Учет конфиденциальных документов

Учет конфиденциальнх документов является одной из важнейших составных частей конфиденциального делопроизводства.

В открытом делопроизводстве вместо термина "учет" употребляется термин "регистрация", которая согласно Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, представляет собой "Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения".

Основная цель регистрации - построение поисковой системы по документам. В конфиденциальном делопроизводстве запись учетных данных о документе не сводится только к фиксированию факта его создания, отправления или получения и является не только основой построения поисковой системы по документам, хотя и то, и другое относятся к целям записи. Важнейшая цель записи учетных данных состоит в обеспечении сохранности конфиденциальнх документов и предотвращении таким образом утечки содержащейся в них информации. Для достижения этого в регистрационных формах необходимо фиксировать не только данные о самом документе, включая количество его экземпляров и листов, поскольку утрата экземпляра или отдельных листов при безучетном их хранении зачастую приводит и к утечке конфиденциальной информации, но и любое движение и местонахождение документа, что позволяет, помимо расширения справочно-поисковых данных о документе, обеспечивать персональную ответственность за его сохранность и качественно проводить проверки наличия документа с целью своевременного обнаружения их возможных утрат. Поэтому применительно к конфиденциальным документам употребляется термин "учет", т.к. он является более ёмким и не сводится только к фиксированию данных о реквизитах документа.

Учет конфиденциальных документов осуществляется подразделением конфиденциального делопроизводства. В "Положении о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения" записано,что при небольшом объеме документов с грифом (пометкой) "Для служебного пользования" их учет разрешается вести совместно с несекретными документами. Однако формы учета несекретных документов не отражают всех показателей, необходимых для учета документов с грифом "Для служебного пользования", что создает условия для утраты документов. К тому же при совместном учете усложняется работа по регистрации, проведению проверок наличия, поиску, систематизации документов, содержащих служебную тайну. Поэтому оптимальным вариантом является раздельный учет несекретных и с грифом "для служебного пользования" документов.

Учёт документов, содержащих коммерческую тайну, осуществляется отдельно от документов, содержащих служебную тайну.

Учёту подлежат все без исключения изготовленные на предприятии и полученые им конфиденциальные документы.

Учёт конфиденциальных документов подразделяется на 3 вида: изданных документов, поступивших документов и документов выделенного хранения.

Учёт изданных документов охватывает документы, изготовленные на данном предприятии рукописным, машинописным способами или с использованием печатающих устройств ЭВМ, независимо от того, направляются эти документы на другие предприятия или являются внутренними.

Учёт поступивших документов охватывает документы, поступившие от других предприятий, за исключениееем тех из них, которые без присвоения им регистрационного номера по этому виду учёта сразу переводятся на учёт документов выделенного хранения.

Учёт документов выделенного хранения охватывает все документы, не подлежащие подшивке в дела. В открытом делопроизводстве нет такого вида учёта. Документы, которые по различным причинам не подшиваются в дела, передаются в библиотеку, технический архив или соответствующие производственные подразделения. В конфиденциальном делопроизводстве в силу того, что оно распространяется не только на управленческую, но и научно-техническую документацию и учёт этой документации осуществляется в одном подразделении, документы, не подлежащие подшивке в дела, ставятся или переводятся на учёт документов выделенного хранения. Эти документы можно разделить на две категории. К первой относятся документы, которые по производственным условиям нецелесообразно подшивать в дела. Например, различного рода технологические инструкции, с которыми параллельно работают несколько исполнителей. При подшивке их в дело исполнитель, взявший дело, лишает остальных исполнителей возможности пользоваться необходимыми им инструкциями. Ко второй категории относятся документы, которые по внешним особенностям невозможно или нецелесообразно подшивать в дела (большого формата, сброшюрованные, чертёжно-графические). На этот вид учёта могут ставиться документы на стадии их создания или получения, либо переводиться документы, уже взятые на учёт изданных или поступивших документов.

Независимо от вида учёта конфиденциальныедокументы можно учитывать в журналах или карточках. При большом объёме документов целесообразно использовать карточный способ учёта, т.к. он сокращает время на поиск документа за счёт помещения карточек в соответствующие рубрики картотек, дает возможность осуществлять ручной контроль исполнения документов без изготовления специальных контрольных карточек, ускоряет и повышает качество проведения проверок наличия документов.

При карточном способе учёта документов (как и носителей) необходимо вести контрольный журнал, предназначенный для регистрации карточек и обеспечения последовательности проставления их номеров, контроля за местонахождением документов, находящихся в обращении, ускорения их поиска, а также для проставления отметок о проверках наличия документов. Контрольный журнал заводится по каждому виду карточек учёта документов. Он имеет следующую форму:

1. Учетные номера документов

2.Местонахождение документов

3. Отметки о проведении проверок наличия документов.

