторы оформляются в виде справочников и используются экономистами для подготовки первичных и сводных документов к машинной обработке.

Второе применение кодов предусматривает хранение всех классификаторов в памяти машины, на Машиных носителях в банке данных, в качестве словарного фонда или условно-постоянной информации.

Хранение классификаторов в ЭВМ позволяет автоматически формировать необходимую текстовую информацию в выходных сводках.

Документопотоки. Процесс управления характеризуется наличием сложного документооборота, последовательностью происхождения документа от момента выполнения первой записи до начала сдачи его в архив.

Документы, циркулирующие в системе управления, образуют информационные потоки.

Информационный поток – группа или совокупность перемещаемых данных, относящихся к какому-то конкретному участку экономических расчетов.

Документооборот, охватывая всю деятельность предприятия, является фундаментом для структуризации и рационального управления объектом.

Движение документов – создание, согласование, подписание, исполнение и, наконец, списание в архив – должно соответствовать схеме функционирования предприятия и отражать его управленческую иерархию.

Таким образом, при разработке системы документооборота еще на этапах предпроектного обследования и построения функциональных моделей выстраивается логика и проверяется целостность важнейших элементов функционирования предприятия – его структура и производственно-технологический цикл. Без этого невозможна дальнейшая работа по построению эффективно работающей ИС.

На российском рынке предлагается достаточно широкий выбор прикладных программ для автоматизации управления документооборотом:

· Программа «С1: электронный документооборот» предназначается для автоматизации движения в организации потоков документов, их обработки и хранения.

· Программа «С1: электронная почта» можно принимать и отправлять обычные сообщения. Этой же программой осуществляется перенос папки с документами в базу данных.

· В программе «Галактика» модуль «управление документооборотом» предназначен для учета, хранения и обработки документов в электронной форме.

· Система автоматизации документооборота «Документ-2000» - ядро для создания корпоративных информационных систем крупных российских предприятий.

Совершенствование документооборота происходит на основе систем электронной почты и электронной подписи, что значительно повышает эффективность управления.