Подготовка конфиденциальных документов для архивного хранения и уничтожения

Согласно «Основам законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах», принятым в 1993 году, Архивный фонд Российской Федерации разделен на две составные части государственную и негосударственную. К государственной части Архивного фонда отнесены документы государственных и муниципальных органов власти и подведомственных им предприятий, а также документы предприятий смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля государственной собственности. Негосударственную часть Архивного фонда составляют документы, находящиеся в собственности общественных и религиозных объединений, организаций и физических лиц и представляющих собой историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность.

Государственные и муниципальные органы власти и подведомственные им предприятия обязаны в установленном государственными нормативными актами порядке и в установленные сроки передавать документы постоянного хранения в государственные архивы. Негосударственные предприятия обладают правом собственности на созданные в процессе их деятельности документы, отнесенные к негосударственной части Архивного фонда, и могут передавать документы постоянного хранения в государственные архивы на основе соглашения (договора), оговаривая при необходимости особые условия хранения передаваемых документов и пользования ими.

Состав государственных и муниципальных органов власти и подведомственных им предприятий, передающих документы постоянного хранения в государственные архивы, а также категории передаваемых ими документов (все документы постоянного хранения или часть из них), определяются Государственной архивной службой России (Росархивом) и органами управления архивными делами субъектов Российской Федерации. В отношении негосударственных предприятий такое определение производится органами и учреждениями Росархива совместно с собственниками документов и оформляется договором.

Таким образом, применительно к конфиденциальным документам источниками комплектования Архивного фонда Российской Федерации могут быть государственные и муниципальные органы власти и их предприятия, в деятельности которых образуются документы, составляющие служебную или коммерческую тайну.

Документы, составляющие коммерческую тайну государственных и негосударственных предприятий-источников комплектования Архивного фонда, могут передаваться в государственные архивы с согласия их собственников, но на практике такая передача осуществляется в исключительных случаях, обычно при ликвидации предприятия с отсутствием правопреемника. Если таких ситуаций не возникает, то документы передаются в государственные архивы, как правило, только после снятия с них грифа конфиденциальности, т.е. после того, как они перестают

быть носителями коммерческой тайны.

Конфиденциальные документы, подлежащие передаче в государственные архивы, до их фактической передачи должны храниться соответствующим образом оформленными в архивах предприятий, а при отсутствии архивов – в подразделении конфиденциального делопроизводства. По решению вышестоящих предприятий такие документы могут передаваться в архивы этих предприятий. В таком же порядке необходимо хранить и документы, не подлежащие передаче в государственные архивы. При этом должны быть обеспечены условия для физической сохранности документов и предотвращении утечки содержащейся в них информации.

С целью уточнения или определения сроков хранения документов и их отбора на основе этих сроков для архивного хранения и уничтожения проводиться экспертиза ценности документов. Проведение такой экспертизы целесообразно возлагать на ПДЭК.

Экспертиза ценности конфиденциальных документов проводится ежегодно или при небольшом объеме документов 1 раз в несколько лет, однако подвергать экспертизе целесообразно документы, изданные 35 лет назад, когда одновременно с подготовкой документов для архивного хранения возможны отбор их для уничтожения, т.к. значительное количество документов имеет срок хранения 35 лет, и снятие грифа конфиденциальности с существенной части документов.

Экспертизой ценности должны быть охвачены все конфиденциальные дела и документы выделенного хранения за соответствующий период времени, поскольку документы выделенного хранения являются основной частью документального фонда предприятия. К проведению экспертизы ценности конкретного дела (документа выделенного хранения) привлекаются члены ПДЭК, имеющие доступ к этому делу (документу).

Экспертиза ценности документов дела проводится путем изучения содержания каждого подшитого в дело документа и установления его соответствия сроку хранения и номерам статей перечня, указанным на обложке дела. Одновременно проверяется правильность формирования дела: соответствие видов и содержания документов заголовку дела, отсутствие в делах постоянного срока хранения документов временного срока хранения.

