Комплект перевізних документів

На кожне відправлення вантажу, порожніх власних, орендованих вагонів та контейнерів відправник надає станції відправлення перевізний документ (накладну). Накладна оформляється і надається в електронному вигляді (із накладенням електронного цифрового підпису (далі - ЕЦП)). Електронний перевізний документ та його паперова версія мають однакову юридичну силу.

Накладна є обов'язковою двосторонньою письмовою формою угоди на перевезення вантажу, яка укладається між відправником та залізницею на користь третьої сторони - одержувача. Накладна одночасно є договором застави вантажу для забезпечення гарантії внесення належної провізної плати та інших платежів за перевезення. Накладна супроводжує вантаж на всьому шляху перевезення до станції призначення, де видається одержувачу разом з вантажем.

Накладна заповнюється відправником із застосуванням автоматизованих систем залізничного транспорту України або програмних засобів, у разі її оформлення в паперовому вигляді роздруковується у трьох примірниках, один із яких видається відправникові вантажу та є квитанцією для приймання вантажу до перевезення, другий і третій передаються з вантажем на станцію призначення. Заповнення накладної здійснюється відправником, залізницею, одержувачем згідно з Правилами перевезення вантажів.

Виправлення не допускаються; у разі необхідності зміни відомостей, унесених до перевізного документа, відправник зобов'язаний заповнити новий перевізний документ. Зміни, які вносяться до перевізного документа залізницею, засвідчуються посадовою особою залізниці із зазначенням дати та найменування станції, на якій внесено зміни.

Відправник заповнює відповідні графи накладної: відправник, код відправника, код платника, одержувач, код одержувача, "Заяви відправника", документи, що додані відправником, станція та залізниця призначення, платник, відмітки, не обов'язкові для залізниці, станція та залізниця відправлення, найменування вантажу (вказуючи чи є негабаритним або небезпечним вантаж), код вантажу, маса вантажу та спосіб визначення маси (якщо маса визначена відправником), оголошена вартість вантажу, ким завантажено вантаж у вагон (контейнер), відмітки відправника "Правильність внесених відомостей підтверджую", вид небезпеки вантажу, порядок прикриття вагона в поїзді, відомості про обмеження за масою або габаритом навантаження, "Не спускати з гірки".

На станції відправлення вказується: маса вантажу, визначена залізницею, спосіб визначення маси, ким завантажено вантаж у вагон (контейнер), відправка, тарифні відмітки, провізна плата, плата за проїзд провідника, плата за охорону вантажу залізницею, усього сплачено відправником (прописом), інші платежі на станції відправлення, посада та підпис працівника залізниці на станції відправлення, календарний штемпель станції відправлення, увезення дозволено, навантаження призначено на, вид негабаритності, код типу маршруту, поїзда, номер маршруту, код станції розпилення маршруту.

Під час перевезення залізниця заповнює графу: «Відмітки залізниці» (складання акта, переадресування вантажу та ін.)

Заповнення перевізних документів на станції призначення. Заповнюються такі дані: усього сплачено одержувачем (прописом), інші платежі на станції призначення, посада та підпис працівника залізниці на станції призначення, календарний штемпель прибуття вантажу, календарний штемпель видачі вантажу.

Одержувач проставляє: код платника (одержувача) 7 - значний, підтвердження одержання вантажу «Вантаж одержав».

У разі необхідності митниця заповнює графу: «Відмітки митниці»