Класифікація і кодування економічної інформації

Під класифікацією розуміють поділ заданої множини на підмножини відповідно до прийнятих методів. Сукупність правил поділу заданої множини та результат поділу називаються системою (алгоритмом) класифікації. Алгоритм класифікації може бути описаний у вигляді тексту, схеми чи таблиці.

На практиці використовують ієрархічний, фасетний і комбінований методи класифікації.

Ієрархічний метод класифікації характеризується тим, що початкова множина об'єктів техніко-економічної інформації послідовно поділяється на угруповання (класи) першого рівня поділу, далі - на угруповання наступного рівня тощо. Сукупність угруповань утворює при цьому ієрархічну деревоподібну структуру, яку часто зображують у вигляді гіллястого графа, вузлами якого є угруповання.

Кількість рівнів класифікації визначає глибину класифікації. Кожне угруповання може поділяти на угруповання нижчого рівня з використанням своєї ознаки, і глибина класифікації у кожній гілці ієрархічної структури може бути різною.

В ієрархічній класифікації в окремому випадку на кожному рівні поділу може бути використана одна ознака. Це означає, що об'єкти початкової множини характеризуються однаковим набором ознак.

При використанні ієрархічного методу класифікації для віднесення конкретного об'єкта класифікації на кожному ступені лише до одного класифікаційного угруповання необхідно додержуватися таких основних правил:

поділ кожного угруповання виконується лише за однією основою поділу;

одержані на кожному рівні класифікації угруповання не повинні повторюватися;

класифікації мають виконуватися так, аби сума частин становила первинну множину.

Ієрархічний метод класифікації характеризується кількістю рівнів класифікації, глибиною, ємністю і гнучкістю. Кількість рівнів визначає глибину класифікації, яка встановлюється залежно від міри необхідної конкретизації угруповань і кількості ознак, які беруть участь у розв'язуванні відповідних задач. Від глибини класифікації та кількості створених на кожному рівні угруповань залежить ємність. Як правило, найбільшу кількість послідовних угруповань, на які може поділяти попереднє угруповання на кожному рівні класифікації, беруть сталою або для всієї класифікації, або для даного рівня. Розділи ідентифікуються однозначним цифровим кодом. Код підрозділу складається з коду розділу та однозначного коду підрозділу.

Перевагами ієрархічного методу є логічність побудови, чіткість виділення ознак, великий інформаційний обсяг, традиційність і звичність використання, повна пристосованість до ручної обробки інформації, велика інформативність кодів, які мають змістове навантаження.

Недоліками методу є жорсткість структури, яка зумовлена фіксованістю ознак і заздалегідь встановленим порядком їх проходження, які не допускають включення за відсутності резервного обсягу нових об’єктів класифікаційних угруповань та ознак; неможливість групувати за будь-якою наперед незаданою ознакою; відсутність для стабільності класифікаторів потрібних великих резервних обсягів.

Фасетний метод класифікації – паралельний поділ множини об’єктів на незалежні класифікаційні угруповання. При цьому множина об’єктів, що характеризується деяким набором однакових для всіх об’єктів ознак (фасет), значення яких відповідають конкретним виразам зазначених ознак, може поділятися багаторазово і незалежно. У класифікаторах фасети найчастіше розміщуються простим переліком і мають свій код.

Перевагами фасетного методу є гнучкість структури, яка може пристосовуватися до змін у задачах та можливість включати нові фасети чи видаляти старі.

Недоліками даного методу є недостатньо повне використання обсягу інформації через відсутність практично багатьох із можливих комбінацій фасет; нетрадиційність і незвичайність при використанні для ручної обробки даних.

При застосуванні фасетного методу класифікації слід додержуватися таких основних правил:

мати достатній обсяг інформації та необхідну повноту, які б гарантували охоплення всіх об’єктів класифікації у заданих межах;

мати достатню та економічну обґрунтовану глибину;

мати гнучкість і надмірність для можливого збільшення множини об’єктів, які класифікуються;

забезпечувати розв’язання всього комплексу задач;

забезпечувати простоту і автоматизацію процесу ведення класифікатора;

ознаки, які використовуються в різних фасетах, не повинні повторюватися (принцип взаємного виключення фасетів);

із всіх ознак, які характеризують множину об'єктів класифікації, відбираються і фіксуються лише істотні, які забезпечують розв'язування конкретних економічних задач; лаконічність, чіткість і ясність класифікаційних ознак.

Комбінований метод класифікації полягає у поєднання елементів ієрархічного та фасетного методів.

Безпосередньо з методами класифікації зв’язані методи кодування економічної інформації, які використовуються при створенні класифікаторів.

Під кодуванням даних розуміють процес перетворення даних з форми, зручної для безпосереднього використання, у форму, зручну для передачі, зберігання або автоматичної переробки.

Код – це символ або сукупність символів, що використали для позначення об’єктів класифікації або їх класифікаційних угруповань. Залежно від використаних символів розрізняють цифрові, літерно-цифрові та літерні коди.

Код характеризується довжиною, тобто кількістю використаних розрядів, і структурою, яка відображає зміст окремих розрядів або груп розрядів коду. Залежно від використаних правил кодування коди можуть бути змінної чи постійної довжини.

Також код має основу, тобто кількість символів у алфавіті. Залежно від основи коду вони бувають двійковими, десятковими, шістнадцятковими.

Системою кодування називають сукупність методів і правил позначення об'єктів заданої множини. Основною вимогою, яку ставлять до кодування, є однозначне подання кожного об'єкта кодованої множини, тобто кожному об'єкту множини має відповідати єдиний код.

Розрізняють порядкову, серійну, систему повторення, розрядну (позиційну) і комбіновану системи кодування.