В графе 2 напротив соответстующего номера проставляются карандашом фамилия сотрудника, получившего документ, или другое местонахождение документа.При изменении местонахождения документа предыдущая отметка зачеркивается или вытирается и проставляется новая, при этом карточка учёта данного документа каждый раз помещается в соответствующую рубрику картотеки. При отработке документа (переводе на другой вид учета, отправлении, подшивке в дело, уничтожении, передаче на архивное хранение) соответствующий номер в контрольном журнале округляется без указания окончательного местонахождения документа. Карточка помещается в картотеку отработанных документов по порядку номера.

Журналы или картотеки учёта изданных и поступивших документов ведутся погодно; не исполненные в текущем году документы подлежат переводу на учёт следующего года (кроме распорядительных документов и протоколов) с отметкой об этом в учётных формах текущего года, оформляемой по аналогии с отметкой о перерегистрации носителей.

Журнал (картотека) учёта документов выделенного хранения ведётся непрерывно, номера каждого года продолжают номера предыдущих лет. Вызвано это тем, что выделенному хранению подлежат, как правило, документы постоянного и долговременного хранения, и их ежегодная перерегистрация привела бы кувеличению трудоёмкости обработки документов и созданию сложностей для их пользования.

Издаваемые на предприятии конфиденциальные распорядительные документы (постановления, приказы, распоряжения), а также протоколы, помимо учётного номера, должны иметь раздельную по видам тайны ежегодную порядковую нумерацию в пределах каждого из этих видов документов. Для обеспечения последовательности проставления таких номеров, ускорения поиска документов необходимо вести журналы учета изданных конфиденциальных распорядительных документов и протоколов по каждому их виду отдельно.

Журнал имеет следующие графы:

1.Порядковый номер

2. дата

3 учетный номер

4 заголовок

5 количество экземпляров

6 количество листов в экземпляре

7 отметка о выполнении

Если документы издаются с одним грифом конфиденциальности, то в наименовании графы 1 слова "и гриф конфиденциальности" опускаются, рядом с номерами документов гриф не проставляется.

В графе 3 проставляется учётный номер документа, присвоенный ему по журналу учёта изданных документов.

Учёт поступивших конфиденциальных документов.

Конфиденциальные документы должны пересылаться (доставляться) между предприятиями в соответствующим образом оформленных запечатанных пакетах. Все поступающие пакеты в момент получения целесообразно учитывать для того, чтобы можно было обнаружить их возможную утрату до регистрации содержащихся в них документов. Для этого следует вести журнал учета поступивших конфиденциальных пакетов, который предназначен, кроме того, для проставления отметок о взятии поступивших документов на различные виды учёта, а также о возврате ошибочно присланных документов.

Журнал имеет следующие графы:

1 дата поступления

2 откуда поступили

3 количество пакетов

4 подпись лица, доставившего пакеты

5 порядковые номера пакетов

6 номера и грифы конфиденциальности вложенных в пакеты документов

7 учетные номера документов, зарегистирированных по учету поступивших документов

8 учетные номера документов, зарегистрированных по учету документов выделенного хранения

9 учетные номера возвращенных документов и носителей

10 отметка о возврате ошибочно присланных документов

При получении пакетов сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства должен:

- проверить на пакете наличие грифа конфиденциальности, соответствие адресата, проставление номеров документов и предприятия-отправителя, целостность упаковки, сохранность прошивки и оттиска печати;

- убедиться, что содержимое пакета не просматривается

- проверить на пакете и сопроводительном документе на него соответствие наименований адресата и отправителя, номеров документа, номеров экземпляров, грифы конфиденциальности;

- расписаться в сопроводительном документе за принятые пакеты с проставлением штампа подразделения конфиденциального делопроизводства.

Если на пакете указан другой адресат, то они не принимаются.

При нарушении оформления пакетов, несоответствии данных на пакете и в сопроводительном документе, повреждении упаковки составляется в двух экземплярах акт, который подписывается сотрудником подразделения конфиденциального делопроизводства и лицом, доставившим пакеты. Второй экземпляр акта направляется отделению связи, доставившему пакет, или предприятию -отправителю пакета, если пакет доставлен минуя отделение связи. Если повреждение пакета дает возможность изъять документ или прочесть его, то об этом сообщается руководителю предприятия, который определяет принимать пакет или нет.

После проставления подписи за принятые пакеты сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства заполняет графы 13 журнала учета потупивших пакетов, при этом в графе 3 количество пакетов указывается прописью, а лицо, доставившее пакеты, заверяет эти данные в графе 4. Это дает возможность обнаружить возможную пропажу пакета за период с момента его регистрации до вскрытия. Порядковые номера пакетов ежедневно начинаются с №1 или проставляются последовательно в течение года. Рядом с номером пакета, имеющего пометку "Лично", пишется слово "лично". Номера и грифы конфиденциальности вложенных в пакет документов проставляются напротив номера соответствующего пакета. Если на пакете рядом с номером документа указаны номера экземпляров, то они переносятся в журнал. Вызвано это тем, что номера экземпляров на пакете проставляются, когда их два и более, и если их не переносить в журнал, то в случае утраты какого-то экземпляра в период после вскрытия пакета до регистрации документа обнаружить утрату документа будет невозможно.

После вскрытия пакетов проверяется соответствие на пакете и документе отправителя и адресата, грифа конфиденциальности, номеров документа (если указаны на пакете).

