ORDER BY Город, Название;

3.2.1. Створення форм і звітів

Форми. Форма - це бланк, що підлягає заповненню. Бланк – шаблон який використовується з метою спрощення процесу заповнення бази даними (перегляд, уведення, редагування інформації в таблиці). Форми дають можливість користувачам вводити дані у таблиці бази даних без посереднього доступу до самих таблиць, а також виводити або переглядати результати не у вигляді таблиць, а у вигляді гарно оформлених бланків. Форма створюється на основі таблиць або запитів. Форми можуть бути наступних видів:

· проста форма;

· підлегла форма – є частиною іншої форми;

· кнопкова форма – для відкриття різних об’єктів бази даних.

Форма має три режими зображення:

· режим конструктора;

· режим форми;

· режим табличний.

Перемикання між зазначеними режимами виконується за допомогою перелічених команд з підменю Вид або піктограм. Зв’язок між формою і джерелом даних для неї створюється за допомогою графічних об’єктів, які мають назву елементи управління, що є інструментами пакета Visual Basic.

Звіти. Звіт – це об’єкт бази даних, який використовується для зображення даних (у вигляді документу) у друкованій формі. Звіти призначені для виводу інформації на друк. Таблицю і запити теж можна вивести на друк, але звіти мають деякі особливості виведення інформації, яких не мають ані таблиця, ані запит, наприклад, зв’язок з іншими додатками. Зовнішнє звіти мають багато спільного з формами; також співпадають методи їх створення.

3.2.2. Способи створення форм і звітів

Форму/звіт можна створити такими способами:

1. за допомогою конструктора (самостійне створення);

2. за допомогою майстра;

3. за допомогою автоформы/автоотчета (два способи).

Для створення форми/звіту за допомогою конструктора необхідно виконати:

· вибрати вкладку Форма або Отчет і натиснути кнопку Создать;

· у вікні, що з’явиться, (Новая форма/отчет) вибрати Конструктор (рис.15);

· вибрати джерело даних – таблицю або запит;

· клацнути по кнопці ОК; у результаті відкриється вікно конструктора форми/звіту.

При створенні форми/звіту за допомогою майстра у вікні Новая форма/отчет варто вибрати Майстра; далі слідувати його вказівкам (рис.16).

Створення автоформи/звіту, 1 спосіб (за допомогою команд БД): Форма/Отчет ►Создать у вікні Новая форма/отчет варто вибрати один з видів автоформи/автозвіта:

в столбец, ленточная; табличная тільки для форми.

Створення автоформи/звіту, 2 спосіб (за допомогою команд СКБД):

· на вкладці Таблиці виділити таблицю, на підставі якої створюється форма/звіт;

· активізувати команду Автоформа/Автоотчет з підменю Вставка.

У результаті Access створить форму/звіт.

Рисунок 15. Діалогове вікно Новая форма

Рисунок 16. Вікно майстра форм

3.2.3. Вікно конструктора форми/звіту

Вікна конструкторів форми і звіту практично збігаються. Вікно форми містить рядок заголовка, верхній колонтитул, область даних, нижній колонтитул, примітку форми.Для роботи з конструктором форм необхідна Панель элементов і вікно Список полей. Вони необхідні щоб створювати на бланку форми чи звіту відповідні елементи управління (рис. 17). Перш за все це створення полів таблиць, запитів на бланку форми чи звіту. При створенні форми/звіту в режимі конструктора з’явиться тільки бланк без елементів управління. Поля до бланку форми можна додати як із списку полів який відкривається після створення форми в режимі конструктора методом перетягування зі списку або можна створювати поля з панелі елементів. Список полів можна встановити самостійно за допомогою піктограми Список полей або за допомогою команди Вид ► Список полей. Якщо створюється поле з панелі елементів тоді треба вказати відповідне ім’я поля таблиці чи звіту. На бланку форми чи запиту з’являється два поля, одне поле зв’язане з таблицею чи звітом і в ньому будуть виводитись дані в режимі форми/звіту, а друге приєднане де буде виводиться тільки ім’я поля (як правило воно з лівої сторони).

