Поняття позамашинної інформаційної бази, склад робіт з її організації. Носії інформації

Згідно з держстандартом інформаційна база (ІБ) - це сукупність упорядкованої інформації, яка використовується при функціонуванні інформаційної системи (IС). Склад і зміст інформаційної бази визначаються, з одного боку, вимогами інформаційної системи і самою суттю управління, а з іншого - вимогами автоматизованої обробки даних на ПК. При розробці інформаційної бази слід керуватися такими принципами:

використання єдиної методики ідентифікації об’єктів і подій;

застосування типової схеми обміну даними між системою і людьми, зокрема формування масивів, внесення до них змін і видачу даних;

застосування єдиної схеми зберігання даних, необхідних для забезпечення розв’язування задач управління;

забезпечення одноразовості і незалежності вводу даних від часу розв’язування та кількості розв’язуваних економічних задач;

забезпечення можливості поетапного і безперервного нарощування ємності інформаційної бази;

використання програмного апарату, який забезпечує ефективну роботу з даними;

забезпечення інформаційної взаємодії з іншими інформаційними системами.

Інформаційна база поділяється на позамашинну і внутрішньомашинну (машинну) бази.

Позамашинна інформаційна база - це частина IБ системи, яка являє собою сукупність сигналів, повідомлень і документів, призначених для безпосереднього сприйняття людиною без застосування засобів обчислювальної техніки.

Позамашинна ІБ включає всі документи, що використовуються в системі управління. Документи можна розділити на дві групи: організаційні і інформаційні.

Група організаційних документів включає стандарти, методи і інструкції з класифікації і кодування економічної інформації, інструкції з заповнення і коригування документів.

Група інформаційних документів об’єднує документацію з умовно-постійною, оперативною (в ній фіксуються всі операції з виробничо-господарської діяльності) і результатною інформацією.

Умовно-постійна інформація знаходиться в конструкторсько-технологічній, плановій і нормативній документації, а також в прейскурантах цін. Всі решта документи, що циркулюють у системі управління підприємством, становлять оперативну інформацію (накладні, наряди, акти, рахунки тощо). Такі документи вважають первинними.

Форма первинного документа зазвичай складається з трьох зон:

зона заголовку, що містить назву документа, дату складання, код форми, коди і назви однозначних реквізитів-ознак (таких, що мають одне значення у документі);

змістовна (основна) таблична зона, що містить багатозначні реквізити (такі, що мають багато значень у документі): довідкові реквізити-ознаки, групувальні реквізити-ознаки, реквізити-основи.

зона оформлення, що містить підписи посадових осіб.

Порядок формування форм первинних документів передбачає виконання дій:

- визначення складу реквізитів документа.

- класифікація реквізитів на однозначні і багатозначні; реквізити-ознаки і реквізити-основи; довідкові і групувальні; реквізити, що переносяться або не переносяться на машинні носії.

- визначення логічної залежності реквізитів.

- вибір форми первинного документа.

- розміщення реквізитів на формі документа, відповідно до їх класифікації і логічної залежності;

- за необхідності введення стовпців та рядків для запису контрольних чисел.

- передбачення у проекті форми документа підписів відповідальних осіб.

- визначення формату бланку уточненої форми документа згідно з розміром полів і вимогами стандартів.

До результатних належать відомості, таблиці, графіки і діаграми, які одержують внаслідок розв’язування задачі. Результатний документ, що використовується для процесів управління, має відповідати таким вимогам:

- повнота інформації, тобто результатні документи мають містити в собі первинні (вхідні) і результатні (вихідні) показники;

- кількість результатних показників (підсумків) має відповідати кількості групувальних ознак;

- своєчасність надання інформації управлінському персоналу;

- достовірність результатної інформації;

- логічність побудови і зрозумілість тексту шапок документів.

Документи інформаційної системи можна поділити на такі, що мають уніфіковану форму та унікальні.

Уніфікована форма документа - це сукупність реквізитів, установлених відповідно до завдань у певній сфері діяльності та розташованих у певному порядку на носії інформації.

