Проектування та створення бази даних

Перед тим як перейти до створення бази даних із допомогою комп'ютера, необхідно скласти її приблизний проект на папері. Спо­чатку потрібно вирішити, які поля слід включити до бази даних і на скільки різних частин буде розподілена вся інформація. Після вибору полів їх слід розподілити за різними таблицями.

Основна ідея реляційного підходу полягає в тому, щоб пред­ставити довільну структуру даних у вигляді двовимірної таблиці, тоб­то нормалізувати структуру. Незважаючи на різноманітність таб­лиць, у реляційній системі прийнято умовно класифікувати таблиці на оперативні та довідкові. Оперативна таблиця змінюється часто, а довідкова рідше (введені в ній дані лише коригують або доповнюють).

Кожний запис у таблиці повинен мати первинний ключ або унікальне поле, значення якого однозначно визначає цей і лише цей запис.

Первинний ключ повинен мати дві властивості:

• однозначно ідентифікувати записи: кожний запис по­винен мати унікальне значення первинного ключа;

• не мати надмірність даних, тобто ніяке поле не можна вилучити з таблиці, не порушуючи тим самим однозначної іденти­фікації записів,

Суть нормалізації полягає в тому, щоб виключити з таблиці поля, не пов'язані безпосередньо з первинним ключем таблиці. Якщо в процесі перегляду підготовленої БД у таблицях виявиться однойменне поле, що не входить до первинного ключа жодної з таблиць, то це помилка нормалізації.

Щоб створити нову базу даних Ассеss, можна скористатися послугами Майстра, але можна її створити і вручну. Після заванта­ження Ассеss на екрані з'явиться вікно-запрошення, в якому слід установити перемикач Новая база данных і клацнути кнопку ОК. Після цього на екрані з'явиться діалогове вікно Файл новой базы данных, в якому потрібно вибрати диск та папку для створення, а також ввести ім'я файлу. Після виконання цих дій на екрані з'явиться Головне вікно бази даних Із шістьома вкладниками.

При розробці БД перш за все потрібно створити таблиці, в яких будуть зберігатися дані. Тільки після заповнення цих таблиць можна переходити до обробки інформації чи створення інших об'єктів.

Щоб створити нову таблицю БД, спочатку слід клацнути вкладинку Таблицы Головного вікна, а потім – кнопку Создать. Після цього з’явиться діалогове вікно Новая таблица, в якому передбачено п’ять способів створення таблиці:

1. Режим таблицы – для введення даних у рядки та поля абстрактної таблиці;

2. Конструктор – для самостійного проектування таблиці;

3. Мастер таблиц – для отримання допомоги Access при створенні таблиці;

4. Импорт таблиц – для імпортування даних із таблиць інших баз даних Access, Dbase, Pro, Paradox або інших ODBC-сумісних, а також для імпорту текстового файлу чи електронної таблиці Excel;

5. Связь с таблицами – для створення таблиці, зв’заної з таблицею із зовнішнього файлу.

Хоча спосіб створення Мастера таблиц найпростіший, але він не враховує усіх особливостей. Тому доцільно на початковому етапі вивчення СУБД Access розглянути спосіб Конструктор.

У вікні конструктора таблиці містяться такі області:

Область Введення полів – призначена на введення імен полів і типів даних, а також описування окремих полів;

Область властивостей полів – призначена для введення опцій полів, що називаються властивостями.

Поля створюються введенням імені поля і типу даних у кожний рядок області введення. Імена полів у одній таблиці не повинні повторюватися. За замовчуванням Access присвоює текстовий тип даних кожному новому полю. Щоб присвоїти полю інший тип даних, слід клацнути кнопку зі стрілкою, і зі списку, що відкривався, вибрати потрібний тип. Для чисел, що містять знаки пунктуації (дефіси в номерах телефонів і т.д.), слід використовувати числовий тип даних і маску введення для числового поля.

Використання описування поля не обов’язкове. Воно потрібне лише тоді, коли необхідно нагадати призначення конкретного поля. Описування поля зручне тим, що воно з’являється в рядку стану при введенні даних у це поле.

Для ефективної роботи в Access кожна таблиця повинна мати ключове поле. Основний ключ – унікальний та ідентифікує кожний запис. Виходячи з цього, значення поля, вибраного як ключове, повинно відрізнятися для різних записів таблиці.

