Создание и редактирование документа в MS Word 2007

Создание нового документа

Для создания нового документа предназначен пункт Создать кнопки Office. При его выборе появляется окно Создание документа (рис. 12). В его левой части необходимо указать категорию шаблонов, на основе которых будет создан документ. По умолчанию стоит вариант Пустые и последние. Для завершения создания нового документа необходимо в правом нижнем углу нажать кнопку Создать. Появится окно нового пустого документа. Точно такое же окно всегда создается по умолчанию в момент открытия самой программы Word 2007.

Рисунок 12. Создание нового документа

В Word 2007 имеется большой выбор шаблонов – готовые и оформленные документы, где требуются только в определенных полях внести свою информацию.

Пункт Установленные шаблоны облегчает задачу создания документа, можно просто выбрать из предлагаемого списка наиболее подходящий по оформлению документ.

Пункт Мои шаблоны – если существующие шаблоны документов не удовлетворяю запросы, то можно создать свой.

Пункт Из существующего документа предназначен для создания нового файла на основе уже имеющегося документа. При выборе этого пункта пользователь должен указать на диске уже имеющийся документ. При этом содержимое указанного файла будет размещено в новом созданном документе.

К имеющимся шаблонам также можно применить редактирование.

Например, изменить стиль, формы таблицы, рисунок.

Сохранение документа

Word 2007 по умолчанию сохраняет файлы в формате.docx. Этот формат не поддерживается старыми версиями программы. Поэтому, чтобы документ был совместим с предыдущими версиями Word, необходимо сохранять файл в Режиме ограниченной функциональности, например, как Документ Word 97-2003 (кнопка Office – Сохранить как …).

Открытие документа

Если пользователь откроет документ, созданный старой версией Word, то файл будет запущен в режиме ограниченной функциональности (об этом будет сигнализировать строка заголовка). В таком режиме работы некоторые функции программы будут недоступны. Чтобы иметь возможность использовать все функции Word 2007, необходимо конвертировать файл. Для этой цели служит меню Преобразовать кнопки Office.

MS Word 2007 позволяет работать с несколькими документами одновременно. При этом каждый новый документ открывается в отдельном окне. Кнопки панели Окно (рис. 13) предназначены упростить работу пользователя при этом:

Новое окно – создает новое окно для просматриваемого документа;

Упорядочить все – размещает рядом окна всех документов, открытых на данный момент;

Разделить – разделяет окно документа на две части. При этом в каждой из частей можно листать документ независимо от другой. Очень удобно, когда приходится часто работать в разных частях большого документа;

Рядом – располагает окна открытых документов рядом для сравнения их содержимого;

Синхронная прокрутка – становится активной, при нажатой кнопке Рядом и позволяет синхронно прокручивать документы;

Восстановить расположение окна – изменение положения окон сравниваемых рядом документов таким образом, чтобы каждое из них занимало половину экрана;

Перейти в другое окно – переключение между окнами открытых документов.

Рис. 13. Кнопки панели Окно

Режимы работы с документом

Существуют различные режимы отображения документа при работе с ним. Их можно найти на вкладке Вид – Режимы просмотра документа (рис.14).

Разметка страницы – просмотр документа в том виде, в котором он будет напечатан. При этом все элементы интерфейса остаются на месте, что дает возможность быстро исправлять ошибки в документе.

Рис. 14. Меню Режима просмотра документа

Режим чтения – просмотр документа в полноэкранном режиме чтения. При этом из окна исчезают почти все элементы интерфейса, на экране находится один текст и несколько кнопок управления. Кнопка Параметры просмотра служит для настройки параметров просмотра документа. При еенажатии появляется окно с дополнительными возможностями настройки;

Веб-документ – режим просмотра документа в виде веб-страницы, документ открывается по всей ширине монитора;

Структура – просмотр документа в виде структуры, полезен при работе с большими документами;

Черновик – режим для быстрого редактирования документа. В этом режиме нет разбивки на страницы, не отображаются некоторые элементы документа, например, колонтитулы, линейка.

Редактирование

Редактирование – процесс изменения содержания документа. Выполняется путем

– набора с клавиатуры новых фрагментов;

– вставки фрагментов из других документов;

– копирования фрагментов в текущем документе;

– перемещения фрагментов;

– удаления фрагментов документа.

Принцип выполнения всех команд, в том числе и команд редактирования, в офисных приложениях Windows одинаковый: на первом шаге надо указать (выделить) объект, над которым будет выполняться какая-либо операция, на втором шаге в меню выбрать необходимую команду либо использовать «горячие клавиши».

Применительно к текстовому процессору под объектом будемподразумевать часть слова, слово, несколько слов, предложение, строку, абзац или весь текст.

Для Выделения произвольного объекта можно воспользоваться одним из следующих способов:

a) с помощью мыши: необходимо установить курсор в начало объекта, совместить с ним курсор мыши и при нажатой левой кнопке мыши перемещать его в конец выделяемого объекта.

b) с помощью клавиатуры: переместить курсор в начало объекта, нажать клавишу Shift и не отпуская её перемещать курсор с помощью клавиш управления курсором в конец объекта.

Вместо этого можно воспользоваться более быстрыми способами выделения конкретных фрагментов текста.

Таблица 1.

