Основные документы, определяющие работу делопроизводственной службы

Постановка делопроизводства в организации должна начинаться с продумывания всего порядка работы с документами - от их поступления до сдачи в архив, также распределяются обязанности сотрудников за тот или иной участок работы. Порядок работы с документами закрепляется в следующих локальных нормативных документах:

- положение о службе ДОУ;

- должностные инструкции работников службы ДОУ;

- инструкции по делопроизводству;

- табель форм документов;

- альбом форм документов.

При составлении организационно-правовых документов службы ДОУ необходимо прежде всего учитывать положение ГОСТ Р ИСО 15489-1 – 2007 «Управление документами. Общие требования», где есть список нормативных документов, которому должны соответствовать нормативные документы организации.

Положение – это нормативный акт, рассчитанный на длительный срок действия, устанавливающий права, обязанности, формы, порядок деятельности, ответственность организаций и их должностных лиц. Примерный текст положения можно найти в приложении к Государственной системе ДОУ, а также в методических рекомендациях ВНИИДАД «Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации» и в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Чем тщательнее, детальнее проработано Положение, тем легче организуется в дальнейшем работа службы ДОУ.

Должностная инструкция – основной организационно-правовой документ, регламентирующий функции, права, обязанность и ответственность должностных лиц. При разработке должностных инструкций необходимо руководствоваться Классификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих и Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов. Должностные инструкции на работников службы ДОУ разрабатывает руководитель службы, они согласуются с юридической службой, утверждаются руководителем организации. Ознакомление сотрудника с его должностной инструкцией проводится под расписку.

Инструкция по делопроизводству – основной нормативный акт, устанавливающий единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в организации. Цель инструкции – отразить весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности. Инструкция является регламентирующим документом для всех работников организации. При составлении инструкции по делопроизводству за конкретный образец берется «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти». Примерные инструкции можно найти в приложении к ГОСТ Р ИСО 1548 -1 – 2007 «Управление документами. Общие требования» и методическими рекомендациями ВНИИДАД «Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации». В то же время, инструкция по делопроизводству конкретной организации всегда индивидуальна и учитывает все особенности как состава документов, так и технологии их обработки.

В инструкцию по делопроизводству обычно входит раздел «Правила и оформление документов», при этом за основу берется ГОС Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». К инструкции обычно даются приложения, в которых предлагаются образцы оформления наиболее распространенных видов документов (приказа, распоряжения, протокола, акта, письма и др.), формы (регистрационной карточки, номенклатуры дела, обложки дела и др.), списки документов, не подлежащих регистрации, или документов, на которые ставится печать и др.

Кроме того, служба ДОУ разрабатывает табель унифицированных форм документов и альбом форм документов. В чем разница? Табель – это таблица, где каждому названию документа соответствует характеристика документирования (нормативный акт, являющийся основанием, структурное подразделение, ответственное за подготовку, периодичность, согласование и др.) Применение табеля позволяет ввести единую классификацию документов и позволяет службе ДОУ анализировать все операции с документами. Методика разработки табеля создана ВНИИДАД.

После разработки табеля форм документов необходимо создать альбом форм документов, применяемых в организации. Их состав должен соответствовать составу форм, помещенных в табель. Каждая форма должна быть оформлена на соответствующем бланке, иметь структуры текста и образцы его составления. Наличие альбома в организации способствует повышению культуры документирования, облегчает работу исполнителей, которые готовят проекты служебных документов. Альбом подписывается руководителем службы ДОУ и утверждается руководителем организации.

Дополнением к табелю и альбому может быть Сборник типовых и трафаретных текстов документов.