А.И.Зотин, А.А.Зотин 1 страница

Информационные технологии оптовой торговли: Практическое пособие, - М.: ООО "1С-Паблишинг", 2003.-186 с: ил.

ISBN 5-9521-0055-4

В настоящем издании рассматриваются информационные технологии решения задач управления торговым предприятием с использованием системы программ "1С:Предприятие 8.0". На примере работы условного предприятия раскрыты основные технологические приемы применения конфигурации "Управление торговлей" при отражении наиболее типичных хозяйственных ситуаций, встречающихся в деятельности предприятий оптовой торговли.

Цель книги: показать читателю типовые приемы работы с новой технологической платформой "1С:Предприятие 8.0" и на конкретных примерах научить применению возможностей конфигурации "Управление торговлей" в типичных ситуациях, возникающих в практике управления предприятием оптовой торговли.

Книга ориентирована на начинающих пользователей системы программ "1 (^Предприятие 8.0" и может быть использована в качестве дополнения к документации, входящей в комплект поставки программ, а также при организации учебных курсов по применению компьютерных технологий для решения экономических задач.

Право тиражирования и распространения книги принадлежит фирме "1С-Паблишинг".

Полное или частичное копирование материалов книги без письменного разрешения фирмы "1С-Паблишинг" запрещается.

Содержание

Введение............................ 4

Подготовительные операции............... 6

Создание информационной базы................................................................ 6

Начальное заполнение информационной базы.................................... 13

Привязка к периоду времени........................................................................ 16

Реквизиты организации, расчетные счета и банки............................... 19

Валютные курсы.............................................................................................. 33

Настройка параметров учета....................................................................... 37

Склады, кассы и подразделения компании............................................. 42

Номенклатура товаров................................................................................... 43

Ценообразование и скидки........................................................................... 49

Определение пользователей системы..................................................... 54

Ввод начальных остатков товаров.............................................................. 61

Формирование прайс-листа компании...................................................... 75

Основные учетные операции.............................................. 80

Продажа по предоплате................................................................................ 80

Работа с отчетами.......................................................................................... 89

Многоэтапная сделка продажи................................................................... 99

Неотфактурованные поставки................................................................... 108

Регистрация цен поставщика и пересчет отпускных цен.................. 113

Резервирование товара в счет предстоящих поступлений............. 116

Резервирование и снятие резерва.......................................................... 123

Возврат товара.............................................................................................. 127

Еще немного о справочниках, документах и сервисных функциях.... 129
Анализ итогов торговой деятельности.................................................... 131

Заключение............................................................................ 143

ISBN 5-9521-0055-4

ООО "1С-Паблишинг", 2003

Введение

Данная книга содержит изложение информационных технологий решения типовых задач управления торговыми предприятиями средствами конфигурации "Управление торговлей" системы программ "1 (^Предприятие 8.0" фирмы "1C". Она ориентирована, главным образом, на начинающих пользователей программы. На примере условного предприятия торговли рассматриваются вопросы применения компьютерной системы для учета и анализа результатов типовых торговых операций. Параллельно разбираются основные особенности пользовательского интерфейса программы и основные принципы, на которых строится ее работа. Наряду с демонстрацией порядка применения чисто прикладных функций, в книге рассматриваются минимально необходимые средства администрирования системы. Специально отметим, что в книге не затрагиваются вопросы использования конфигурации при отражении операций комиссионной и розничной торговли. Им планируется посвятить отдельное издание.

Основной особенностью данной книги является попытка соединить объяснение порядка отражения торговых операций в компьютерной системе с изложением и демонстрацией основных возможностей конфигурации "Управление торговлей" системы программ "1С:Предприятие 8.0". Для этого рассматривается сквозной пример, выстроенный таким образом, что операции разбираются в порядке возрастания их сложности с точки зрения технологии обработки в компьютерной системе. Поэтому мы настоятельно рекомендуем последовательное ознакомление с представленным материалом. Крайне желателен разбор приводимых примеров на компьютере. В то же время, изложение подробно иллюстрируется "слепками" экранов, возникающих в процессе работы с программой при решении рассматриваемых задач. Поэтому книгу можно читать и не пользуясь компьютером, что может быть актуально для читателей, пока не имеющих в своем распоряжении соответствующего программного обеспечения.

