Впровадження графічної інформації

Подання інформації у вигляді таблиці, діаграми, рисунка або фотознімка дає змогу значно спростити її сприйняття та аналіз. Тому в Power Point подібні елементи застосовують досить часто.

Використовуються таблиці трьох видів:

- таблиці Word - для текстових і числових вихідних даних;

- таблиці Ехсеl - для вихідних даних і даних розрахунків, а також у тих випадках, коли за даними будують діаграми;

- таблиці Ассess - коли дані вибирають із кількох взаємо­пов'язаних таблиць.

Перші два види таблиць копіюють у Power Point: із відповідних додатків через буфер обміну. Перед впровадженням інформації з Ассеss (таблиць, форм, запитів, звітів) необхідно звернути увагу на те,

що за замовчуванням у Ассеss установлено системний шрифт МS Sans Serif, який не "підтримує" кирилицю. Тому перед копіюванням інфор­мації потрібно в Ассе85 установити шрифт, що має символи кирилиці, наприклад, Times New Roman, Аrіаl тощо.

Для зображення ієрархічної залежності між окремими еле­ментами системи, наприклад, структури управління підприємством, у презентаціях використовуються організаційні діаграми. Організаційні діаграми будують із допомогою Місго$оґі Ог§апігаІіоп Спаї. Струк­тура вікна додатка Microsoft Organization Chat аналогічна структурі стандартного вікна Windows.

Кожний елемент ієрархії має вигляд прямокутника, який називається рамка. Усі рамки мають чотири текстових поля, вміст кожного з яких замінюють потрібною інформацією. Якщо поля Комментарий 1 і Коммєнтарий 2 не змінювалися, то в режимі перегляду вони не виводяться.

Основні засоби редагування та форматування організаційних діаграм такі самі, як і в текстовому редакторі Word.

Рисунки в бізнес-презентаціях використовують у двох ви­падках:

• для демонстрації зовнішнього вигляду об'єкта чи його складових частин;

• для надання емоційного забарвлення самій презентації (щоб привернути увагу, зняти напругу і т. д.).

У першому випадку застосовують рисунки, креслення, ескізи, фотознімки, що підготовлені фахівцями з конкретної предметної га­лузі та зберігаються в графічних файлах фірми.

У другому - рисунки, що входять до стандартних засобів постачання додатків Microsoft Clip Gallery, Corel Draw тощо або збе­рігаються на різних Web-сторінках в Internet,

До комплекту Power Point входить стандартний набір рисунків у вигляді колекції. Ця колекція включає безліч картинок, виконаних на професійному рівні та дасть можливість зробити презентацію яскравішою. Вибір рисунків найширший: карти, зображення людей, будівель, пейзажів тощо.

Power Point розпізнає всі основні формати рисунків. Оскільки всі додатки Microsoft Office використовують одні й ті самі графічні фільтри, то в Power Point можна використати фільтр, установлений. наприклад, разом із додатком Word.

Існує два види рисунків: растрові та рисунки типу метафайл, які можна розгруповувати, тобто перетворювати в об'єкти Power Point, а потім редагувати із допомогою стандартних інструментів рисування. Більшість картинок належить формату метафайл. Щоб розгрупувати картинку і перетворити її на об'єкт Power Point, слід виділити її та вибрати в меню Действия панелі інструментів Рисование команду Разгруппировать. Після цього картинку можна змі­нювати, як будь-який інший нарисований об'єкт. Наприклад, можна вставити зображення людини, розгрупувати його, змінити колір одягу і потім включити змінене зображення в іншу картинку. Можна також створювати власні рисунки, використовуючи інструменти рисування

Для вибору рисунка слід клацнути кнопку Добавить картинку на панелі інструментів Рисование або скористатися меню Вставка і командою Рисунок—>Картинки. Після цього відкривається галерея кліпів Microsoft ClipArt, де можна вибрати потрібний рисунок.

Якщо потрібно вставити рисунок із зовнішнього файлу, то слід виконати команду Рисунок—>Из файла меню Вставка.

Для покращання естетичного вигляду презентації можна за­стосувати єдиний фон для всього слайда або різний фон для окремих частин слайда: заголовків, елементів списків і т, д.

Якщо єдиний фон застосовується для одного або кількох слай­дів, то їх потрібно вибрати, а якщо для всіх слайдів презентації, то їх можна не вибирати. Для вибору одного слайда потрібно перейти в режим сортувальника слайдів та клацнути лівою кнопкою миші на цьому слайді, а для вибору кількох слайдів, - утримуючи натиснутою клавішу Shift, клацати по всіх потрібних слайдах.

Щоб установити потрібний фон для всіх або вибраних слайдів, слід виконати такі дії:

• вибрати меню Формат і команду Фон;

• у вікні діалогу Фон в розділі Заливка фона відкрити список із переліком кольорів і способів заливки.

У цьому списку можна:

• у розділі Авто встановити фон, який постачається разом із шаблоном дизайну;

• вибрати потрібний колір із набору і клацнути на ньому лівою кнопкою миші;

• вибрати опцію Другие цвета і відкрити додаткові кольори: на вкладинці Обычные - стандартні кольори Windows; на вкладниці Спектр - будь-який довільний колір;

• вибрати опцію Способы заливки. Після вибору цієї опції на екрані з'являється діалогове вікно Заливка із чотирма вкла­дниками: Градиентная, Текстура, Узор і Рисунок, використовуючи які можна встановити колір і візерунок фону, а також "імпортувати" фоновий рисунок;

• щоб установити єдиний колір фону для всіх слайдів пре­зентації, слід клацнути кнопку Применить ко всем; щоб установити колір фону лише для вибраних слайдів - кнопку Применить.

Крім рисунків, можна також працювати зі звуковими та відео­файлами. Звуковий супровід належить не до якоїсь конкретної час­тини, а до всього файлу. Power Point також дає змогу самостійно запи­сати мовний супровід файлу.

Щоб вставити відеокліп або звуковий файл, слід скористатися меню Вставка і командою Фильмы й звук. Відкриється додаткове підменю, яке надасть можливість вибрати потрібний відеокліп або звуковий файл.