Лингвистические особенности текстов служебных документов

При составлении текстов документов используется деловой стиль со специфическими признаками:

- полнота и своевременность информации. Основная задача составителя документа - предельно четко отразить сведения, имеющие (приобретающие) правовую силу.

- нейтральный (без эмоциональной окраски) тон изложения, который предусматривает изложение текста от 3-го лица («компания направляет», «банк не возражает»); отсутствие эмоциональной окраски фактов, событий; отсутствие личностного подхода к оценке информации, т.к. автор действует от имени организации.

- точность и ясность изложения (исключение образных слов и выражений, использование уточнений и дополнений и т. д.). Точность и ясность документов достигается тщательным подбором слов; использованием слов и терминов в традиционных для норм общелитературного языка значениях, не допускающих иного, чем задумано автором, толкования написанного; прямым порядком слов в предложении (сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом).

- лаконичность, краткость текста и четкость изложения, исключение второстепенных деталей и повторов, излишних подробностей немногословность и т. д.). Тексты писем, докладных и служебных записок, других документов, как правило, не превышают одной страницы.

- убедительность служебных документов, которая достигается: наличием достоверной информации; наличием веских аргументов, побуждающих получателя документа к совершению определенных действий; логикой изложения; безупречностью формулировок в юридическом отношении;

обоснованностью предложений автора (со ссылками на нормативные акты).

- употребление устойчивых (шаблонных) словосочетаний (стандартных оборотов). Устойчивые словосочетания - это употребление большинства слов в служебных документах только с одним или ограниченной группой слов.

- ограниченная сочетаемость слов.

- использование отглагольных существительных.

- употребление специальных терминов («решили», «постановили», «приказываю»);

- использование общепринятых сокращений. Это позволяет уменьшать объемы документов, ускорять восприятие информации. Сокращению подлежат: отдельные слова (например, рубль - руб.); словосочетания (например, и так далее - и т д.). При использовании сокращений необходимо учитывать, что они должны быть понятны адресату, одинаковы по всему тексту документа (например, недопустимо в одном тексте использовать сокращение слова «господину» как «г.» и «г-ну»).

- использование универсальных слов с неопределенным значением;

- исключение из текста архаизмов («сего года», «при сем направляем»).

Понятие «текст документа» в нормативных актах и литературе.

Важнейшим документообразующим признаком является текст (от лат. texstus - связь, ткань). В официальных документах - это основной реквизит формуляра.

Текст официального документа, в соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», это «информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа».

В документоведении текст рассматривается как связная, последовательно «сотканная», заключающая определённый смысл совокупность различных знаков (выразительных средств), как языковых, так и неязыковых.

Понятие унификация документа в нормативных актах и литературе.

В ГОСТе Р 51141 – 98 у нифицированная форма документа – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности

Любая речь в той или иной мере стандартизована. Главная цель унификации текстов заключается в совершенствовании управленческой документации, в ускорении принятия оптимальных управленческих решений, а значит, в повышении в целом эффективности всего процесса управления.

Унификация текстов позволяет: 1. Решать задачи упорядочения состава документов организации, фиксирующих выполнение однотипных функций. 2. Уменьшать затраты на создание документов. 3. Экономить время и усилия, необходимые для чтения, знакомства с документом. 4. Унифицированные шаблоны текстов документов легко использовать в компьютерных автоматизированных системах делопроизводства.

Метод унификации.

Основным методом унификации текстов служебных документов является выделение постоянной и переменной информации. К постоянной информации относится та, что содержит суть управленческой ситуации, Переменная же информация конкретизирует тему.

Виды унификации и стандартизации текста служебных документов:

1) стандартизация языковых единиц, законодательное закрепление их в ГОСТах (делопроизводственные термины, отраслевые термины, наимено­вания объектов, изделий, лексические и графические сокращения);

2) разработка единых форм представления текстов документов (например, унифицированные тексты с постоянной информацией на бланке документа);

3) формализация языковых средств (т.е. ограничение использования эле­ментов естественного языка за счёт употребления искусственных языковых средств: кодов, условных обозначений, графических элементов и др.).

4) рубрикация, т.е. членение текста на отдельные составные части и гра­фическое отделение их друг от друга.