Несмотря на то, что материал рассчитан на начинающих пользователей, предполагается, что читатель хотя бы поверхностно знаком с основами работы на компьютере в среде Windows

95/98/NT/2000/XP, в особенности с основными элементами стандартного графического интерфейса Windows.

Книгу ни в коем случае нельзя рассматривать как замену документации, а следует воспринимать, прежде всего, как средство быстрого ознакомления с возможностями программы.

В завершение этого краткого предисловия позвольте выразить искреннюю признательность фирме "1C" за издание, распространение книги и предоставленные материалы, а также моей маме - Суляевой Лилии Хасановне за решение бытовых проблем в период написания и подготовки книги к публикации.

Подготовительные операции

Прежде, чем начать повседневную работу с программой, необходимо выполнить определенный набор операций по ее настройке и установке параметров, которые в дальнейшем будут учитываться при оформлении документов и формировании отчетов.

Создание информационной базы

После запуска системы программ "1 (^Предприятие" на экран выводится список информационных баз, зарегистрированных в ней.

Информационная база-это определенная совокупность массивов данных, необходимых для решения задач управления предприятием, выполняемых конкретной конфигурацией системы программ "1 (^Предприятие". Это могут быть одна или несколько конфигураций, предназначенных для решения задач управления торговыми операциями, ведения бухгалтерского учета, финансового планирования, учета на производстве и т.д.

Конфигурации могут выполнять разные функции, решать разные задачи. Поэтому каждая из них нуждается в конкретном наборе данных (информационных массивов). Однако в системе может использоваться и несколько информационных баз, обрабатываемых с помощью одной и той же конфигурации. Это нужно тогда, когда требуется на одном компьютере обрабатывать операции нескольких компаний. Различные информационные базы следует применять в случае, если эти компании никак не связаны друг с другом. Если же несколько юридических лиц, ведущих обособленный бухгалтерский учет, должны рассматриваться как единая компания и требуется получать консолидированные отчеты по всей совокупности совершаемых ими хозяйственных операций, то учет лучше вести в одной информационной базе.

После установки системы программ "1С:Предприятие 8.0" список информационных баз пуст. Если программа уже использовалась, то в списке могут присутствовать одна или несколько информационных баз. Поскольку примеры операций, приводимые в книге, ведутся от имени условных фирм, никак не связанных с реальной деятельностью реального предприятия читателя, то их целесообразно сосредоточить в отдельной информационной базе.

Для ее создания следует нажать на кнопку "Добавить". Появится окно, в котором пользователю предлагается либо создать новую информационную базу, либо подключить уже имеющуюся. Последнее может быть необходимо в том случае, если какая-то информационная база была перенесена на данный компьютер (имеется в сети или на сервере) и теперь ее нужно зарегистрировать в системе.

В нашем случае нужно создать новую базу данных. Поэтому следует оставить пометку на пункте "Создание новой информационной базы" и нажать кнопку "Далее >".

В окне перечисляется список установленных конфигураций, для которых можно создать свою информационную базу. В нашем случае установлена только конфигурация "Управление торговлей". Щелкните мышью по изображению символа "+".

Программа предлагает выбор из двух вариантов. Первый ("Управление торговлей") соответствует созданию пустой информационной базы, а второй - информационной базы с демонстрационным примером ("Управление торговлей (Демо)"). Нам нужно создать пустую базу. Поэтому раскройте папку "Управление торговлей".

На экране отобразится номер версии установленной конфигурации. Установите курсор на этот пункт, обязательно проверьте, что помечен пункт "Создать информационную базу из шаблона", и нажмите кнопку "Далее >".

