А.И.Зотин, А.А.Зотин 2 страница

В верхней части окна любого справочника размещаются пиктограммы, используемые для вызова того или иного действия со справочником. При наведении на пиктограмму курсора мыши на экран выводится подсказка о том, какое действие предусмотрено при нажатии на нее. Кроме того, в окне имеется раскрывающийся список "Действия", представляющий полный перечень допустимых функций.

Ознакомьтесь вкратце с его содержимым самостоятельно.

Займемся вводом сведений о нашей гипотетической компании. Для этого откорректируем элемент "Основное юридическое лицо". Для того чтобы изменить элемент справочника, нужно дважды щелкнуть по нему мышью или нажать клавишу F2. Заполните форму в соответствии с рисунком.

Назначение большинства параметров открывшейся экранной формы понятно без каких-либо особых комментариев. Отметим лишь, что в поле "Наименование" следует задавать краткое, мнемонически понятное обозначение юридического лица. Именно оно будет фигурировать как элемент списка. В поле "Полное наименование" вводится точное название фирмы, которое будет подставляться системой автоматически при оформлении официальных документов.

В нашем примере будем считать основным юридическим лицом фирму ООО "Петрик и Ко". Именно этот текст и следует ввести в поле "Полное наименование". В поле "Наименование" мы внесли сокращенный вариант названия "Петрик и Ко".

Поскольку наш пример полностью условен, поля "ИНН", "КПП" и "ОКПО" можно заполнить, что называется, "от фонаря". То же касается адресов и телефонов гипотетической фирмы. Для разбора примеров книги можно и вообще не заполнять эти поля.

Поле "Контрагент" в данном случае заполнять не нужно. В дальнейшем мы подробнее остановимся на толковании этого понятия.

Теперь нужно заполнить сведения о расчетных счетах
компании. Они нужны для последующего оформления средствами
конфигурации платежных документов. Справа от поля "Основной
счет" имеется три кнопки. Одна из них уже известная нам кнопка
"Многоточие". Это означает, что заполнение данного поля можно

осуществлять не вручную, а путем выбора из определенного

набора значений. Нажмите на нее. Откроется справочник

"Банковские счета".

Здесь хранятся сведения о банковских счетах различных организации, как принадлежащих "нашей" компании, так и

сторонних. В настоящий момент в нем зафиксировано только одно значение. Для начала нам нужно откорректировать его и задать все необходимые сведения о расчетном счете нашей фирмы.

В настоящий момент справочник "Банковские счета" открыт в

режиме выбора значения. Такой режим работы со справочником

автоматически включается в том случает, когда справочник вызывается при заполнении связанного с ним поля ввода какой-либо формы. В нем двойной щелчок мыши по тому или иному элементу означает выбор данного элемента и его перенос в поле вода, для заполнения которого справочник был вызван Нам же нужно предварительно откорректировать элемент справочника функцию корректировки можно вызвать, нажав клавишу F2 выбрав пункт "Изменить" списка "Действия" или соответствующую пиктограмму.

Перед нами форма ввода сведений о расчетном счете.

В поле "Наименование" задается наименование счета. Именно этот текст "представляет" данный расчетный счет в списке расчетных счетов фирмы. Если у фирмы много расчетных счетов, то настоятельно рекомендуется давать каждому из них однозначно понятные наименования. В нашем примере будем считать, что счет один. Поэтому оставим автоматически сформированное название без изменений.

Легко догадаться, что в поле "Банк" задается ссылка на банк, в котором открыт расчетный счет. Это поле заполняется выбором из справочника банков (кнопка "Многоточие").

В настоящий момент список банков пуст. В него нужно ввести сведения о банке, в котором открыт счет. Это можно сделать, нажав клавишу Insert, выбрав элемент "Добавить" списка "Действие" или нажав соответствующую пиктограмму (найдите ее самостоятельно). Откроется окно ввода сведений о банке. Поскольку в нашем примере все условно, "условным" будем считать и банк. Поэтому его наименование и реквизиты можно заполнить, как Вам больше нравится. Например, так, как представлено на следующем рисунке.

В нижней части окна формы ввода сведений о банке размещены три кнопки: "О/с", "Записать" и "Закрыть". С такого рода кнопками мы будем сталкиваться практически во всех формах ввода, и везде они выполняют похожие функции.

