Современная структура управления документацией в России

Как сам процесс создания документов, так и организация работы с ними всегда были регламентированы специальными законодательно-нормативными и нормативно-методическими актами. В дореволюционный период крупнейшими законодательными актами, определявшими постановку делопроизводства, были «Генеральный регламент», утверждённый Петром 1 28 февраля 1720 года, «Учреждение для управления губернией» 1775 г. Екатерины II, «Общее учреждение министерств» 1811 г. В этих актах были установлены основные принципы работы с документами, действующие и сегодня (например, обязательный учёт документов, регистрация, контроль, формирование дел, создание архива учреждения и т.д.).

Законодательные акты, касавшиеся отдельных сторон документирования и нормативно-методические документы, регламентирующие ведение делопроизводства, издавались, и в советский период.

В настоящее время в Российской Федерации отсутствует единый орган, несущий всестороннюю юридическую ответственность за создаваемую и используемую обществом документацию. Эта ответственность рассредоточена между рядом органов государственной власти и управления в соответствии с их функциональными обязанностями.

К основным органам власти и управления, отвечающим за организацию документационного обеспечения управления (ДОУ) на территории Российской Федерации, относятся:

· Государственный комитет Российской Федерации по стандартизации и метрологии (Госстандарт России);

· Федеральное архивное агентство в составе Министерства культуры и массовых коммуникаций (Росархив);

· Федеральная служба по труду и занятости в составе Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации;

· Министерство юстиции Российской Федерации (Минюст России);

· Пенсионный фонд Российской Федерации (ПФ России).

Положение о Государственном комитете Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарте России) утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от 07.05.1999 №498.

Госстандарт является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим межотраслевую координацию, функциональное регулирование в области стандартизации, метрологии и сертификации.

Госстандарт России выполняет следующие основные функции:

· несет ответственность за нормативное закрепление конкретных унифицированных форм документов, их информационных элементов и систем документации;

· обеспечивает общую координацию проводимых в стране работ по унификации и сокращению многообразия форм документов, обращающихся в различных сферах деятельности;

· участвует в международной унификации и стандартизации как самих документов, имеющих международное значение (например, внешнеторговая документация), так и их информационных элементов (например, обозначения дат, кварталов, недель, дней и пр.);

· создает и ведет федеральный фонд государственных стандартов и общероссийских классификаторов технико-экономической информации, правил, норм и рекомендаций по стандартизации, метрологии, сертификации (1).

Упорядочение конкретных систем документации находится в ведении министерств и ведомств, отвечающих за определенную сферу деятельности и, соответственно, ее документационное обеспечение.

Общее методическое руководство в области делопроизводства и архивного дела в России осуществляет Федеральное архивное агентство (Росархив), которое находится в ведении Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации.

Положение о Федеральной архивной службе России утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от 28.12.1998 №1562.

Росархив является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим государственное регулирование в области архивного дела и контроль за сохранностью, комплектованием и использованием документов Архивного фонда Российской Федерации (2).

Ведущая научная организация в этой области - Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), который разрабатывает нормативы и рекомендации как по организации делопроизводства в целом, так и по отдельным направлениям работы с управленческой документацией, в том числе и на машинных носителях (магнитных лентах, жестких дисках, дискетах и т.д.).

Росархив и его органы занимаются сбором и хранением документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое или культурное значение. Росархив также несет ответственность за организацию и рационализацию делопроизводства в стране.

Указания Росархива по вопросам делопроизводства распространяются на все организации независимо от системы хозяйствования и формы собственности, служат целям упорядочения создания документов, их обработки и сохранения.

Кроме того, на Росархив в качестве ведомства-разработчика возложена ответственность за организационно-распорядительную документацию (ОРД), что предполагает:

· разработку общих требований к ОРД;

· разработку форм документов;

· контроль за соблюдением законодательства РФ в области архивного дела и за применением ОРД в различных сферах деятельности;

· унификацию форм документов путем создания унифицированной системы ОРД;

· осуществление международных связей в области архивного дела и делопроизводства.

В настоящее время в соответствии со ст. 13 Основ законодательства РФ об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 07.07.1993 №5341-1, а также п. 10 Положения об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденного Указом Президента РФ от 17.03.1994 № 552 (с изм. на 01.12.1998) частные компании являются собственниками документов, образующихся в результате их деятельности, и не обязаны передавать их в государственный архив.

Частная компания имеет право заключить с каким-либо государственным или муниципальным архивным учреждением договор, согласно которому некоторые документы компании, отнесенные в установленном порядке к составу негосударственной части Архивного фонда РФ могут быть переданы на хранение в государственный или муниципальный орган.

Если компания имеет условия для обеспечения хранения документов и не желает иметь дело с государственным архивом, то она вправе не передавать свои документы на хранение в государственные архивные учреждения (3).

Таким образом, Госстандарт России и Росархив являются основными ведомствами, регулирующими документацию в общегосударственном масштабе. Как правило, они действуют в тесном контакте при решении всех основных вопросов управления документацией и делопроизводства. В их функции входит определение направлений совершенствования документации и организации работы с ней.