Рисунок 17. Вікно конструктора форми з елементами управління

3.2.4. Панель елементів

Панель елементів містить інструменти пакета Visual Basic (рис. 18, рис.19).

Рисунок 18. Панель елементів

Рисунок 19. Елементи управління та їх призначення

Усі дані у формі (або звіті) містяться в елементах управління. Елементи управління уявляють собою об’єкти у формах, звітах або на сторінках доступу до даних, які використовуються для відображення даних, виконання дій або як елементи дизайну.

Елементи управління – це інструменти пакета Visual Basic. Елементи управління можуть бути:

зв’язаними, вільними або такі що обчислюються.

Зв’язаний елемент управління - приєднаний до поля базової таблиці або запиту. Такі елементи управління використовуються для відображення, введення або відновлення значень з полів таблиць бази даних.

Для вільного елемента управління джерела даних не існує. Вільні елементи управління використовуються для виводу на екран даних, ліній, прямокутників і малюнків.

Можна зробити й іншу класифікацію елементів управління:

· елементи управління для введення, відображення і відбору даних;

· елементи управління для аналізу даних та елементи управління для зв’язування з Web-сторінками;

· елементи управління для графіки та анімаційного тексту;

· елементи управління для користувальницького настроювання;

· елементи управління для організації даних.

Нижче наведений розширений список для елементів управління.

Елементи управління для введення, відображення і відбору даних.

Прапорці, поля зі списком, кнопки, що розкриваються списки, написи, списки, перемикачі, групи параметрів, підлеглі форми, підлеглі звіти, поля, вимикачі.

Елементи управління для аналізу даних.

Діаграми Office, зведені списки Office, електронні таблиціOffice Елементи управління для зв’язування з Web-сторінками. Гіперпосилання і приєднані гіперпосилання.

Елементи управління для графіки та анімаційного тексту.

Гіпермалюнки, малюнки, вільні і зв’язані рамки об’єкта, рядок що біжить.

Елементи управління для користувальницького настроювання це елементи Active.

Елементи управління для організації даних. Елементи розгортання, лінії, розриви сторінок, кнопки переходу по записах, прямокутники, вкладки.

Прапорці. У формі, звіті або на сторінці доступу до даних прапорець може бути використаний як окремий елемент керування, у якому відображаються значення логічного поля з базової таблиці, запиту або інструкції SQL.

Поля зі списком. У багатьох випадках зручніше вибрати значення зі списку, чим вводити дані з клавіатури по пам’яті. Поле зі списком дозволяє вибрати кожної з цих способів введення значення, не вимагаючи при цьому значного місця у формі. Поле зі списком є комбінацією двох елементів: поля та списку, що розкривається.

Значення, обране або введене в приєднане поле зі списком, вставляється в поле, до якого приєднане поле зі списком. У полі зі списком список складається з рядків з даними. Рядки містять один або кілька стовпців, із заголовками або без заголовків. Якщо поле зі списком, що складається з декількох стовпців, є приєднаним, то Microsoft Access зберігає значення одного зі стовпців. Вільне поле зі списком дозволяє зберігати значення, з іншого елементу керування. Поля зі списком мають властивість Ограничиться списком (LimitToList), що визначає, чи допускається введення в поле будь-яких значень або тільки співпадаючих з одним зі значень списку. Якщо у формі досить вільного місця і потрібно, щоб список постійно знаходився на екрані, а також якщо потрібно обмежити дані, що вводяться, наявним списком, замість поля зі списком можна використовувати список.