При нажатии на кнопку "Ok" введенные (измененные) данные записываются, и форма ввода закрывается. При нажатии на кнопку "Записать" данные записываются в информационную базу, но форма ввода не закрывается и можно продолжить редактирование. Это бывает нужно для того, чтобы зафиксировать данные в информационной базе и продолжить работать с формой. В ряде случаев это необходимо, чтобы вызвать дополнительные режимы работы с формой, которые не могут быть выполнены без записи данных в базу. Нажатие на кнопку "Закрыть" позволяет закрыть окно формы без записи. Это бывает необходимо в тех случаях, когда данные были изменены неверно, и пользователь хочет отказаться от записи нежелательных изменений в базу. Если данные действительно были изменены, то система, на всякий случай, выдаст запрос о том, действительно ли мы хотим покинуть форму без записи изменений в базу.

При ответе "Да" изменения будут сохранены, а при ответе "Нет"-не будут. При нажатии на кнопку "Отмена" можно продолжить редактирование.

В нашем случае, заполнив сведения о банке, следует нажать "Ok". Данные зафиксированы в справочнике банков.

Теперь, дважды щелкнув мышью по названию только что введенного банка или нажав на клавишу Enter, мы перенесем название банка в поле ввода сведений о расчетном счете. Номер счета заполните по своему усмотрению.

В поле "Вид" указывается вид счета. Оно заполняется выбором из предопределенного списка, в котором содержится всего 4 значения ("Расчетный", "Депозитный", "Ссудный", "Иной"). Дополнить или изменить этот список нельзя. В нашем случае нужно выбрать значение "Расчетный".

Поля "Дата открытия" и "Дата закрытия" можно не заполнять.

В поле "Валюта счета" нужно указать валюту, в которой ведется счет. Оно заполняется выбором из справочника валют.

Выберите российский рубль (RUR). Остальные поля формы ввода сведений о банковском счете заполнять не будем.

После нажатия на кнопку "О/с" мы вернемся в список банковских счетов. Данные о счете откорректированы.

Теперь и их можно перенести в форму ввода сведений о юридическом лице (двойной щелчок мышью или клавиша Enter). Форма полностью заполнена, и ее можно закрыть ("Ok").

данные о фирме ООО "Петрик и Ко" зафиксированы в списке юридических лиц. Попутно мы ввели реквизиты расчетного счета фирмы и банка, в котором он открыт. Можно было бы ввести и сведения о других счетах (если они имеются) и других банках. Таким образом, работая с одним списком можно пополнять или изменять сведения, зафиксированные в других справочниках.

Удалить элемент справочника можно, нажав комбинацию клавиш Shift-Del или выбрав пункт меню "Действия - Удалить". То же касается и списков документов. Однако к удалению данных в любом случае нужно относиться очень внимательно: если есть другие данные, которые ссылаются на удаляемый элемент справочника или документ, то они окажутся не полностью определенными. Поэтому в конфигурации имеется еще и отложенный режим удаления, при котором элемент списка только помечается на удаление, а "по-настоящему" удаляется только после выполнения специальной процедуры, в которой выполняются функции контроля ссылочной целостности данных. Мы настоятельно рекомендуем подробнее ознакомиться с контролем ссылочной целостности по документации на программу ("Руководство пользователя", "Контроль ссылочной целостности", стр. 123).

Завершая данный параграф, необходимо отметить, что в условиях реальной работы справочник банков можно заполнить автоматически, загрузив список банков с полным набором реквизитов с сайта "РосБизнесКонсалтинг" или диска

информационно-технологического сопровождения (ИТС). Мы не будем рассматривать эту процедуру и рекомендуем ознакомиться с порядком ее выполнения самостоятельно по документации к программе.

Валютные курсы

Займемся теперь установкой валютных курсов. Откройте справочник валют ("Справочники - Валюты").

При начальном заполнении информационной базы в список включены наиболее употребимые валюты: российский рубль, доллар США и евро. По каждой валюте в форме представления списка приводятся ее код, краткое и полное наименования, курс и кратность.

