Схема организации документооборота предприятия (организации)

Документопотоки.

Процесс управления характеризуется наличием сложного документооборота, последовательностью происхождения документа от момента выполнения первой записи до начала сдачи его в архив.

Документы, циркулирующие в системе управления, образуют информационные потоки.

Информационный поток – группа или совокупность перемещаемых данных, относящихся к какому-то конкретному участку экономических расчетов.

Потоки информации, реализующие различные функции управления, весьма неоднородны по характеру содержащихся в них данных и характеризуются различными моментами. Так, выделяют внутренние и внешние потоки информации.

Внутр. потоки циркулируют внутри предприятия и отражают производственно-хозяйственные вертикальные и горизонтальные связи. Вертикальную связь отражают потоки информации, передаваемые с высшего уровня управления на низшие. К ним относятся информация о конкретных плановых заданиях на определенный период, новых стратегических целях, об изменении приоритетов, правил, инструкций и стандартов. Горизонтальные связи отражают обмен информацией между различными подразделениями, и связывают равноправные элементы организации, обеспечивая их координацию.

Внутренние потоки в свою очередь подразделяются на потоки прямой и обратной связи.Потоки инф., циркулирующие от управляющей системы к управляемой и реализующие функции планирования, контроля и регулирования, называют прямой связью.

Потоки обратной связи формируются в основном во время выполнения производственно-хозяйственных функций и передаются от управляемой системы к управляющей.

Внутренние потоки содержат сведения о ходе производственного процесса, состоянии оборудования, технологии, выполнении различных хозяйственных операций. Часть из них носит распорядительный, часть- осведомительный характер.

Внешние потоки обеспечивают обмен инф. с внешней средой. Внешними пользователями информации являются различные организации, заинтересованные в получении результатной инф. о финансово положении дел на предприятии. К ним относятся вышестоящие организации, банки, биржи, таможенные службы, налоговые органы, акционеры и инвесторы фирмы, поставщики и потребители товаров фирмы.

Документооборот, охватывая всю деятельность предприятия, является фундаментом для структуризации и рационального управления объектом.

Движение документов – создание, согласование, подписание, исполнение и, наконец, списание в архив – должно соответствовать схеме функционирования предприятия и отражать его управленческую иерархию.

Таким образом, при разработке системы документооборота еще на этапах предпроектного обследования и построения функциональных моделей выстраивается логика и проверяется целостность важнейших элементов функционирования предприятия – его структура и производственно-технологический цикл. Без этого невозможна дальнейшая работа по построению эффективно работающей ИС.

На российском рынке предлагается достаточно широкий выбор прикладных программ для автоматизации управления документооборотом.

· Программа «С1: электронный документооборот» предназначается для автоматизации движения в организации потоков документов, их обработки и хранения.

· Программа «С1: электронная почта» можно принимать и отправлять обычные сообщения. Этой же программой осуществляется перенос папки с документами в базу данных.

· В программе «Галактика» модуль «управление документооборотом» предназначен для учета, хранения и обработки документов в электронной форме.

· Система автоматизации документооборота «Документ-2000» - ядро для создания корпоративных информационных систем крупных российских предприятий.

Совершенствование документооборота происходит на основе систем электронной почты и электронной подписи, что значительно повышает эффективность управления.

27. Оценка готовых решений «клиент – сервер» для автоматизации документооборота на предприятии (в организации) (LotusNotes, DOCS Open и др.).

Основная форма взаимодействия ПК в сети это "клиент сервер". Обычно один ПК в сети располагает информационно-вычислительными ресурсами (такими, как процессоры, файловая система, почтовая служба, служба печати, база данных), а другие ПК пользуются ими.

Компьютер, управляющий тем или иным ресурсом, принято называть сервером этого ресурса, а компьютер, желающий им воспользоваться, клиентом.

Если ресурсом являются базы данных, то говорят о сервере баз данных, назначение которого обслуживать запросы клиентов, связанные с обработкой данных; если ресурс файловая система, то говорят о файловом сервере или файл-сервере и тд.

Технология "клиент сервер", получает все большее распространение, но реализация технологии в конкретных программных продуктах существенно различается.

Один из основных принципов технологии "клиент сервер", заключается в разделении операций обработки данных на три группы, имеющие различную природу.

Первая группа — это ввод и отображение данных.

Вторая группа объединяет прикладные операции обработки данных, характерные для решения задач данной предметной области.

К третьей группе относятся операции хранения и управления данными (базами данных или файловыми системами).

Система LotusNotes представляет собой платформу типа клиент-сервер, служащую для разработки размещения прикладных программ группового обеспечения.

Система LotusNotes позволяет пользователям получать, отслеживать, совместно использовать и создавать информацию, предназначенную для документов. Эта информация может поступать в различных форматах, таких как тексты, изображения, видео и звук, и от различных источников, таких как компьютерные прикладные системы, оперативные системы или системы деловых линий (Line of Business Systems), сканеры или факс-аппараты.

Программный продукт DOCS OPEN позволяет организовать электронный архив на предприятии. Система предназначена для хранения, поиска и обработки информации, хранящейся в распределенной гетерогенной среде на накопителях различной природы.

DOCS Open имеет минимум два сервера:

· Сервер библиотеки, который хранит карточки документов,

· Сервер документов, хранящий сами документы;

Оба сервера могут с успехом функционировать на одной машине.

Дополнительно в системе есть сервер полнотекстового индекса.

В качестве сервера библиотек может использоваться любой промышленный SQL Server. Система управления базами данных должна отвечать двум требованиям:

· Уметь работать с ANSI SQL

· Иметь ODBC-драйвер.

Недостатками системы являются чувствительность индексации и четкого поиска к ошибкам при вводе, распознавании текста и при формировании поискового запроса.