И информационно-документационное обеспечение управления

Параллельно с термином «делопроизводство» примерно с середины 1970-х годов в научной, учебной и методической литературе используется термин «документационное обеспечение управления (ДОУ)». Он появился в период, когда активно велись работы по созданию автоматизированных систем управления, и по аналогии с другими терминами АСУ: программное обеспечение, информационное обеспечение, математическое обеспечение, лингвистическое обеспечение и др. (6)

Новый термин должен был заменить старый термин «делопроизводство», который к тому времени воспринимался как устаревший. Однако у нового термина имеется недостаток: это словосочетание из трех слов, причем слов трудно произносимых. Хотя термины-словосочетания - явление вполне допустимое, но для удобства пользования все-таки предпочтительны термины-слова. Поэтому термины «документационное обеспечение управления» и «делопроизводство» употребляются как синонимы, что отражено в государственном стандарте (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»). Например, в названиях нормативных документов: «Государственная система документационного обеспечения управления» и «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти Российской Федерации».

Однако между этими терминами существуют и некоторые различия. Термин «документационное обеспечение управления» и более широкий термин, применяемый сегодня - информационно-документационное обеспечение управления, - используется тогда, когда речь идет о современных компьютерных технологиях работы с документами, включает помимо традиционной работы с документами также информационное обслуживание, создание, ведение и работу с базами данных. Этот термин подчеркивает именно информационно-техническую составляющую в работе с документами.

Термин «делопроизводство» преимущественно употребляется, если речь идет об организационной стороне работы с документами, принципах внедрения делопроизводства, традиционных приемах работы с документами.

Делопроизводство - это самостоятельная функция учреждения, организации, предприятия, фирмы, стоит в одном ряду с такими управленческими функциями, как обеспечение персоналом, материально-техническое обеспечение, обеспечение финансами и др. Делопроизводство присутствует в любой организации независимо от ее организационно-правовой формы, характера и направлений деятельности, поскольку любая деятельность - это, прежде всего, работа с документами.

Делопроизводство/документационное обеспечение управления - это самостоятельная отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами.

Таким образом, в современном значении «делопроизводство» - это документационное обеспечение управления, самостоятельная отрасль административно-управленческой деятельности организации, учреждения, предприятия, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, создание документационной информационной базы на различных носителях для использования управленческим аппаратом в процессе реализации его функций.

Контрольные вопросы для самопроверки:

1) К какому периоду относится приказное делопроизводство и почему оно так называется?

2) Что пришло на смену приказному делопроизводству? Какой документ, утвержденный Петром I, стал основой для работы коллегий?

3) Дайте определение термину «делопроизводство» в соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

4) Какие аспекты выделяются в делопроизводстве? Дайте их краткую характеристику.

5) В каких документах фиксируется управленческая деятельность организации?

6) Когда вошел в употребление термин «документационное обеспечение управления»? Чем это обусловлено? В чем заключается отличие термина «делопроизводство» от термина «документационное обеспечение управления»?

Литература

· ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Госстандарт, 1998.

· Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство. - СПб.: Питер, 2004. - 256 с.

· Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. Документационное обеспечение управления: Учебник. - М.: МЦФЭР, 2007. - 432 с.

· Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Учеб. пособие. - М.: ФОРУМ:ИНФРА-М, 2003. - 256 с.

· Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: Учебно-практическое пособие. - М.: ТК Велби, Изд. Проспект, 2005. - 384 с.