Из иностранных валют в нашем примере мы будем использовать только доллары США. В силу условности нашего примера (и желания автора получать в дальнейшем "круглые" цифры, чего в конце концов все равно не получилось), будем считать, что курс доллара по состоянию на конец августа 2003 года составлял 30 руб. 00 коп за доллар. Установим этот курс в справочнике. Для этого нужно войти в режим корректировки элемента справочника.

Назначение полей "Наименование" и "Полностью" понятно без комментариев. В поле "Код" проставлено значение кода валюты по Общероссийскому классификатору валют OK (MK (ИСО 4217) 003-97) 014-2000, утвержденному постановлением Госстандарта РФ от 25 декабря 2000 г. № 405-ст и введенному в действие с 1 июля 2001 г. В соответствии с ним код доллара США - 840, а краткое обозначение - USD. Можно, конечно, использовать и другие коды, но в этом случае не удастся воспользоваться возможностью автоматической загрузки курсов с веб-сайта агентства "РосБизнесКонсалтинг" при помощи специальной обработки из состава Интернет-поддержки системы программ "1С:Предприятие", использование которой описано в документации на программу.

Далее в форме размещены параметры прописи целой и дробной части валюты в русском языке. Эти данные используются при автоматическом формировании платежных документов. Здесь ничего изменять не нужно. В нижней части таблицы приводится

история изменения курса относительно национальной валюты. Поскольку в дальнейшем в качестве национальной валюты мы установим рубль, то курсы всех остальных валют нужно указывать относительно рубля.

Сразу отметим, что при разборе примера на компьютере у вас, скорее всего, будет указана дата первого зафиксированного курса существенно более поздняя, чем та, что приведена на рисунке в книге. Это связано с тем, что при начальном заполнении информационной базы система подставила курс на ту дату, которая была установлена в компьютере.

В данный момент в таблице истории курсов всего одна строка. На рисунке видно, что курс задан 03.07.2003 и составляет 1 (чего пока не понятно) за доллар США. Эти значения нужно изменить.

Корректировка значений курсов производится не в отдельной форме, а непосредственно в строке таблицы. Благодаря этому можно править данные избирательно. Начните корректировку записи о курсе доллара, дважды щелкнув мышью по полю даты курса, поскольку первым делом нужно изменить именно ее.

Нужную дату можно ввести вручную. Однако обратите внимание, что рядом с полем ввода размещена кнопка. Нажав на нее, можно вызвать календарь.

Как им пользоваться разобраться несложно. Поэтому мы не будем на этом останавливаться. За деталями можно обратиться к документации на программу. С помощью календаря в качестве даты курса установите значение 31.08.2003. Завершить ввод можно, нажав на клавишу Enter. Теперь перейдите к полю "Курс". Здесь, как мы и договорились ранее, следует задать значение 30.

В поле "Кратность" задается котировочная единица валюты. Кратность больше единицы следует указывать в тех случаях, когда курс данной валюты по отношению к национальной (в данном случае к рублю) очень низкий, и точность составляет менее 4 знаков дробной части. Например, если курс итальянской лиры к рублю составляет 3,4756 рубля за 1000 лир, то в поле "Кратность" следует задать 1000, а в поле "Курс" 3,4756. В противном случае следует задавать кратность, равную 1. Для доллара США, естественно, здесь следует оставить единицу.

Курс доллара задан. Форму ввода можно закрыть. В списке отображаются курс и кратность доллара. Если в списке валют в строке "Российский рубль" графы "Курс" и "Кратность" пустые, то нужно откорректировать дату первой записи о курсе рубля к самому себе. Выполните это самостоятельно. Курс и кратность, естественно, нужно оставить равными единице.

Настройка параметров учета

Следующим этапом подготовки системы к эксплуатации является настройка параметров учета (Сервис - Настройка параметров учета).

На этой форме несколько закладок. На закладке "Системные" можно посмотреть номер релиза конфигурации. Изменять вручную его нельзя - он обновляется автоматически при установке обновлений конфигурации. Однако знать, какой релиз используется, полезно. Хотя бы для того, чтобы указывать его при обращении за технической поддержкой по телефону.

На закладке "Валюты" задаются валюты, которые используются при ведении регламентированного (бухгалтерского) и управленческого учета. По умолчанию система предлагает вести бухгалтерский учет в рублях (как это и положено в РФ), а управленческий- в долларах США. Именно так и ведут учет многие торговые фирмы. Особенно те, в ассортименте которых преобладают импортные товары. В нашем примере мы оставим эти параметры без изменения.