В данном окне предлагается указать название информационной базы и выбрать место ее расположения: на данном локальном компьютере, другом компьютере сети или на сервере. В нашем случае мы будем работать с информационной базой, размещенной на локальном компьютере. Название можно выбрать любое. Однако если на компьютере предполагается вести несколько информационных баз, то рекомендуется давать им названия, дающие ясное толкование того, к чему они относятся, поскольку именно это название будет отображаться в списке информационных баз, выводимом при запуске системы. В нашем случае в качестве названия мы выбрали текст "Пример книги".

Опять нажмите кнопку "Далее >". Программа предлагает указать место расположения информационной базы на компьютере.

По умолчанию предлагается разместить базу в папке "Мои документы". В зависимости от версии операционной системы путь к ней может быть различным. Для работы программы не принципиально, где будет размещена информационная база. Для того, чтобы выбрать иное местоположение информационной базы, чем предлагает система "1С:Предприятие", следует нажать кнопку

с изображение многоточия. При работе с программой такого рода кнопки мы будем встречать все время и далее будем называть ее кнопкой "Многоточие". Ее наличие рядом с полем ввода означает, что подставляемое в него значение может быть выбрано из того или иного списка. В данном случае нажатие на кнопку "Многоточие" откроет стандартный для Windows диалог выбора файла.

Выберите нужное вам расположение информационной базы, укажите имя папки, в которой она будет размещена, и нажмите кнопку "Готово". Информационная база создана и зарегистрирована в системе.

Начальное заполнение информационной базы

Для входа в программу следует установить курсор на нужную информационную базу и нажать кнопку "1С:Предприятие". После загрузки конфигурации откроется основное окно программы. При этом может появиться сообщение.

В этом случае следует согласиться с обновлением релиза и нажать кнопку "Ok". Программа произведет необходимые действия, отобразит сведения о них в окне служебных сообщений, и откроет окно с описанием действий по начальному заполнению информационной базы.

описания действий по начальному заполнению информационной базы и окно служебных сообщений.

В окне служебных сообщений программа выводит различные длинные сообщения о ходе и результатах выполнения тех или иных действий. Обычно выводимая здесь информация не требуется конечному пользователю системы, но иногда может представлять большой интерес для специалистов по ее сопровождению. Поэтому, если программа ведет себя как-нибудь "не так", а в окне служебных сообщений выводится непонятый вам текст, то не спешите закрывать это окно, а спишите выведенные сообщения и покажите их специалисту. При этом совершенно не обязательно переписывать текст от руки. Выделите его мышью, скопируйте в буфер промежуточного обмена (обычно сочетание клавиш Ctrl - С), запустите используемый вами текстовый редактор, вставьте в него текст, сохраните файл и передайте специалисту. Пусть подумает, что к чему.

В нашем случае ничего особенного в окне служебных сообщений не сказано. Поэтому его можно закрыть и начать заполнение информационной базы.

Для начала просто "прокрутите" содержимое окна начального заполнения информационной базы и ознакомьтесь с указанными в нем возможностями.

Мы воспользуемся возможностью быстрого начального заполнения информационной базы. Подведите курсор к тексту "Для быстрого начального заполнения информационной базы щелкните мышью по этой ячейке" (курсор примет форму руки) и нажмите левую кнопку мыши. В появившемся окне отметьте пункты "Создать организацию по умолчанию" и "Создать базовые типы цен".

Перед нами экран стандартного приложения Windows. Программа открывает одно главное окно, внутри которого размещаются подчиненные окна. В данном случае их два: окно

Теперь нажмите кнопку "Выполнить". Опять появится окно служебных сообщений. Пролистайте выведенную в нем информацию, используя полосу прокрутки, и закройте все подчиненные окна. Проще всего это сделать, выбрав пункт меню "Окна - Закрыть все". Обратите внимание, что окно служебных сообщений не закрыто. Оно имеет отдельный статус, и его следует закрыть отдельно. В последующем изложении мы не будем останавливаться на работе с ним. Решения о том, держать его открытым или нет, принимайте самостоятельно.