Переваги використання ключового поля такі:

· Швидкість. Використовуючи основний ключ, БД створює індекси, що дають змогу прискорити роботу запитів і низки інших функцій;

· Впорядкування. СУБД автоматично сортує та відображає записи бази даних у порядку зростання або спадання основного ключа таблиці;

· Відсутність повторень. БД не дає можливості користувачу вводити дані з такими самими основними ключами, як і у існуючого запису;

· Зв’язки. СУБД організовує зв’язки між таблицями, використовуючи основний ключ.

Вибір ключового поля –важливий етап створення таблиці, тому при виході з режиму Конструктора таблиці з’являється нагадування про створення ключового поля. Якщо в таблиці немає поля, що могло б виконувати роль ключового, то можна вибрати комбінацію полів або поле типу Счетчик, яке і буде ключовим.

Первинний ключ для вибраного поля можна створити, наприклад, із допомогою кнопки Ключевое поле на панелі інструментів об’єкта Таблица або меню Правка і команди Ключевое поле. Після створення первинного ключа на маркері поточного рядка в режимі Конструктора з’явиться піктограма ключа.

Робота з таблицями

СУБД Ассеss дає змогу виконувати різні операції над даними, що зберігаються в таблицях. Важливими операціями є сортування, індексування та фільтрація записів.

Сортування це визначення такого порядку записів у таблиці, при якому досягається швидкий доступ до даних. Крім того, упорядкування записів у необхідній послідовності суттєво полегшує їх аналіз. Сортування даних може виконуватися за зростанням (О... 9 і А... 2) або за спаданням (9... О і 2... А).

Індексування дає змогу суттєво підвищити швидкість пошу­ку даних, сортування записів і створення звітів. Для кожного зна­чення ключа в індексному полі міститься покажчик відповідного запису файлу даних. Фактично індексоване поле являє собою ще одне ключове поле, значення якого за замовчуванням сортуються за зро­станням.

Фільтрація використовується для пошуку записів, що міс­тять потрібні значення полів. При використанні фільтра на екран ви­водяться лише ті записи, що задовольняють визначену умову.

Після створення таблиць бажано встановити зв'язки між ними за відповідними ключовими полями. Зв'язки між таблицями поділя­ються на чотири типи:

• один-до-одного. Зустрічається рідко і використовуєть­ся лише при зв'язуванні двох таблиць. Такий зв'язок позначається лінією з цифрами "1" на обох кінцях;

• один-до-багатьох. Використовується для зв'язування одного запису в таблиці з кількома записами в іншій таблиці. Подіб­ний зв'язок буде створено в тому випадку, коли одне з полів зв'язано з ключовим чи індексованим полем за умови відсутності повторень. Такий зв'язок позначається на одному кінці лінії цифрою "1", а на іншому - символом “∞”;

• багато-до-одного. Такий зв'язок показує, що кілька за­писів однієї таблиці зв'язані з одним записом іншої таблиці. Зв'язки подібного типу звичайно не визначені, оскільки не базуються на полі первинного ключа в будь-якій із таблиць. Такий зв'язок позначається просто лінією;

• багато-до-багатьох. Такий зв'язок використовується досить рідко, оскільки для нього необхідна додаткова проміжна таб­лиця.

Для встановлення зв'язків між таблицями використовується меню Сервис, а потім команда Схема данных або однойменна кнопка на панелі інструментів вікна бази даних. У вікні Схема данных кожна таблиця має вигляд прямокутника, зв'язки між таблицями - у вигляді ліній, а ключові поля в них виділено напівжирним шрифтом.

Спочатку потрібно додати відповідні таблиці у вікні Схема данных із допомогою відповідної команди Добавить таблицу. В одній із таблиць курсор мипіі набуває вигляду маленького прямо­кутника. Після відпускання лівої кнопки миші на екрані з'явиться вікно Связи, яке описує зв'язок, що встановлюється. При цьому обо­в'язково слід проконтролювати встановлення опції Обеспечепие целостности данных.

Забезпечення цілісності даних - це управління зв'язками між таблицями, при якому в одній таблиці не будуть знищені дані, необхідні для іншої таблиці. Цілісність даних зберігає дані таблиць від тих змін, що можуть порушити зв'язки між таблицями.