Должностной состав и задачи делопроизводственной службы организации

Должностной состав службы ДОУ включает три категории работников:- руководители;- специалисты;- технические исполнители.

Наименования должностей и квалификационные требования к работникам каждой категории установлены в "Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих". К категории руководителей, возглавляющих делопроизводственную службу, относятся:- управляющий делами;- заведующий канцелярией;- заведующий общим отделом;- заведующий протокольным отделом;- начальник секретариата;- заведующий экспедицией;- заведующий центром подготовки документов;- заведующий копировально-множительным бюро;- заведующий машинописным бюро. В их функции входит планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности службы в целом и его структурных подразделений, контроль за выполнением работ. Основные функции руководителя структурного подразделения любого уровня - планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности, контроль и оцен-ка работы. К руководителям относятся: управляющий \ делами, начальник канцелярии, начальник инспекции, начальник отдела (контроля, учета, регистрации), заведующий экспедицией, заведующий архивом и др.

В категорию специалистов вошли:- документовед;- помощник руководителя;- инспектор по контролю за исполнением поручений;- редактор;- археограф;- инспектор;- секретарь коллегии;- корректор. Основные функции специалистов службы ДОУ связаны с выполнением оперативных, технических и творческих операций по анализу и обобщению информации, разработке нормативно-методических документов по делопроизводству, подготовке по заданию руководства проектов документов, организации бездокументного обслуживания руководства и др. К специалистам в службе ДОУ относятся: архивист, археограф, инспектор, помощник руководителя, документовед, референт, программист, секретарь коллегии, корректор и др.

К категории технических исполнителей отнесены: - экспедитор;- делопроизводитель;- стенографистка;- технический секретарь;- курьер;- оператор организационной техники;- архивариус;- секретарь-машинистка;- секретарь-стенографистка;- секретарь руководителя Задача технических исполнителей — передача, фиксация, учет, доставка и хранение документов. Основные функции технических исполнителей связаны с выполнением операций, связанных с приемом, передачей, учетом, сбором, доставкой, хранением документной информации, оформлением и размножением документов и др.

6. Основные формы делопроизводственного обслуживания.

Создание службы ДОУ должно сопровождаться выбором организационной формы работы с документами. Практикой выработано три формы: централизованная, децентрализованная, смешная.

Централизованная форма – это выполнение всех технологических операций по работе с документами одним структурным подразделением или одним работником. Полную централизованную обработку документов возможно осуществить только в небольших организациях (до 20 – 50 сотрудников), объем документооборота в которых не превышает 10 тыс. документов в год. Централизация всех операций по работе с документами наиболее рациональна, так как позволяет максимально и с наибольшим эффектом автоматизировать выполнение сосредоточенных в одном месте операций.

Децентрализованная форма организации документационного обслуживания предполагает создание собственной службы ДОУ в каждом структурном подразделении. Эта форма характерна для организаций, аппарат которых территориально разобщен или деятельность которых требует особенно тщательной защиты информации.

Смешанная форма организации работы с документами является самой распространенной. При этом часть операций выполняется центральной службой делопроизводства (прием и обработка поступающих документов, контроль за сроками исполнения, тиражирование, хранение), а в структурных подразделениях выполняются операции по созданию документов, их систематизации, хранению и подготовкой к сдаче в архив.

Массовое внедрение компьютерных технологий позволило существенно повысить эффективность смешанной формы организации ДОУ, так как внедрение систем электронного делопроизводства позволяет децентрализованно получать и регистрировать документы, организовывать работу с ними, в то же время имея централизованную базу данных о всех документах организации. Выбранная форма делопроизводственного обслуживания закрепляется в Инструкции по делопроизводству.