Привязка к периоду времени

В нормальных условиях ввод операций по учету хозяйственных операций так или иначе привязан к текущему периоду, текущей дате, которая называется рабочей датой системы. При вводе данных о хозяйственных операциях именно рабочая дата устанавливается по умолчанию. В конкретном документе пользователь может изменить ее по собственному усмотрению.

Изменение многих параметров привязывается именно к рабочей дате. Поэтому обязательно следует обращать внимание на правильность ее установки. По умолчанию программа берет рабочую дату из системных часов компьютера. Но иногда может быть необходимо использовать другую дату. Например, в том случае, когда много документов вводится задним числом, за дату, которая предшествует текущей системной дате. В нашем случае это именно так: рассматриваемые примеры относятся, в основном, к сентябрю 2003 года, а разбирать вы их будете существенно позже. Чтобы не возникало путаницы, лучше всего привязывать

разбираемые примеры именно к тому периоду, к которому они относятся. Поэтому нужно будет устанавливать рабочую дату в соответствии с датированием операций, используемым в книге. Для этого нужно использовать ручной режим установки рабочей даты.

Выберите пункт меню "Сервис - Параметры" и на закладке "Общие" снимите отметку у пункта "Использовать текущую дату компьютера", а в качестве рабочей даты вручную введите значение "31.08.2003".

В нашем примере предполагается, что система вводится в эксплуатацию в конце августа 2003 года. Величина начальных остатков товаров и денежных средств, состояние расчетов с контрагентами и т.д. устанавливаются по состоянию на последнюю рабочую дату месяца, начиная с которого система будет использоваться для регулярного учета всех хозяйственных операций. Так и рекомендуется поступать на практике: ввести

остатки на конец месяца, предшествующего регулярной эксплуатации системы.

Теперь нажмите кнопку "Ok". В качестве рабочей даты установлено указанное нами значение.

Теперь системе надо дать "знать", с какого периода мы начали с ней работать. В силу особенностей функционирования системы "1С:Предприятие" одной рабочей даты недостаточно. Надо точно указать, с какого периода начинать расчеты, поскольку по умолчанию в качестве базового расчетного периода в системе обычно оказывается существенно более ранний период, чем тот, с которого начинается ее реальная эксплуатация.

Для этого нужно установить так называемую дату актуальности итогов. Говоря упрощенно, "Дата актуальности" - это дата, на которую верны хранящиеся в системе итоги. Сейчас пока не введено никаких данных, но для соблюдения технологической дисциплины мы произведем установку даты актуальности.

Для этого выберите пункт меню "Сервис - Управление итогами".

В представленной форме перечислены ведущиеся в системе регистры - хранилища итоговой информации в системе программ "1С:Предприятие". В настоящий момент система предлагает установить даты актуальности итогов для всех регистров на

рабочую дату (колонка "Установить по"). Если нажать на кнопку "Выполнить", то система произведет необходимые расчеты и установит дату актуальности (колонка "Рассчитан по") по каждому из регистров.

После этого окно "Управление итогами" можно закрыть (кнопка "Закрыть").

Реквизиты организации, расчетные счета и банки

Теперь необходимо ввести сведения о собственной компании. Как указывалось ранее, компания-это группа организаций (юридических лиц), имеющих единого собственника. Управленческий учет ведется от лица компании в целом. В то же время, конкретные операции оформляются от лица конкретных фирм, входящих в компанию. Это позволяет формировать данные регламентного учета, которые в дальнейшем могут быть основой для ведения бухгалтерского учета каждой самостоятельной организации, входящей в компанию.

Все организации (собственные и сторонние) фиксируются в едином справочнике или списке. В дальнейшем термины "справочник" и "список" будем считать эквивалентными.

Перед нами типичная для системы программ "1С:Предприятие" форма списка.

Справочник (список) - это определенным образом организованный, структурированный и упорядоченный массив, хранящий однородную информацию. В одном справочнике хранятся сведения о товарах, в другом-о юридических лицах, в третьем - о сотрудниках и т.д.

