Регистрация и контроль за исполнением документов

Регистрация документов - важнейший этап работы с документами и определяется как "фикция факта создания либо получения документов путем присвоения им порядковых номеров и записи установленных сведений о них".

Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.

Документы регистрируются один раз. В небольшом учреждении, фирме все документы регистрирует централизованно секретарь. В учреждении, имеющем отделы, регистрация внутренних документов проводится децентрализовано по группам: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие - в день поступления, исходящие - в день отправки.

Формы регистрации могут быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизированная электронная (на ПЭВМ).

Контроль исполнения порученного задания является одной из функций управления. В контроле можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания. Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченные лица. Контроль по существу - это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.

Контроль за сроками исполнения ведет секретарь или служба документационного обеспечения управления.

Сроки исполнения документов могут быть определены законодательством.

В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов срок указывается по каждому пункту. На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции. Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить поручение на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно.

Характеристика состава и область применения информационных документов (объяснительных и док­ладных записок (внешних и внутренних), справок, акта); требования к их составлению и оформлению.

Справочно-информационные документы не со­держат поручений, не обязывают действовать строго определенным образом, как распоря­дительные документы, но сообщают сведения, побуждающие принимать определенные ре­шения, иначе говоря, инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управ­ления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руко­водителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

Акт - документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначе­ния: сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов); обследования (состоя­ния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий труда; результатов дея­тельности); испытаний (образцов, систем, технологий); приема-сдачи (материальных цен­ностей, документов); приема-передачи (дел, денежных средств и иных ценностей); ревизии, инвентаризации; расследования аварий, несчастных случаев; ликвидации организации и т.д.

Акты проверок, обследований, ревизий и некоторые другие не только фиксируют уста­новленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения.

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составля­йся специально созданными комиссиями, состав которых утверждается распорядитель­ным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.

Главное в акте - установление фактического состояния дел и правильное отражение в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.

Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта с уни­фицированным текстом (для актов с постоянно повторяющейся информацией). Обязатель­ными реквизитами акта являются: название организации, название вида документа (АКТ), дата и регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях - гриф утверждения.

Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом «акт», например, Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности института, Акт ликвидации торго­во-закупочного кооператива «Феникс», Акт списания материальных ценностей.

Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и т.п.).

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Во вводной части указываются основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указанием его даты и номера), председатель и члены комиссии. В ос­новной части излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установ­ленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, включать материал, представленный в виде таблицы.

При необходимости допускается в акте заключительная часть, которая должна содер­жать решения, выводы или заключения комиссии, составившей его.

В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахож­дение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта сле­дует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с долж­ностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, уча­ствовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.

В необходимых случаях, если этого требуют нормативные документы, акты утверждают­ся руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого про­водились действия, завершившиеся составлением акта

Докладная записка — документ, адресованный руководителю организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями состави­теля.

Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная запис­ка представляется руководителю подразделения или организации. Докладные записки со­ставляются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя в случаях, когда для разрешения ситуации требуется принятие решения вышестоящим руководством.

Докладные записки составляются на стандартном листе бумаги формата А4. Обязатель­ными реквизитами докладной записки являются: наименование структурного подразделе­ния, наименование вида документа, дата и номер, адресат, заголовок к тексту, текст, под­пись.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части - анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения, в треть­ей - выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. Вторая часть в докладной записке может отсутствовать, в этом случае ее текст содержит описание сложившейся ситуации, выводы и предложения соста­вителя.

Докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю подразделения, и руководителем подразделения, если она представляется руководителю ор­ганизации.

Предложение - служебный документ, представляющий собой разновидность докладной за­писки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу.

Предложения по служебной, административной деятельности отличаются от коммерче­ских предложений, которые, как правило, оформляются в виде письма-приглашения.

Предложение составляется аналогично докладной записке, но, как правило, по указанию Руководства. Текст предложения может состоять из двух частей: обоснования и заключения (перечня предложений) или только из одной части - конкретных предложений. Указание ру­ководителя о подготовке предложений по какому-либо вопросу, как правило, дается одно­временно нескольким или всем структурным подразделениям организации.

Предложения составляются руководителями подразделений и специалистами, представ­ляются руководству, подписываются составителем. В органах власти и управления предложения могут представляться в вышестоящие органы по вопросам, решение которых нахо­дится в компетенции вышестоящего органа.

На основе предложений готовятся планы, программы, распорядительные документы и др.

Обязательными реквизитами предложения являются: наименование структурного под­разделения (наименование организации), наименование вида документа (ПРЕДЛОЖЕ­НИЕ), дата и регистрационный номер документа, заголовок к тексту, адресат (должностное лицо), текст, подпись.

Служебная записка - документ, по назначению близкий докладной записке, но составляе­мый работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения.

Служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информаци­онного, хозяйственного обеспечения и др.

Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется руководите­лю структурного подразделения или иному должностному лицу.

Обязательными реквизитами служебной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.

Текст служебной записки, как правило, состоит из двух частей - обоснования (изложе­ние причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т.п.

