Изготовление и учет проектов конфиденциальных документов

Проекты конфиденциалльных документов могут изготавливаться рукописным способом, на пишущей машинке или припомощи печатающих устройств средств вычислительной техники. Рукописным способом допускается готовить отдельные тектовые внутренние документы, авторами которых являются должностные лица (докладные записки, справки и др.), а также вносить переменную часть в типовые формы документов. Проекты других текстовых документов изготовляются печатным способом либо с черновика, либо с другого носителя, включая звуковоспроизводящие устройства, либо под диктовку, либо непосредственно исполнителем.

Проекты чертежно-графическких документов могут изготавливаться

как рукописным способом, так и печатным, с помощью компьютера.

Печатание проектов конфиденциальных документов следует осуществлять в подразделении конфиденциального делопроизводства.

Используемые для печатания средства вычислительной техники и электрические пишущие машинки должны быть защищены от перехвата излучаемых ими сигналов. При изготовлении документов не должна использоваться новая красящая лента и копировальная бумага, не должны подкладываться под валик пишущего устройства дополнительные листы бумаги. Окна впомещении целесообразно тонировать или зашторивать. Экран дисплея необходимо разворачивать в сторону от окна и входной двери.

При любом способе изготовления (рукописном, печатном) проект документа должен иметь все необходимые и правильно оформленные реквизиты. В случае, если документ печатается с черновика, на первом листе черновика должны быть проставлены количество необходимых экземпляров проекта документа и фамилия исполнителя, а если, подлежащий изданию документ не предусмотрен перечнями издаваемых конфиденциальных доументов, то на черновике дополнительно должна быть виза-решение руководителя подразделения, которое издает документ, и подразделения конфиденциального делопроизводства (или службы безопасности). При приеме черновика отисполнителя сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства обязан:

- при составлении черновика в спецблокноте - просчитать количество листов черновика и изъять их из блокнота;

- при составлении черновика на отдельных листах бумаги или в типовой форме документа - просчитать количество листов;

- при соствлении черновика в стенографической или рабочей тетради - проверить наличие листов тетради и соответствии их количества заверительной надписи.

Если проект печатается с другого документа, то просчитывается количество листов этого документа.

После приема носителя (черновика) производится присвоение учетного номера проекту документа, который будет напечатан с этого носителя. Поскольку номер, присвоенный проекту, становится и номером после оформления проекта, учетные номера проектов проставляются в журналах (карточках) учета изданных конфиденциальных документов и имеют следующие графы:

1 учетный номер и гриф конфиденциальности документа

2 дата документа

3 вид и заголовок документа

4 фамилия исполнителя

5 номера носителя и листов черновика

6 количество экземпляров документа

7 количество листов в экземпляре

8 подпись за получение черновика и проекта документа, дата

9 подпись за возврат, дата

10 отметка об уничтожении черновика

11 отметка обуничтожении проектов или лишних экземпляров

12 куда отправлен документ

13 номера экземпляров

14 наименование, номер и дата сопроводительного документа

15 отметка о возврате

16 индекс(номер) дела, номера листов дела

17 номер по учету документов выделенного хранения, количество экземпляров.

Учетный номер будущего документа указывается и на черновике. за получение черновика сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства выдает разовую расписку по следующей форме (бланки расписок тиражируются в необходимом количестве):

Расписка

Дана____________ в том, что мною __________ получены

во временное пользование документы, носители информации за №____, всего на _______ л.

Подпись

Дата

Послеотработки проекта текстового документа исполнитель должен проставить на экземплярах документа их номера, завизировать остающийся на предприятии экземпляр, получить визы соответствующих должностных лиц, подписать (а при необходимости и утвердить) проект у соответствующего руководителя ипередать все экземпляры документа вместе с черновиком вподразделение конфиденциального делопроизводства.

Сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства расписывается заполучение документа и черновика в графе 9 журнала учета изданных документов, одновременно проставляя в графе 2 дату документа, которая должна соответствовать дате его подписания (утверждения).

Черновик, проект (как неподписанный, так и перепечатанный), лишние экземпляры документа разрываются и помещаются в находящуюся в подразделении конфиденциального делопроизводства урну.

В графе 10 журнала учета изданных документов пишется слово или проставляется штамп "Уничтожен", заверяемый подписью сотрудника с проставлением даты.

Испорченные листы бумаги, ватмана, кальки, миллиметровки уничтожаются как листы черновика. Крометого, в урну должны помещаться без проставления отметок об уничтожении отдельные перепечатанные листы проекта документа, а также использованные при печатании документов копировальная бумага, красящая лента, прокладки, т.к. в них отображена конфиденциальная информация.

Содержимое урны (макулатура) впоследующем уничтожается двумя сотрудниками подразделения конфиденциального делопроизводства путем сжигания. Уничтожение как правило, должно производиться по окончании квартала после проведения проверки наличия конфиденциальных документов за истекший квартал, что позволяет в случае недостачи каких-либо документов проверить содержимое урны на предмет случайного помещения в нее недостающих документов. Об уничтожении макулатуры следует составлять акт.

макулатура может уничтожаться и спомощью бумагорезательной машины, как правило, также после проведения квартальной проверки наличия документов. При этом листы должны быть нарезаны на куски, гарантирующие невозможность восстановления текста.