На закладке "Списание партий" нужно задать порядок списания партий товаров при реализации и в иных случаях. При задании стратегии списания партий по датам возможны два варианта: ФИФО и ЛИФО. В нашем примере будет использоваться метод ФИФО.

Стратегия списания партий по статусам определяет, в какой последовательности будут списываться собственные и принятые на реализацию товары. В нашем случае следует выбрать "Сначала купленные потом принятые".

На закладке "Цены" указывается стратегия порядка регистрации цен поставщиков. Конфигурация "Управление торговлей" позволяет хранить и вести историю цен, по которым товары поступают от поставщиков. Эти цены могут использоваться в дальнейшем как база для формирования отпускных цен на товары компании. Если флаг на этой закладке установлен, то цены поставщиков автоматически регистрируются при оформлении документов поступления товара от поставщиков. В противном случае для фиксации цен прихода должен формироваться документ "Регистрация цен контрагента". Этот способ является более гибким, особенно в том случае, когда установлен режим автоматического пересчета отпускных цен в зависимости от цен прихода. Если цены поставщиков фиксируются автоматически, то автоматически будут пересчитывать и отпускные цены. Это не всегда удобно. Поэтому мы не будем устанавливать режим автоматической фиксации цен поставщиков.

На закладке "Единицы" устанавливается действующая по умолчанию единица веса, в которой фиксируется вес товарно-материальных ценностей. Этот параметр мы тоже не будем изменять.

На закладке "Учет" задаются параметры, определяющие нужно или нет вести планирование платежей и способ ведения партионного учета. В данном издании мы не будем рассматривать возможности планирования платежей, поэтому соответствующий параметр включать не нужно.

Обращаем особое внимание на флаг "Вести партионный учет компании по складам".

Если этот флаг не установлен, то списание партий товаров в целях расчета себестоимости будет осуществляться без разделения по складам. При методе ФИФО сначала полностью будет списываться первая поступившая партия товара вне зависимости от ее распределения по складам предприятия, потом вторая и т.д. В противном случае очереди на списание одного и того же товара "выстраиваются" для каждого склада, куда эти партии распределялись. Если часть партии, распределенная на конкретный склад, уже отгружена, то далее пойдет списание части второй партии, распределенной на этот склад, вне зависимости от того, что часть первой партии еще осталась на других складах.

Очевидно, что себестоимость списанного товара на конкретный момент времени в том и в другом случаях могут различаться, если цены поступления партий различны. Это обязательно нужно иметь в виду при ведении учета. Хотя в нашем примере такого рода различия не будут проявляться, флаг следует установить.

На этом настройку параметров учета можно завершить, нажав кнопку "Ok".

Склады, кассы и подразделения компании

Следующим этапом подготовки конфигурации к работе является определение структурных единиц компании (Справочники -Структура компании). Здесь можно задать сведения о складах, кассах, структурных подразделениях, кассах ККМ, видах взаиморасчетов и пользователях. Вызовите, к примеру, справочник складов (Справочники - Структура компании - Склады (места хранения) компании).

Здесь при начальном заполнении информационной базы был автоматически определен "Основной склад". Мы не будем переопределять его характеристики. Того, что есть, достаточно для начала работы по демонстрации возможностей оформления операций в оптовой торговле.

Перечень касс, касс ККМ и подразделений тоже определять не будем. Для демонстрации начальных элементов работы с программой они нам не понадобятся. При необходимости порядок определения этих элементов можно освоить самостоятельно. Отметим лишь, что подразделения стоит определять, главным образом, в том случае, когда необходимо вести управленческий учет обособленно по разным подразделениям. Мы эту возможность рассматривать не будем.

Номенклатура товаров

Теперь займемся формированием справочника номенклатуры товаров (Справочники - Номенклатура).

Будем считать, что наша гипотетическая компания осуществляет продажи двух категорий товаров: цифровых фотоаппаратов и карманных компьютеров. Поэтому создадим две одноименные группы справочника. Создать группу можно, нажав комбинацию клавиш Ctrl - F9, выбрав пункт меню раскрывающегося списка команд окна справочника (Действия -Новая группа) или нажав соответствующую пиктограмму панели инструментов. Заполните форму как показано на рисунке, задав в поле "Наименование" текст "Цифровые фотоаппараты" (без кавычек).