Пакеты должны быть развернуты таким образом, чтобы убедиться, что в них не осталось вложений. В документах проверяется наличие листов, а в документах имеющих приложение, кроме того, соответствие учётных номеров, грифа конфиденциальности, номеров экземпляров, количества листов приложения, содержащейс в основном документе (сопроводительном письме).

Пакеты с пометкой "Лично" вскрываются работником, которому они адресованы, или уполномоченным им лицом. по усмотрению лица, вскрывшего пакеты, вышеперечисленные данные проверяются им самим или сотрудником подразделения конфиденциального делопроизводства.

При несоответствии на пакете и документе или на документе и приложении учётных номеров, недостаче или излишке листов и экземпляров документа, а также в случае, если документ отправлен на данное предприятие ошибочно, руководителем подразделения конфиденциального делопроизводства и сотрудником, вскрывшим пакет, составляется в двух экземплярах акт, второй экземпляр которого вместе с лицевой стороной пакета (при несоответствии данных на пакете и документе) немедленно отправляется отправителю. О недостаче листов или экземпляров сообщается, кроме того, руководителю предприятия.

После вскрытия пакета и проверки правильности вложений поступившему документу присваивается очередной номер, проставляемый в графе 7 журнала учета поступивших пакетов. Одновременно данные о документе заносятся в журнал или карточку учета поступивших конфиденциальных документов, имеющих следующие графы:

1 Учетный номер и гриф конфиденциальности документа

2 Дата поступления

3 Вид и заголовок документа

4 Откуда поступил

5Номер и дата издания

6 количество листов основного документа

7 приложений

8 Кому выдан

9 Количество листов

10 Подзапись за получение и дата

11 Подпись за возврат и дата

12 Индекс (номер) дела, номера листов дела

13 Номер по учету документов вделенного хранения, количество листов

14 Примечание

На самом документе в правом углу нижнего поля первого листа проставляется отметка о поступлении, которая содержит учетный номер, присвоенный документу, гриф конфиденциальности, дату поступления, количество листов. При наличии сопроводительного письма указывается отдельно количество листов сопроводительного письма и через знак "+" общее количество листов всех конфиденциальных приложений. при наличии открытых (неконфиденциальных) приложений количество их листов отражается отдельно через знак "+" с добавлениеем аббревиатуры "н/с" (несекретные), например:

Уч. № 47кт

15.04.2005

л.л. 1+20+6н/с

Если отметка проставляется с помощью штампа, то он может иметь следующую форму:

Уч. №

Дата

Кол-во листов

Если поступивший документ подлежит выделенному хранению, то ему следует сразу (без регистрации в журнале учета поступивших документов0 присваиватьочередной порядковый номер пожурналу учёта документоввыделеного хранения.

Учёт конфиденциальных документов выделенного хранеия

Учёт конфиденциальных документов, подлежащих выделенному хранению,осуществляется в журнале или карточках,имеющих следующие графы:

1 Учетный омер и гриф конфиденциальности документа

2 Дата регистрации

3 Вид и заголовок документа

4 Откуда поступил или каким подразделением разработан

5 С каких учетных номеров

6 Номера экземпляров

7 Количество листов в экземпляре

8 Отправление куда отправлен

9 номера экземпляров

10 наименование, номер и дата сопроводительного документа

11 Отметка о возврате

12 Уничтожение номера экземпляра

13 номер и дата акта обуничтожении

14 Передача на архивное хранение номер экземпляра

15 архивный шифр

При значительном объёме документов выделенного хранения чертёжно-графические и текстовые документы могут учитываться раздельно, но в однотипных формах учёта. В этом случае слова "чертёжно-графические" или "текстовые" должны включаться в название журнала.

В моментрегистрации заполняются графы 1-7. при регистрации чертёжно-графических документов вграфе 3 проставляются вид носителя (калька, ватман, синька) и индекс (обозначение) документа.

Взятые на учёт выделенного хранения текстовые документы помещаются вобложку и брошюруются, если не имели обложки и не были сброшюрованы, при этомпосле последнего листа документапомещается лист сзаверительной надписью, в которой

указывается прописью количество листов в документе, заверяемоеподписью (с расшифровкой) лица, составившего заверительную надпись, с проставлением даты.

Если вдокументе имеются литерные, пропущенные номераили вклееные на листы фотоотпечатки, то они оговариваются в заверительной надписи.

На текстовых документах учётные номера, присвоенные по журналу учёта документов выделенного хранения, проставляются в верхнем левом углу обложки и титульного листа (при его наличии). В правом верхнем углу проставляются гриф конфиденциальности и под ним номер экземпляра.

на присланных документах иммеющиеся там номера зачеркиваютсятушьютонкими линиями.

На каждый документ заводится карточка учёта выдачи по следующей форме.

КАРТОЧКА

учета выдачи конфиденциального документа выделенного

хранения

________________________________________________

(учетный номер, наименование документа и количество листов в нем)

Кому выдан Подпись за Подпись за возврат

получение, дата и дата