Экспертиза ценности документа выделенного хранения проводится путем изучения его содержания и определения срока хранения. Одновременно устанавливается возможность снятия грифа конфиденциальности с документа выделенного хранения, отдельных документов дела или с дела в целом.

При определении или уточнении сроков хранения документов необходимо руководствоваться «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2001). Однако в этом перечне не нашла отражение часть документов, образующихся в деятельности коммерческих предприятий. При проведении экспертизы ценности таких документов следует дополнительно руководствоваться методическими рекомендациями «Отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций (новых экономических и хозяйственных структур)» (м., 1997), в которых содержится примерный перечень документов постоянного срока хранения.

При проведении экспертизы ценности научно-технических документов необходимо использовать «Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы России» (М., 1998 г.).

Если на предприятии имеются документы, не предусмотренные названными перечнями и методическими рекомендациями, то срок их хранения следует определять на основе критериев оценки документов, к важнейшим из которых относятся:

- содержание документа (значимость отображенного события, полнота его освещения, новизна, уникальность информации или ее повторяемость, целевое назначение документа);

- происхождение документа (место и время издания);

- внешние особенности документа (подлинник или копия, характер резолюций, наличие пометок, физическое состояние).

Срок хранения дела в целом устанавливается по наивысшему сроку хранения документов, находящихся в деле.

Результаты экспертизы ценности документов целесообразно фиксировать в рабочей карточке (тетради) эксперта с отражением в ней номера дела (документа выделенного хранения), его заголовка, операций (с обоснованиями), которые необходимо произвести: какие документы и в какое дело перешить, какие подлежат уничтожению, с каких можно снять гриф конфиденциальности, какими должны быть уточненный заголовок, срок хранения и номера статей по перечню.

По завершению экспертизы всех дел и документов выделенного хранения результаты работы всех экспертов рассматриваются на заседании ПДЭК и фиксируются в протоколе с отражением:

- какие дела и документы выделенного хранения (с уточненными заголовками, грифами конфиденциальности, сроками хранения и номерами статей по перечню) подлежат передаче на архивное хранение;

- какие документы из каких дел и в какие дела необходимо перешить;

- какие дела, документы их дел, документы выделенного хранения подлежат уничтожению;

- с каких дел, документов выделенного хранения или отдельных документов, подшитых в дела, должен быть снят гриф конфиденциальности с указанием в последнем случае, подлежит ли документ, с которого снимается гриф конфиденциальности, изъятию из дела или должен оставаться в нем.

Протокол заседания подписывается председателем и всеми членами ПДЭК и утверждается руководителем предприятия.

Подготовка конфиденциальных дел и документов для архивного хранения.

В соответствии с протоколом заседания ПДЭК сотрудниками подразделения конфиденциального делопроизводства производится частичное переформирование и дооформление соответствующих дел и документов выделенного хранения, в том числе:

- изъятие из дел документов, подлежащих перешивке в другие дела, и подшивка их в эти дела с проставлением в описях документов дел, из которых изъяты документы, их нового местонахождения и помещением в дела справок-заместителей, а также с перенумерацией листов перешитых документов в делах, в которые они помещены, внесением их в описи документов дели исправлением количества листов в заверительной надписи дел, на обложках дел и в номенклатуре;

- изъятие из дел документов, подлежащих уничтожению;

- зачеркивание грифа конфиденциальности с проставлением даты и номера протокола заседания ПДЭК и своей подписи на документах, подшитых в дела, обложках дел и документов выделенного хранения, подлежащих рассекречиванию (в описях документов дела, номенклатуре и журнале учета документов выделенного хранения гриф конфиденциальности зачеркивается без ссылки на протокол заседания ПДЭК);

- изъятие из дел (по решению ПДЭК) документов, с которых снят гриф конфиденциальности, и передача их по акту в службу открытого делопроизводства с отметкой в описях документов дел и помещением вдела справок-заместителей;

- передача полностью рассекреченных дел и документов выделенного хранения по акту в службу открытого делопроизводства с отметкой в графе 9 номенклатуры дел или в графах 8-10 журнала учета документов выделенного хранения;

- корректировка заголовков, сроков хранения и номера статей по перечню на обложках дел и в номенклатуре (на обложках дел дополнительно – крайних дат документов);- проставление сроков хранения и номеров статей перечня на обложках документов выделенного хранения.