Служебная записка подписывается составителем или руководителем подразделения.

Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется кон­кретному должностному лицу. Реквизитами объяснительной записки являются: наименова­ние структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный но­мер, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, по­служившие поводом к ее написанию, вторая - причины, объясняющие сложившуюся ситуа­цию.

Объяснительная записка подписывается составителем.

Справка - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий. Справки отражают основную деятельность организации или подтверждают сведения биографического или служебного характера.

Справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую, как правило, вышестоящую организацию, справки внутренние составляются для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации, внутренние - на стандартном листе бумаги формата А4 аналогично докладной записке с теми же реквизитами

Заголовок к тексту справки может включать указание на период времени, к которому от­носятся изложенные в справке сведения, например: Справка о комплектовании книжных фондов в 1-м полугодии 2002 г., Справка о количестве посадочных мест, предоставленных авиакомпанией «Россия» в 2001 г. Справки такого рода носят отчетный характер.

Текст справки, как правило, состоит из двух частей. В первой излагаются факты, послу­жившие основанием или поводом для ее составления, во второй - приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может состоять только из одной (второй) части. Если информация, представленная в справке, может быть разбита на темати­ческие блоки, в тексте справки выделяют разделы, нумеруемые арабскими цифрами и имеющими собственные заголовки. Если справка содержит однородную систематизирован­ную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы.

Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из разделов.

Внешние справки подписываются руководителем организации или его заместителем. Если справка содержит сведения финансового характера, она подписывается руководителем организации и главным бухгалтером и заверяется печатью. Внутренние справки подписыва­ются руководителем структурного подразделения или специалистом - составителем.

Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера, составляются на бланках формата А5, подписываются двумя лицами - руководи­телем и главным бухгалтером или руководителем и заведующим отделом кадров, заверяют­ся печатью. Для таких справок в организациях используются унифицированные бланки с трафаретным текстом.

Сводка - документ, содержащий обобщенные сведения по одному вопросу (сводка предло­жений, сводка замечаний, требований и т.д.). Как правило, в сводке концентрируются дан­ные из различных источников по определенным параметрам, но связанным одной темой. Сводка может содержать данные только из одного источника в случае их систематизации, логической переработки, обобщения.

В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям.

В целом сводка оформляется по тем же правилам, что и справка.

Обязательными реквизитами сводки являются: наименование структурного подразделе­ния, наименование вида документа (СВОДКА), дата документа, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.

Текст сводки, как правило, оформляется в виде таблицы.

Сводка подписывается руководителем подразделения или составителем, при ее направ­лении в другую организацию - руководителем организации.

Заключение - документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специа­листа по какому-либо документу или вопросу.

Заключения составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на науч­ные работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты), проекты стандартов, по ре­зультатам анализа представленных данных и др.

Заключение может быть оформлено на общем бланке организации (если оно подписывается руководителем организации или его заместителями) или на стандартных листах бу­маги (если заключение подписывается специалистом организации или группой специали­стов организации). Если заключение составлено не на бланке, подпись составителя заверяется печатью организации. Обязательными реквизитами заключения являются: наименова­ние вида документа, дата документа, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подпись.

Текст заключения состоит из двух частей: в первой части дается краткое изложение су­щества вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка. Во второй части излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или доку­мента, выводы и предложения. Эта часть текста заключения может состоять из отдельных пунктов, нумеруемых арабскими цифрами.

Если заключение составляется на проект документа, то при отсутствии замечаний и предложений в заключении указывается: «С проектом... согласны» или «По проекту... замечаний нет». При направлении заключения, составленного не на бланке организа­ции, в другое учреждение составляется сопроводительное письмо за подписью руководи­теля.

Близким к заключению документом по назначению и оформлению является отзыв - до­кумент, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение. В целом, порядок составления и оформления отзыва соот­ветствует порядку подготовки и оформления заключения.

Перечень - документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований.

Перечень может быть самостоятельным документом или являться приложением к распорядительному документу. Оформляются перечни на стандартных листах бумаги формата А4. Если перечень является самостоятельным документом, он оформляется с титульным листом, на котором указывается наименование документа, заголовок к тексту, место издания, год, гриф утверждения. Текст перечня, как правило, оформляется в виде таблицы.

Перечни в большинстве своем являются утверждаемыми документами. Перечни утверждаются руководителем организации или вышестоящим органом.

Порядок составления и форма конкретных разновидностей перечней регламентируются соответствующими инструкциями, указаниями, методическими документами.

Список - документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке, составленный в целях информирования или регистрации.

Списки составляются и оформляются по тем же правилам, что и перечни, но, как правило, не нуждаются в утверждении.

Текст списка излагается в виде перечисления объектов, нумеруемых арабскими цифрами, или в табличной форме. Список подписывается должностным лицом, составившим его, при необходимости — руководителем организации. Списки, являющиеся приложениями к распорядительным документам, визируются составителем.

16. Научно-техническая документация: понятие, состав, содержание. Патентная документация и стандарты.

