Конфіденційність та володіння робочими документами

В Україні проблема ускладнюється відсутністю в аудиторів достатнього досвіду складання документів під час перевірки під­приємств з урахуванням конкретних умов їхньої діяльності, ситу­ації, що склалася.

Зарубіжні аудиторські фірми до ведення робочих документів аудитора підходять індивідуально. Такі документи є конфіден­ційними. Методика ведення їх становить комерційну таємницю аудиторської фірми. Отже, досвід їхньої роботи важкодоступний.

Після завершення аудиту робочі документи залишаються у аудитора, вони є його власністю. Аудитор повинен складати довідки на підставі витягів зі своїх робочих документів. Проте, його право власності обмежене етичними нормами та умовами конфіденційності. Робочі документи аудитора не можуть роз­глядатися як частина фінансової документації клієнта.

По закінченню аудиту робоча документація підлягає здачі для обов'язкового збереження в архів аудиторської організації.

Порядок зберігання підсумкової документації встановлю­ється аудиторською фірмою з урахуванням забезпечення вимог збереження та конфіденційності.

Термін зберігання підсумкової документації визначається, виходячи з практики аудиторської діяльності, юридичних вимог та інших додаткових міркувань. В Україні 3 роки.

Аудитор повинен зберігати комерційну таємницю підприємства-клієнта і без згоди останнього не передавати будь-кому робочих документів (частини або витяг) про проведену перевірку, за винятком окремих випадків (наприклад, за вимогою правоохоронних органеів; у випадку контролю роботи ауди тора та її якості).

У постійномі архіві аудитортсьбкої фірми доцільно мати документи та інформацію постійного характеру, що використовуватимуться в майбутньому.

Архів має підтримуватися на рівні поточного стану. Після кожного випадку виконання аудиторських робіт дані постійного архіву повинні переглядатися і відповідними чином поповнюватимся.

При підготовці комплекту документів для наступної роботи його необхідно помістити в окрему папку і відповідно позначити

Післязавершення перевірки робочі документи залишаються у власності аудитора. Робочі документи знаходяться у власності аудитора. Він має право складати різноманітні довідки напідставі витягів із своїх робочих документів. Причому його право власності обмежене етичними нормами та зобов'язанням конфіденційності перед клієнтами. Робочі документи аудитора не можуть використовуватись як частина фінансової документації клієнта або як її заміна. Робочі документи не можна вимагати або вилучати в аудитора, за винятком тихвипадків, коли це передбачено українським законодавством (коли слідчими органами на аудиторську фірму буде заведено кримінальну справу).

Аудитор повинен забезпечити надійність зберігання робочих документів, яке б задовольняло вимоги до зберігання та конфіденційності.

Термін зберігання документації визначається як практикою аудиторської діяльності, так і терміном позовної давності у разі, якщо клієнт порушить справу проти аудитора, а також залежить від інших додаткових міркувань. Виходячи з цього, мінімальний термін зберігання документації повинен бутине менше ніж три роки з моменту надання аудиторського висновку клієнтові.