В системе "1С:Предприятие" перечень справочников и структур хранимой в них информации определяется на этапе конфигурирования. Также на этапе конфигурирования определяются права пользователей системы на доступ к информации справочников. Кому-то может быть либо разрешено, либо запрещено просматривать те или иные справочные данные, одному пользователю может быть дозволен только просмотр информации без возможности ее корректировки, а другой может получить все права по дополнению и изменению справочной информации.

В типовой конфигурации предусмотрена возможность ведения большого числа справочников, жизненно необходимых для ведения компьютерного учета. С их полным перечнем можно ознакомиться по документации.

Вызовите справочник юридических лиц ("Справочники-Юридические и физические лица - Юридические лица").

В заголовке окна приводится наименование справочника. В данном случае-это "Юридические лица". Ниже заголовка приводится панель инструментов. Окно может состоять из одной или нескольких частей. В первом случае справочник отображается в виде обычного линейного списка.

Список "Юридические лица" представлен в виде двух частей. Слева размещается список групп (подгрупп) элементов, входящих в справочник. Справа в виде таблицы приводится содержимое конкретной группы, выбранной в левой части.

Что такое группы и элементы справочника?

В системе "1С:Предприятие" справочники могут быть определенным образом структурированы. Близкие по смыслу (в том или ином понимании) элементы можно объединить в одной группе, чтобы не путать их с элементами другого содержания. Это своеобразный аналог папки в файловой системе Windows.

При начальном заполнении справочников система автоматически создала в справочнике юридических лиц две группы: "Покупатели" и "Поставщики", а также два элемента: "Основное юридическое лицо" и "Стороннее юридическое лицо". Очевидно, что в группе "Покупатели" целесообразно хранить сведения о юридических лицах - покупателях, а в группе "Поставщики" - о поставщиках товаров и услуг.

Сведения о конкретных покупателях будут отдельными элементами группы "Покупатели". В общем случае, группа справочника может содержать не только элементы, но и другие группы. Это может быть необходимо, например, для группирования покупателей по определенному признаку. В свою очередь, вложенные группы также могут содержать как отдельные элементы, так и группы.

Таким образом, справочники в системе программ "1С:Предприятие" могут быть иерархическими. Это означает, что в справочнике может быть несколько групп, каждая из которых может содержать несколько элементов и другие группы и т.д. Схематически это можно представить в виде дерева. Справочник -это ствол, группы - ветви, а элементы - листья дерева. Для того чтобы добраться до конкретного листка, нужно пройти строго определенную последовательность ветвей. И как ни один лист не

может расти одновременно на двух ветвях, так и каждый элемент справочника может принадлежать только одной группе. Здесь очень много общего со структурой представления файловой системы Windows в виде папок и файлов.

Пользователь волен выбирать то структурирование, которое представляется ему наиболее удобным: создавать, переименовывать и удалять группы, заносить в них нужные элементы, перемещать элементы из одной группы в другую и т.д.

В левой части представления справочника юридических лиц имеется единственная корневая запись "Юридические лица". Слева от надписи размещено изображение папки, а еще левее квадратик со знаком "+". Это папка верхнего уровня, которая ассоциирована с самим справочником, тот ствол, от которого "растут" ветви-группы справочника.

Если щелкнуть мышью по изображению знака "+", то корневая запись "раскроется".

Таким же образом можно "раскрыть" и вложенные группы. Если дважды щелкнуть мышью по названию группы, то в правой части представления справочника будет отображено ее содержимое.

Благодаря двустороннему представлению списка, можно быстро переходить от одной его группы к другой.

Рассмотрим теперь другой способ перемещения по группам. Вернитесь к корневой записи справочника. В правой части его представления группы помечены символами папки желтого цвета, а элементы - значками голубого цвета. Легко догадаться, что "войти" в группу можно дважды щелкнув мышью по представляющей ее строке. Можно также "встать" на представляющую группу строку и нажать комбинацию клавиш Ctrl и "стрелка вниз". И, наоборот, "подняться" из группы "вверх" можно, нажав комбинацию клавиш Ctrl и "стрелка вверх".