Уніфікована система документації розглядається являє собою комплекс взаємопов’язаних форм документів, процесів і правил документування даних і документообігу, які відповідають єдиним правилам і вимогам, а за змістом як засіб реалізації інформаційних процесів для документованого обміну даними, що мають нормативно-правову основу при управлінні економікою.

Створення уніфікованих форм документів здійснюється з дотриманням таких принципів:

скорочення кількості форм первинних документів для раціоналізації документообігу;

застосування єдиних форм документів на різних рівнях управління;

використання мінімальної кількості даних, які вводяться для розв’язування функціональних задач, а також виключення із документів розрахункових показників, які можна дістати при машинній обробці, і даних, які є в системі;

одноразового вводу даних до комп’ютера та багаторазового їх використання;

єдиної термінології для всієї системи первинної документації, яка забезпечує простоту і зручність при роботі користувача з документами.

Основою для уніфікації управлінських документів є державний стандарт "Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів" (ДСТУ 4163-2003). Цими стандартом встановлено, що визначений уніфікований перелік видів документів має створюватися шляхом заповнення відповідних уніфікованих форм. Уніфіковані форми традиційних паперових управлінських документів розробляються відповідно до загальної моделі побудови документа, якою визначається формат, корисні площі для розміщення обов'язкових елементів та обмежування для берегів. Така модель називається формуляром-зразком документа і являє собою креслення з розміченими горизонтальними і вертикальними лініями, що утворюють конструкційну сітку. Такий вигляд мають формуляри-зразки більшості управлінських документів, що функціонують у діловодстві України.

Для конкретних ІС можуть розроблятися унікальні (власні) форми внутрішньої документації, які задовольняють певні специфічні умови користувачів.

У процесі створення позамашинної IБ комп’ютерної системи виконуються такі дії:

- формалізація даних;

- вибір форм первинних документів і машинних носіїв;

- вибір способів і засобів фіксування у первинних документах і на машинних носіях;

- розробка форм вихідних документів;

- визначення та розробка логічної структури бази даних;

- вибір системи управління базою даних (СУБД);

- організація раціонального документообігу тощо.

Дані під час їх руху і перетворення завжди розміщаються на певних носіях. Інформація являє собою опосередковане знання про навколишню дійсність. Це опосередкування відбувається за рахунок перенесення знань на матеріальний носій, на якому інформація поширюється далі.

Носій інформації - це матеріальний об'єкт, призначений для запису, передачі та зберігання інформації.

Носії інформації поділяють на:

паперові (газети, журнали тощо);

фотографічні (фото-, кіноплівки, пластини тощо);

електромагнітні (аудіо- і відеокасети, дискети);

оптичні - носії даних у вигляді пластикового чи алюмінієвого диска, призначеного для запису й відтворення звуку, зображення, буквенно-цифрової інформації тощо за допомогою лазерного променя (лазерні диски типу CD, DVD, Blu-ray Disc);

флеш-прм'ять.

Найбільш використовуваним носієм сьогодні є флешка, перевагою якої є велика швидкість читання, що може доходити до 100 Мб/с, при дуже маленькому розмірі. Досить маленький розмір, дозволяє використовувати цей вид пам’яті дуже широко. Це і мобільні телефони, фотоапарати, відеокамери, диктофони та інше обладнання. Слід також відмітити її енергозалежність, тобто при включенні енергії зміст пам'яті зберігається. Флешку можна легко транспортувати, оскільки вона підключається через USB-порт.

Сьогодні на ринку представлені флеш-носії об’ємом від 256 мегабайт до 16 гігабайт. Але є носії і з більшим обсягом. До додаткових функцій флеш-пам’яті можна віднести захист від копіювання, сканер відбитків пальців, модуль шифрування і багато іншого. Так само якщо материнська плата підтримує завантаження через USB-порт, то її можна використовувати як завантажувальний пристрій.

До нових флеш-технологій можна віднести Uз. Цей носій розпізнається комп’ютером як два диски, де на одному зберігаються дані, а з другого відбувається завантаження комп’ютера. Переваги цієї технології очевидні, ви можете працювати на будь-якому комп’ютері. Для деяких типів флеш-карт існують адаптери, які розширюють її можливості.