Кнопки. Кнопки у формі або на сторінці доступу до даних використовуються для виконання дії або набору дій. Наприклад, можна створити кнопку, що відкриває іншу форму. Щоб визначити дію для кнопки у формі, варто написати макрос або процедуру обробки події і вкласти її у властивість кнопки Нажатие кнопки (OnClick). За допомогою майстра кнопок можна створювати більше 30 різних типів кнопок. На кнопці у формі можна відобразити текст, задавши значення властивості Подпись (Caption), і малюнок, задавши значення для властивості Рисунок (Picture). На сторінці доступу до даних текст на кнопці можна відобразити за допомогою властивості Value.

Списки, що розкриваються. У багатьох випадках швидше і легше вибрати значення зі списку, чим запам’ятовувати значення, що потрібно ввести. Список, що розкривається, дозволяє вибрати значення зі списку, використовуючи не занадто багато місця на сторінці доступу до даних. Список, що розкривається, на сторінці доступу до даних виглядає, як поле зі списком у формі. Як і поле зі списком, що розкривається список показує тільки один запис доти, поки його вміст не буде розгорнуто; однак у список, що розкривається, можна вводити нові значення. Якщо список, що розкривається, у якому користувач вибирає значення, є приєднаним, це значення вставляється в поле, до якого приєднаний список. Список, що розкривається, складається з рядків даних. Рядки можуть складати тільки один стовпець, відображуваний без заголовка. Вільний список, що розкривається, дозволяє зберігати значення, використовуване в іншому елементі управління. Вільний список, що розкривається, застосовується також для пошуку запису за допомогою значення, обраного в списку.

Написи. Написи використовуються у формах, звітах або на сторінках доступу до даних для відображення описового тексту. Написи не відображають значення з полів або виразів вони завжди є вільними і не змінюються при переході від одного запису до іншої.

Напис може бути приєднаний до іншого елемента. Напис, створений за допомогою інструмента «Надпись», розміщується окремо і не приєднується ні до якого елемента управління. Такі написи використовуються для відображення різних відомостей, наприклад, заголовків форми або звіту, а також для виводу тексту, що пояснює. Написи, які не приєднані до елементів керування, не відображаються в режимі таблиці.

Списки. У багатьох випадках зручніше вибрати значення зі списку, чим вводити конкретне значення по пам’яті. Крім того, вибір зі списку дозволяє бути впевненим, що введене значення є припустимим. Список складається з рядків з даними. У формі список може містить один або кілька стовпців з заголовками. Якщо список з декількох стовпців є приєднаним, то Microsoft Access зберігає значення одного зі стовпців. На сторінках доступу до даних списки складаються з одного стовпця без заголовка. Вільний список дозволяє зберігати значення, використовуване в іншому елементі управління. Наприклад, за допомогою вільного списку можна обмежити значення, що відбираються в іншому списку або в користувальницькому діалоговому вікні. Вільний список застосовується також для пошуку запису за допомогою значення, обраного в списку. У формах замість списків можна використовувати поля зі списком; вони займають менше місця і поряд з вибором значень зі списку допускають введення значень, відсутніх у списку. Перемикачі. Перемикач можна використовувати у формах, звітах або на сторінках доступу до даних як окремий елемент керування для відображення логічного значення з базового джерела записів. При виборі або очищенні перемикача, приєднаного до поля логічного типу в базі даних Microsoft Access, значення з базової таблиці відображається у відповідності зі значенням властивості Формат поля (Format) цього поля (Да/Нет, Истина/Ложь або Вкл/Выкл).У проекті Access перемикач приєднується до стовпця з типом даних Bit. Значення 1 у цьому стовпці еквівалентно умовам Да, Вкл або Истина. Значення 0 у цьому стовпці означає умову Нет, Выкл або Ложь. Перемикачі можна також використовувати в групах параметрів для відображення набору значень що вибираються.

Елемент керування «Поле». Поля використовуються у формах, звітах або на сторінках доступу до даних для відображення даних із джерела записів. Поле такого типу називають приєднаним, тому що воно зв’язано з даними в полі. Крім того, існують вільні поля. Наприклад, можна створити вільне поле для відображення результатів обчислень або для прийому даних, що вводяться користувачем. Уміст вільного поля ніде не зберігається.

