Подготовка и издание конфиденциальных документов

Проекты конфиденциальных документов, как и проекты открытых документов печатаются или с черновика, на котором они составлены, или с текста, нанесенного на другой носитель информации, или без использования того и другого. Черновики и проекты (беловики) открытых документов не регистрируются. На некоторых предприятиях поступают таким же образом и с черновиками конфиденциальных документов. В лучшем случае в учетных формах производится отметка об уничтожении черновика. Однако это нередко приводит к тому, что при составлении нескольких вариантов черновика с отметкой в учетных формах уничтожается только вариант, с которого печатался проект документа, остальные варианты просто выбрасываются в мусорную корзину или хранятся у исполнителя. Случается, что и единственный вариант черновика по ошибке выбрасывается вместе с черновиками открытых документов. Они могут попастьв чужие руки.

Самыми распространенными носителями документированной конфиденциальной информации являются бумажные и машинные носители.

бумажными носителями могут быть:

-для текстовых документов - спецблокноты, отдельные листы бумаги, типовые формы документов, стенографические и рабочие тетради;

-для чертежно-графических документов - ватман, калька, миллимитровка.

Спецблокнот предназначен для составления черновиков документов. Он представляет собой сброшюрованные и пронумерованные листы бумаги с линией отрыва и контрольным листом, в котором проставляются номера листов блокнота. Стенографическая тетрадь используется для стенограмм, рабочая тетрадь (сброшюрованная листы бумаги без линии отрыва) - как правило, для различных рабочих справочных записей, хотя в ней допускается составлять черновики отдельных больших по объему документов. Остальные носители могут использоваться как для составления черновиков, так и для печатания или рукописного изготовления проектов документов. При этом типовые формы документов - бланки с трафаретным текстом - должны содержать только открытую информацию и иметь в соответствующих местах пропуски для последующего внесения конфиденциальной информации, как правило, количественного характера.

Перед взятием на учет носители должны быть оформлены следующим образом.

На обложках спецблокнотов сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства пишет или проставляет штампом (если не проставлено типографским способом) слово "Спецблокнот" и в правом верхнем углу гриф конфиденциальности. Если листы спецблокнота не пронумерованы типографским способом, то они нумеруются сотрудником подразделения конфиденциального делопроизводств.

На обложках рабочих и стенографических тетрадей указываются вид носителя, гриф конфиденциальности, инициалы и фамилия исполнителя. Листы тетрадей нумеруются, на обороте последнего листа составляется подписываемая сотрудником подразделения конфиденциального делопроизводства заверительная надпись с указанием количества листов в тетради. Листы типовых форм документов нумеруются исполнителем, на первом листе проставляется гриф конфиденциальности.

На отдельных листах бумаги, ватмана, миллимитровки, кальки в соответствующих графах основных надписей штампов или других установленных местах исполнителем проставляются гриф конфиденциальности, номера листов, инициалы и фамилия исполнителя.