Технические документы - обобщающее название документов (графических и текстовых), в которых зафиксирована техническая мысль.

Техническая документация возникает в процессе проектирования зданий и инженерных сооружений, конструирования машин, проведения научно-технических и экспериментальных исследований, организации промышленного производства, во время осуществления геодезических работ, геологических изысканий. С техническими документами все больше стали иметь дело работники делопроизводства, органов научно-технической информации, ведомственных архивов.

Наиболее широко известна конструкторская, проектная, технологическая, научно-исследовательская документация. Основным видом технических документов является чертеж - изображение предмета на плоскости, выполненное особыми графическими приемами. Чертеж, на котором имеются некоторые текстовые указания, дает возможность представить внешний вид предмета в пространстве, понять его устройство, а также установить, из каких материалов и каким способом предмет следует изготовлять.

Виды технических документов. К важнейшим видам технических документов относятся также:

- схемы - документы, в которых основные части изделий и связи между ними показаны в виде условных изображений или обозначений;

- технические условия (содержат требования к изделию, его изготовле­нию, контролю и т.п.);

- пояснительные записки (содержат описание устройства и принципа действия разрабатываемого изделия, обоснование принятых при его разра­ботке технических и технико-экономических решений);

-расчёты (содержат расчёты параметров и величин для обоснования конструктивных решений);

- инструкции и др.

К числу технических документов относятся рисунки.

К техническим описаниям и пояснительным запискам тесно примыка­ют паспорта изделий, расчёты, инструкции, схемы, графики и т.д.

Система технологической документации. Система технологической документации включает документы, являющиеся результатом документирования процесса труда. Они содержат информацию не о самих предметах, изделиях и т.п., а о способах их изготовления, сборки, строительства, эксплуатации, ремонта, организации производственного процесса.

Основным технологическим документом является технологическая карта, содержащая подробную информацию обо всех производственных операциях, необходимых для изготовления изделия. Существует несколько разновидностей технологических карт:

- операционные (фиксируют одну производственную операцию);

- общие, или маршрутные (показывают последовательность всех опе­раций по изготовлению изделия или детали);

- цикловые (содержат информацию о группе операций, которые выпол­няются одним работником или в одном цехе);

- карты типовых технологических процессов (содержат сведения о сред­ствах технологического оснащения и материальных нормативах для изго­товления группы деталей и сборочных единиц).

В систему технологической документации входят также графики работ цехов и бригад; технические условия на обработку деталей, сборку конструкций, строительство объектов и выполнение других производственных задач; прикладное программное обеспечение автоматизированных технологических процессов.

Система документов, связанных со сферой обслуживания и потребления, способствующая использованию технических средств. В эту систему входят:

— паспорта технических изделий, руководства по эксплуатации и т.п.;

— промышленные каталоги;

— прейскуранты (прайс-листы);

— рекламные чертежи, рисунки и т.д.

Система документов, фиксирующих информацию о природе как объекте человеческой деятельности. В составе этой многочисленной группы документов выделяют:

— картографическую;

— инженерно-геологическую;

— топографо-геодезическую;

— почвенную;

— гидрологическую;

— аэрокосмосъёмочную документацию.

Патентная документация. Патентная документация и стандарты - составляют особую подсистему научно-технической документации. Особенность этих документов заключается прежде всего в том, что они имеют правовое значение. Патентная документация представляет собой совокупность сведений о результатах научно-технической деятельности. Это документы, устанавливающие официальное признание наличия изобретений, промышленных образцов и полезных моделей.

По мере ускорения научно-технического прогресса значение патентной информации возрастает. Связано это с принципиальной особенностью патентной документации, заключающейся в том, что свыше 80% содержащейся в ней информации не публикуется в каких-либо других источниках. Кроме того, эта информация прошла экспертную проверку на новизну и содержит практические рекомендации по ее реализации.

Основные виды патентной документации. Основными видами патентной документации в нашей стране являются:

- авторское свидетельство и

- патент (от лат. patens - свидетельство, грамота).

Формой реализации имущественных прав, вытекающих из собственности на патент, является лицензия.

К патентной документации примыкают документы на товарные знаки. Важнейшим из них является свидетельство на товарный знак.

Стандартизация. Основные нормативные документы по стандартизации. Виды стандартов. Одним из важнейших видов технической документации являются стандарты.

Стандартизация - объективная закономерность, свойственная человеку, живой и неживой природе. Стандартизацией называться только деятельность по установлению определённого порядка в области производства и потребления материальных объектов.

В настоящее время международная стандартизация осуществляется Международной организацией по стандартизации (которая была основана в 1946 г. и находится в ведении ООН). Одним из важнейших направлений в деятельности ИСО является международная стандартизация документации, решение проблем совместимости информационных систем.

Стандарты - это нормативные документы, которые содержат правила, требования к объекту стандартизации, установленные на основе достижений науки, техники и передового опыта и утверждённые в соответствии с действующим законодательством.

Различают следующие виды стандартов: межгосударственные, государственные, отраслевые и стандарты предприятий и учреждений.