Групи параметрів. Групи параметрів можна використовувати у формах, звітах або на сторінках доступу до даних для відображення обмеженого набору альтернатив. Для вибору значення в групі параметрів досить його клацнути. У кожен момент часу в групі може бути обраний тільки один параметр. У формі або звіті група параметрів складається з рамки групи і набору прапорців, перемикачів і вимикачів. На сторінці доступу до даних група перемикачів складається з рамки групи і набору перемикачів. При приєднанні групи до поля до нього приєднується тільки рамка групи, а не прапорці що знаходяться в ній. Користувач не повинний визначати властивість Данные (ControlSource) для кожного елемента управління в групі параметрів. Замість цього у властивості Значення параметра (Option Value) для форм і звітів або у властивості Значение (Value) кожного прапорця, вимикача або перемикача варто задати число, що є припустимим для поля, до якого приєднана рамка групи. При виборі параметра в групі Microsoft Access вводить у поле значення, рівне значенню властивості Значение параметра (Option Value) або Значение (Value) обраного елемента.

3.2.5. Підлеглі форми та звіти

Підлегла форма - це форма, що знаходиться усередині іншої форми. Первинна форма називається головною формою, а форма яке є вкладеною називається підлеглою формою. Комбінацію «форма/підлегла форма» часто називають також ієрархічною формою або комбінацією «батьківської» і «дочірньої» форм. Підлеглі форми особливо зручні для виводу даних з таблиць або запитів, зв’язаних з відношенням «один-до-богатьох». Головна форма і підлегла форма в цьому типі форм зв’язані таким чином, що в підлеглій формі виводяться тільки ті записи, що зв’язані з поточним записом у головній формі. При використанні форми з підлеглою формою для введення нових записів поточний запис у головній формі зберігається при вході в підлеглу форму. Це гарантує, що запису з таблиці на стороні «багато хто» буде відповідати зв’язаний запис у таблиці на стороні «один». Це також автоматично зберігає кожен запис, що додається в підлеглу форму. Головна форма може відображатися тільки як проста форма. Головна форма може мати будь-яке число підлеглих форм, якщо кожна підлегла форма вбудовується в головну форму. Мається також можливість створювати підлеглі форми до семи рівнів вкладеності. Це означає, що можна мати підлеглу форму усередині головної форми, а іншу підлеглу форму усередині цієї підлеглої форми і т.д.

Підлеглим звітом називають звіт, вставлений в інший звіт. При комбінуванні звітів один зі звітів є головним. Головний звіт може бути як приєднаним, так і вільним, тобто не заснованим на таблиці, запиті або інструкції SQL.

4. Автоматизація роботи з базою даних

4.1.1. Загальні відомості про макроси

Макросом називають записані в потрібній послідовності макрокоманди (дії, комбінації клавіш, рис.20), які необхідні для автоматизації виконання операцій, які повторюються (таких як відкриття форм, друк звітів та ін.), шляхом натиснення кнопки будь-якої кількості разів. Макрокоманда – це основний компонент макросу (замкнута інструкція, самостійно або в комбінації з іншими макрокомандами) який визначає дії в макросі. Макрокоманда має аргумент, що дає додаткову інформацію про макрокоманду яка виконується.

Види макросів. У СКБД Access можна створювати різні макроси:

- макроси з простими макрокомандами;

- макроси з макрогрупами;

- макроси з умовними макрокомандами;

- макрос AutoKeys;

- макрос A utoExec

Родинні макроси (тобто дуже схожі) можна об’єднати в макрогрупу і привласнити їй ім’я. Для встановлення імен макрогрупи досить у меню Вид вікна макросу обрати команду Имена макросов. Існують умовні макрокоманди. Для виведення стовпця Условия слід у вікні макросу в меню Вид обрати команду Условия.