После нажатия на кнопку "Ok" группа будет зафиксирована в справочнике. Аналогично создайте группу "Карманные компьютеры".

Обратите внимание, что список отсортирован по названиям групп. Его упорядочение в соответствии с кодами можно выполнить с помощью команды "Действия - Сортировка -Упорядочить по: Код".

Войдите в группу "Цифровые фотоаппараты", начните ввод нового элемента и заполните первую половину формы в соответствии с рисунком.

В поле "Группа номенклатуры" автоматически подставлено название группы. В поле "Краткое наименование" должна

вводиться понятная, однозначно идентифицируемая аббревиатура названия товара. Именно это название будет фигурировать в списке товаров. В нашем случае выбрано краткое название "Nikon 2100". В поле "Полное наименование" вводится полное, титульное название товара, которое будет печататься во всех отчетах. Наш товар называется "Nikon Coolpix 2100". Легко догадаться, что в поле "Артикул номенклатуры" вводится артикул позиции справочника номенклатуры.

Если вводятся сведения об услуге, то должен быть установлен флаг "Услуга". Следует отметить, что в справочнике номенклатуры должны фиксироваться также и сведения о таре, если она подлежит отдельному учету.

В поле "Базовая единица" из соответствующего классификатора вводится единица измерения, принимаемая за базу при расчете всех производных единиц измерения данного товара. Помимо нее можно использовать и производные единицы измерения (упаковки). Их пересчет в базовую единицу осуществляется с помощью коэффициентов.

Заполнив первую часть формы справочника номенклатуры, форму можно закрыть, записав в информационную базу. После этого откройте ее заново в режиме редактирования.

Можно видеть, что базовая единица измерения записана также и в соответствующие поля второго раздела формы. В поле "Наименование" этого раздела вводится наименование единицы измерения, в которой ведется учет товара. Она может и не совпадать с базовой единицей измерения. Например, оптовая фирма может вести учет сигарет блоками, в то время как в качестве базовой единицы фигурируют пачки. В этом случае остатки могут задаваться в блоках. Они же будут фигурировать и при оформлении товарных документов и при формировании отчетов. Однако всегда можно пересчитать блоки в пачки и соответствующим образом автоматически переоформить документ или отчет.

В поле "По классификатору" указывается наименование единицы хранения остатков в соответствии с общероссийским классификатором единиц измерения. В нашем случае все единицы измерения совпадают. Однако в ряде случаев для удобства можно определить собственные названия единиц измерения, и значение в данном поле позволяет соотнести их с общепринятыми.

В поле "Коэффициент" указывается коэффициент пересчета единицы учета остатков в базовую единицу измерения.

В поле "Штрих-код" можно задать штрих-код базовой единицы измерения количества товара.

Конфигурация позволяет вести учет импортных товаров в разрезе стран-производителей и номеров грузовых таможенных деклараций. Для этого в номенклатурном справочнике должны быть заполнены соответствующие поля. В данном издании эти возможности не рассматриваются.

В поле "НДС" из предопределенного списка выбирается значение, соответствующее ставке НДС, с которой учитывается товар. Будем считать, что все товары, фигурирующие в нашем примере, учитываются по ставке 20%. Это значение и нужно выбрать из раскрывающегося списка.

В поле "Ставка НП" указывается ставка налога с продаж. Ставки этого налога определяются в специальном справочнике. Мы не будем задавать налог с продаж в справочнике номенклатуры.

Конфигурация позволяет вести учет не только по номенклатурным единицам, но и внутри них по дополнительным

характеристикам товаров. В их числе могут выступать цвет, размер, объем, габариты и т.д. Для каждой номенклатурной единицы могут быть заданы несколько различных видов характеристик. При поступлении товаров могут задаваться конкретные значения видов характеристик. Например, в партии из 10 штук какого-то товара может быть 6 штук красного и 4 синего цвета. Эти сведения можно учесть, оформляя приходный документ. Можно учитывать остатки товара в разрезе характеристик, задавать желаемые покупателем значения характеристик при регистрации заказа, указывать их значения при формировании документов на реализацию.