После изъятия из дел документов листы дела не перенумеровываются. На обложках дел и номенклатуры рядом с количеством проставленных листов в скобках указывается количество листов, оставшихся в деле. В заверительной надписи дела под прежней надписью пишется «_______ листов изъято согласно записям в описи дела» с проставлением подписи, инициалов, фамилии лица, произведшего запись, и даты.

На дела и документы выделенного хранения, отобранные на архивное хранение, составляются раздельные по видам тайны описи.

Описи дел и документов постоянного срока хранения имеют следующую форму.

Наименование предприятия Утверждаю

ФОНД № Наименование должности

ОПИСЬ№ руководителя предприятия

00.00.0000№_______ ______________________

__________________ (подпись, инициалы, фамилия, дата)

(место составления)

конфиденциальных дел и

документов выделенного

хранения за____ год

№ п/п	Индекс(номе) дела или номер документа и гриф конфиденциальности	Заголовок дела или документа	Крайние даты документов дела	Количество листов	Примечание

В данную опись внесено_______________________________дел и документовс

№___________по№_____, втом числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности

Сотрудника, составившего

Опись ______________________________

(подпись, инициалы,фамилия,дата)

Одобрено

Протокол ПДЭК

От__________№______

Включенные внастоящую опись дела и документы принял:

Наименование должности

сотрудника архива

предприятия __________________________________

(подпись, инициалы, фамилия,дата)

На дела и документы временного хранения (свыше 10 лет) составляются аналогичные описи с добавлением перед «Примечанием»

Графы «Срок хранения и номера статей по перечню».

После утверждения описи дел и документов постоянного срока хранения составляется акт о выделении дел и документов за соответствующий период к уничтожению. В акт включаются отобранные ПДЭК для уничтожения дела, отдельные документы из дел и документы выделенного хранения.

Гриф конфиденциальности акта должен соответствовать совокупной степени конфиденциальности сведений, содержащихся в заголовках дел и документах. Если эти сведения не являются конфиденциальными, то гриф акту не присваивается. Акт может иметь следующую форму. (Приложение Б).

Наименование предприятия Утверждаю

Наименование должности

Руководителя предприятия

_________________________

(подпись, инициалы, фамилия. Дата)

Акт

00.00.0000№____

_________________

(место составления)

О выделении к уничтожению

Конфиденциальных дел и

документов

№ п/п	Индекс дела или номер документа и гриф конфи- денциальности	Заголовок дела или документа	Год дела или доку- мента	Номера экземпля- ров доку- мента	Количество листов вделе или в экземп- ляре документа	Срок хранения и номера статей по перечню	Примечание

Перед уничтожением включенных в акт дел, документов и учетных журналов(картотек) проверяется соответствие данных акта записям в протоколах ПДЭК, номенклатуре дел, журнале учета документов выделенного хранения, на обложках и в заверительных листах дел и документов выделенного хранения, в описях документов дела.

Соответствие данных заверяется в акте подписями проверявших.

Уничтожение дел, документов должно производиться путем сжигания или с помощью бумагорезательной машины. При уничтожении документов вне территории предприятия доставка их к месту уничтожения производится на служебном транспорте и принимаются меры, исключающие доступ к документам посторонних лиц.

После уничтожения производятся отметки в графе № 9 номенклатуры дел, документов выделенного хранения в графах 12-13 журнала учета документов выделенного хранения. Отметки об уничтожении отдельных документов из дел проставляются в описях документов дел. Вместо уничтоженных документов в дела помещаются справки-заместители.

Составление акта о выделении к уничтожению дел и документов и проставление в учетных формах отметок об уничтожении осуществляется сотрудником подразделения конфиденциального делопроизводства. В проверке правильности включения в акт дел и документов и в их физическом уничтожении, кроме этого сотрудника, должен участвовать второй сотрудник.