Предпосылки унификации.

Унификация текстов документов имеет давнюю историю и богатые традиции. Первые опыты унификации текстов официальных документов относятся к I-II тысячелетиям до Р.Х. Уже тогда постепенный рост числа документов потребовал использования единой их структуры. В России стиль деловой письменной речи стал вырабатываться, начиная с XVI в., с формирования делопроизводственных традиций. В начале XVIII столетия предпринимаются первые попытки законодательного регулирования процессов составления текстов официальных документов («Генеральным регламентом» Петра I). В начале XIX в. законодательством были предусмотрены две формы представления текстов документов: трафаретная и табличная. В XIX в. они применялись уже достаточно широко. В первой половине XIX в. стал формироваться так называемый «новый» деловой стиль. Именно с той поры оптимизация текстов становится составной частью общего процесса совершенствования управленческой документации.

Формы унификации: типовой, трафаретный тексты, таблица, анкета, графики, диаграммы.

К настоящему времени сложились следующие типы унифицированных текстов:

- трафарет - форма представления унифицированного текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для заполнения их переменной информацией;

- анкета - форма представления унифицированного текста, в котором даётся характеристика одного объекта по определённым признакам;

- таблица - форма представления унифицированного текста, содержащего информацию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков;

- связный типовой текст (типовой образец) — текст, содержание которого неизменно повторяется в ряде документов, что исключает возможность выделения в нём постоянной и переменной информации. Применяется при составлении деловых писем, правил, положений, уставов, распорядитель­ных документов;

- соединение форм представления унифицированных текстов — сочетание связного текста с анкетой или с таблицей".

Во второй половине XX столетия широкое распространение получила особая форма организации, представления и освоения текстового материала, получившая название «гипертекст». Способ построения текстового пространства здесь коренным образом меняется. Совершенно иначе строится гипертекст, представляющий собой текст с нелинейной структурой. Нелинейность заключается в том, что после прочтения каждого из фрагментов текст разветвляется и дальнейшее чтение предполагает выбор нескольких возможных продолжений. Таким образом, читатель может совершать скачкообразные переходы к различным фрагментам гипертекста.

Созданы многочисленные электронные энциклопедии, словари, ка­талоги, справочники, разного рода инструкции и руководства, интерактив­ные системы технической документации, каталоги продукции и т.п. Однако гипертекстовой способ организации информации имеет и ряд существенных недостатков, к числу которых можно отнести низкую нагляд­ность, неочевидность структуры, плохую запоминаемость пользователем пройденного пути по гиперссылкам и т.д.

Унификация структуры текста.

Унификация структуры текста заключается в установлении типового набора составных частей документов и их очередности, из которых будут складываться унифицированные формы документов. Во всех случаях используется двухчастная структура текста: первая часть содержит обоснование, доказательство, ссылку на другие документы; вторая - существо вопроса, т.е. распорядительную часть приказа, просьбу, ответ по существу (например, унифицированный текст заявления о предоставлении внеочередного отпуска: В связи с неожиданно возникшими обстоятельствами прошу перенести очередной отпуск с октября на август текущего года).

Унификация языковых средств.

При унификации текстов документов должны соблюдаться следующие принципы:

· объективное отражение в тексте содержания служебной ситуации;

· строгое соответствие между составом информации и видом документа;

· использование текстовых формул - устойчивых оборотов, словосочетаний, моделей предложений, терминов, которые предусмотрены государственными стандартами, принятых сокращений, условных обозначений единиц измерения и т.д.

Унификация текстов служебных документов осуществляется на основании государственных стандартов и других инструктивных материалов. Они закрепляют: требования к содержанию документа - его объему, внутренней структуре и т.д.; образцы общей формы документов - состав реквизитов, их расположение на поле бланка и т.п.; требования к языку документов.

В рамках документа, являющегося сложной системой, текст представляет собой важнейшую информационную подсистему.

В изучении текста используются различные подходы: грамматический анализ текста, культурологический, коммуникативный, структурный, типологический, категориальный.

Многообразие способов отображения реальной действительности (лите­ратура, живопись, фотография, кино, телевидение и др.) обусловило появле­ние и развитие у каждого из них своего особого языка.

Публицистический и научный стиль, официально-деловой стиль.