Порядкова система кодування застосовується для кодування однозначних, стабільних і простих номенклатур. Наприклад: категорії персоналу, статті витрат, види платежів до бюджету тощо. Вона передбачає присвоєння об'єктам цифрових номерів у порядку їх розміщення в номенклатурі з натурального ряду чисел без пропуску номерів. При використанні цього методу кожний об'єкт класифікованої множини кодується за допомогою поточного номера.

Переваги порядкової системи кодування полягає у простоті побудови кодів, малій значущості та щільності записів.

Недоліками даного методу є: неможливість групування об'єктів за ознаками; з появою нових об'єктів даної номенклатури порушується прийнята класифікація; відсутність у коді будь-якої інформації про об'єкт і відносна складність автоматичної обробки інформації при підбитті підсумків за групами об'єктів.

Серійна система кодування служить для кодування аналогічних простих номенклатур і передбачає присвоєння серій номерам об'єктам, виділених в окремі групи за якою-небудь ознакою. У межах кожної серії об'єктам присвоюються номери по порядку. При цьому в кожну серію обов'язково включаються резервні коди, які можна присвоювати новим об'єктам даної номенклатури.

Перевагами серійного методу кодування є наявність необхідного резерву вільних номерів для нових об'єктів.

Недоліками даного методу є практична неможливість встановити оптимальну кількість вільних номерів; а також складність запам'ятовування кодів.

Система повторення кодування використовує літерні або цифрові позначення, які безпосередньо характеризують об'єкт, що кодується, (наприклад, вага, розмір об'єкта тощо) або асоціативно пов'язані з ним дані, наприклад, такі, як місце розміщення, адреса тощо. Коди повторення в чистому вигляді використовують рідко, але вони можуть входити у комбіновані коди. Код повторення можна застосовувати, наприклад, для позначення дат (рік, місяць, число), розрядів працівників і робіт, синтетичних і аналітичних рахунків тощо.

Перевагами системи повторення є легкість запам'ятовування кодів, оскільки вони виражають ознаки, що склались внаслідок їх природної і логічної обумовленості.

Недоліками методу є достатньо вузька сфера його застосування.

Розрядна (позиційна) система кодування застосовується для кодування складних багатозначних номенклатур: кожній класифікаційній ознаці відводиться певна кількість розрядів (позицій), яка залежить від кількості об'єктів у відповідному класифікаційному угрупованні. Така система відповідає ієрархічній класифікації. Розрядна система забезпечує чіткість і логічність кодів, чітке виділення кожної класифікаційної ознаки, зручність для машинної обробки інформації, але разом з тим вимагає збільшення розрядності коду. Крім того, позиційні коди часто характеризуються великою складністю побудови і відсутністю необхідної гнучкості при їх структурному утворенні.

За розрядною системою можна побудувати коди матеріальних цінностей, коди причин і винуватців браку, простоювань устаткування.

Коди двозначних номенклатур (причин і винуватців браку, простоювань устаткування тощо) іноді називають матричними, або шаховими.

Комбінована система кодування базується на різних поєднаннях принципів кодування за всіма розглянутими системами. Вона призначена для кодування великих багатозначних номенклатур, що характеризуються і підлеглістю, і незалежністю окремих класифікаційних ознак. Комбіновані коди при усій їх чіткості і логічності побудови мають найраціональнішу структуру, достатню гнучкість, її можна застосовувати як для ієрархічних, так і багатоаспектних номенклатур.

Незалежно від застосовуваної системи кодування коди номенклатур повинні бути передусім орієнтовані на машинну обробку інформації, мати по можливості мінімальну довжину, володіти достатньою надлишковістю і гнучкістю. Вони повинні служити не лише для економії пам'яті комп’ютера і прискорення процесу обробки даних, але і для підвищення рівня автоматизації процесів обробки та повинні бути зручними для користувачів.

2.4. Облікова інформація та її особливості

Ядром економічної інформації підприємства є облікова інформація. Це пов’язано з тим, що вона повніша, точніша й оперативніша і достовірніша за будь-яку іншу. Вона моделює зв’язки підприємства з навколишнім середовищем, так і його внутрішню структуру, дає можливість розподіляти права виконавців та їхню відповідальність за економічну ефективність. При цьому облікова інформація відповідає таким принципам:

багатократність використання;

концентрація,тобто обираються тільки суттєві ознаки;

штучність - інформацію створюють облікові працівники, вона не виникає природно, тобто сама по собі;

цілеспрямованість, тобто інформація відповідає визначеним завданням;

аналітичність, тобто здатність надавати не лише зафіксовані в документах дані, а й підсумкові, розрахункові, додаткові.

Особливості облікової інформації:

безперервність обробки, оскільки вона відображає складні об’єкти регулювання;

циклічність обробки, оскільки зазнає однакової обробки за однакові часові періоди, але із зміною її змісту і числового наповнення;

масовість – наявність однорідних інформаційних масивів арифметичних операцій при обробці;

суттєвість – не потрібно втрачати час на облік незначних факторів;

складність розрахунків – велика кількість арифметичних і логічних операцій для визначення одного показника.

Щоб облікова інформація однозначно сприймалась тими, хто її збирав і обробляв інформацію і користувачами, вона повинна задовольняти наступним вимогам:

достовірність – повністю відображати господарські процеси і легко перевірятись;

значимість – має бути корисною, отриманою в потрібний час, вигоди від її отримання повинні перевищувати витрати на її отримання;

постійність – інакше стає неможливість порівняння даних;

суттєвість – кожне підприємство встановлює свій рівень суттєвості;

консервативність - робити оцінки результатів обробки інформації менш оптимістичними;

повнота – містити максимум даних, необхідних користувачу.