Фрагмент текста	Возможный вариант выполнения операции
Слово	Двойной щелчок мыши на слове
От позиции курсора до конца строки	Удерживая клавишу Shift, нажать End (Shift+ End)
Предложение	3 щелчка в любом месте предложения
Абзац	Протащить мышь по левому полю Двойной щелчок мыши на левом поле Тройной щелчок мыши на абзац
Документ	Ctrl+А(латинское)
От позиции курсора до конца документа	Ctrl+ Shift+ End

Копирование и перемещение объектов

Для копирования и перемещения объектов внутри одного документа или между приложениями можно использовать буфер обмена (ClipBoard). Буфер обмена — это область памяти компьютера, доступная приложениям Windows, в которой хранятся вырезанные или скопированные данные. После выполнения команд Копировать или Вырезать Windows помещает выделенный фрагмент документа в буфер обмена, откуда он может быть вставлен в тот же самый или другой документ или в другую программу с помощью команды Вставить. Команда Вставить может выполняться многократно до тех пор, пока буфер обмена не будет очищен или на место скопированного фрагмента не будет помещен другой.

Способы копирования/перемещения фрагментов текста.

Таблица 2.

Вариант выполнения	Технология работы
Через панель инструментов	1.Выделите фрагмент текста. 2.Поместите выделенный фрагмент в буфер обмена, щелкнув по соответствующей кнопке в панели инструментов. 3.Установите курсор на место назначения. 4.Щелкните по кнопке Вставить в панели инструментов, или нажать клавишу Insert.
Через контекстно-зависимое меню (для всех версий WORD)	1.Выделите фрагмент текста. 2.Поместите выделенный фрагмент в буфер обмена. Для этого щелкните правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выберите Копировать/Вырезать. 3.Установите курсор на место назначения. 4.Щелкните правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выберите Вставить.
Используя клавиатуру (для всех версий WORD)	1.Выделите фрагмент текста. 2. Поместите выделенный фрагмент в буфер обмена, нажав одновременно клавиши CTRL+C для копирования или CTRL+X для перемещения. 3. Установите курсор на место назначения. 4. Нажмите клавиши CTRL +V, чтобы Вставить фрагмент текста.
Используя мышь(для всех версий WORD)	Выделите фрагмент текста. Для перемещения: Поместите указатель мыши на выделенном фрагменте, удерживайте нажатой левую кнопку мыши и перетаскивайте указатель на место назначения. Внимание! Во время перетаскивания объекта к указателю мыши добавляется прямоугольник. Для копирования выделенного фрагмента удерживайте нажатой клавишу CTRL во время перетаскивания объекта. Внешне о копировании будут сообщать две детали экрана: плюсик в указателе и строка состояния, где появляется соответствующий вопрос (Куда копировать?).
Через вкладку Главная (для WORD-2007)	1. Выделите фрагмент текста 2. Выберите команду Копировать вкладки Главная (группа Буфер обмена) 3. Выберите команду Вставить вкладки Главная (группа Буфер обмена)

Удаление объектов

Для удаления фрагмента текста:

¨ выделите нужный фрагмент

¨ нажмите клавишу Delete

Внимание! После этой операции фрагмент текста исчезнет.

Форматирование текста

Форматирование – процесс придания документам надлежащего вида.

К стандартному форматированию документов можно отнести такие операции с фрагментами текста, как изменение положения на листе, изменение правых и левых отступов, красной и выступающей строки, выравнивание текста, изменение междустрочных интервалов, обрамление и затенение абзацев, применение различных шрифтов.

Для отступа текста слева сделайте следующее:

Выделите текст → нажмите по нему правой кнопкой мышки → выберите абзац (рис. 15) (либо на ленте выбрать вкладку Главная → Абзац → стрелку открытия диалогового окна Абзац, см. рис. 16)

Рис.15 Пример форматирования абзаца

Рис. 16. Окно форматирования абзаца

Затем в пункте отступ → слева выберите нужное для вас значение отступа (рис. 17)

Рис. 17. Отступы и интервалы команды Абзац

По аналогии выставляются отступы справа, отступ красной строки (если он необходим). В этом же диалоговом окне выставляются интервалы перед и после абзацев, междустрочные интервалы.

Окно с данным набором команд также позволяет выставить параметры текста на странице (см. вкладку Положение на странице диалогового окна Абзац).

Вставка разрыва раздела

Для изменения разметки и форматирования одной или нескольких страниц документа используются разрывы раздела. Например, можно разметить часть страницы с одной колонкой как имеющую две колонки, разделить главы документа так, чтобы нумерация страниц для каждой из глав начиналась с 1, или задать разные колонтитулы для различных разделов документа. Для вставки разрывов необходимо выбрать команду Разметка страницы→Разрывы, а затем определить тип разрыва (Разрыв страницы, Разрыв раздела) с соответствующим подтипом разрыва.

Изменение разметки и форматирования документа

1. Выберите место, с которого будет начинаться текст с другим форматированием.

Можно выбрать часть документа, вставив два разрыва раздела в ее начале и конце.

2. На вкладке Разметка страницы в группе Параметры страницы выберите команду Разрывы.

3. В группе Разрывы разделов выберите тип разрыва раздела, соответствующий необходимым изменениям формата.

Например, при разделении документа на главы, возможно, потребуется начинать каждую из них с нечетной страницы. В этом случае в группе Разрывы разделов следует выбрать параметр С нечетной страницы. Рис. 18. Команда вставки разрывов

Вставка принудительного разрыва страницы

1. Щелкните место, откуда следует начать новую страницу.

2. На вкладке Вставка в группе Страницы выберите команду Разрыв страницы.