Современный русский книжно-письменный язык, в зависимости от особенностей словоупотребления, разделяют на: Язык художественной литературы и соответственно художественные тексты имеют значительную специфику, выделяясь среди всех текстов. Для них характерны поиски оригинального смысла, выразительной формы, нестандар­тных средств выражения, метафоры, гиперболы и т.п.

Функциональные стили книжно-письменного языка.

Особенность публицистики заключается в том, что она ориентирована на освещение злободневных, актуальных проблем и явлений текущей жизни общества - социальных, политических, философс­ких, бытовых и т.д.

Особенностью научных текстов является обобщённость и отвлечённость, логичность, объективность, однозначность смысла. (общеупотребительные слова; общенаучные слова; термины)

Официально-деловой стиль используется при составлении служебных документов. Для него характерна ярко выраженная социальная окраска.Тексты, написанные официально-деловым стилем, требуют от составителя гораздо меньшей творческой деятельности. - формализованность, стандартизация текста; нейтральный тон изложения; точность и ясность; лаконичность; логичность, аргументированность изложения.

Прежде всего, в официально-деловом стиле форма и язык документов выступают как стандартизованные, т.е. соответствующие единому образ­цу.

Виды текстов.

По способу изложения принято выделять три вида текстов официаль­ных документов:

1) повествование (рассказывается о событиях в хронологической последовательности)

2) описание (характеристика какого-либо явления, предмета, события, лица путём перечисления его признаков, свойств, особенностей).

3) рассуждение (логически последовательный ряд определений, суждений и умозаключений,)

Частей текста: введение, изложение, заключение ( обязательная часть любого текста)

Логическая структура текста.

Любой, даже самый простой, текстовый документ состоит из разделов (как минимум из одного), обязательным свойством которых является название раздела. Под разделом мы понимаем часть текста, представляющую собой некоторую законченную мысль. Разделы, в свою очередь, могут делиться на подразделы (разделы более низкого уровня) и так далее. Название раздела n-го уровня называют заголовком n-го уровня.

Текст внутри раздела наименьшего уровня также неоднороден. Он разбивается на абзацы, которые, в свою очередь, также могут нести различную смысловую и структурную нагрузку. Например, абзац может являться определением, цитатой, примечанием, обычным текстом.

Абзац подразделяется на фразы, а те — на слова. Внутри абзаца встречаются слова и словосочетания с определенным функциональным смыслом: главные слова, новые слова, аббревиатуры, вводные и служебные слова и т.д.

Выделение в тексте логически связанных структурных элементов обеспечивает упорядочение и формализацию документа, что способствует более адекватному восприятию текста читателем.

Простые и сложные тексты документов.

Простые, т.е. содержащие один вопрос документы значительно легче в обработке (регистрация, постановка на контроль, формирование в дела), направлении на исполнение. Сложные документы чаще всего касаются нескольких самостоятельных вопросов и исполнителей или даже разных структурных подразделений. С них приходится снимать копии или устанавливать очередность исполнения. Их обработка вызывает некоторые трудности (при регистрации вносится несколько вопросов, при постановке на контроль выделяется каждый вопрос и т.д.). Сложно решить вопрос о помещении такого документа в дело. Поэтому при составлении наиболее многочисленных видов информационно-справочных документов (письма, докладные записки, справки) рекомендуется включать в них по одному вопросу.

Протоколы, приказы, постановления обычно бывают сложными по содержанию. Они формируются в отдельные дела, на обложках которых содержание не раскрывается, а указываются лишь вид документа, автор и дата.

Требования четкости и ясности текста документа. Ясность и точность текста определяется, прежде всего, правильностью композиционной структуры текста, отсутствием логических ошибок, продуманностью и четкостью формулировок - устойчивых оборотов, отсутствием образных выражений.

Лаконичность изложения текста достигается экономным использованием языковых средств, исключением речевой избыточности - слов и выражений, несущих дополнительный смысл.

Требование лаконичности, или краткости, текста непосредственно связано с уменьшением объема текста. Требование краткости заставляет более четко формулировать тему документа, экономно использовать языковые средства, исключать лишние слова, не несущие необходимой информации, неоправданные повторы и ненужные подробности.