Роль документа в жизни человека и общества

Документ – это информация, закрепленная на носителе, позволяющем ее передавать во времени и пространстве. Documentum на латинском языке означает «доказательство»; изучение и сопоставление документов позволяет воссоздавать действительность. В документоведении выделяют следующие функции документов:

- документирование (запечатление) фактов или явлений;

- коммуникативная функция;

- доказательственная функция;

- функция исторического источника.

Таким образом, документ является важной составляющей жизни человека, деятельности любой организации, работы любого предприятия. Реалии современной жизни требуют выработки механизмов преодоления случайностей, защиты от разного рода неожиданностей, связанных или со свойствами человеческой памяти забывать или с умышленными действиями нечестных людей, которые не держат своих обещаний. Противостоять всем этим проблемам может документ, оформленный по всем правилам и стандартам, принятым и унифицированным в современном делопроизводстве. Любая неточность в оформлении документа превращает его из подлинного, являющегося основой правовых действий, в подложный, не имеющий право на существование, потенциальную основу мошенничества. Вот почему внимательное и обстоятельное изучение делопроизводства – гарантия от ошибок руководителя. Знание делопроизводства не только избавит от простых проблем, связанных с неумением оформить документы в соответствии с требованиями, но и от самых серьезных потрясений – судебных разбирательств.