Хранение дел

Различают горизонтальный и вертикальный способы хранения дел.

При горизонтальном способе хранения дела кладут друг на друга. При многотомном деле такой способ удобен, так как позволяет на относительно малой площади хранить все дело.

При вертикальном способе хранения дела расставляют подобно книгам на полке. На корешках дел проставляют номера и индексы по номенклатуре, что позволяет их находить сравнительно легко и быстро. Нередко на корешках, начиная с левого нижнего угла и до правого верхнего угла, по диагонали проводят сигнальную полосу. Обычно на этой полосе проставляют номер и индекс. Последовательность расположения дел на полках должна точно соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре.

При поиске документа сначала находят номер нужного дела по номенклатуре, а затем по номеру – папку с документами.

Последнее время получила распространение подвесная система хранения документов. Однако она требует специального устройства (или специальных шкафов) и папок с вырезками по корешку или выступающей по краям корешка рейки, с помощью которой дела передвигаются по штанге.

Выемка из дел какого-либо документа не допускается. В исключительных случаях с устного или письменного разрешения руководителя такая выемка может быть произведена. В таком случае на их место закладывается лист-заместитель, в котором указано: когда, кому и на какой срок выдан документ и расписка в получении дела.

Если требуется выдать дело целиком, заполняется карта-заместитель, в котором указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения документов.

Карта-заместитель помещается на месте выданного дела. При такой системе сразу видно, какие дела выданы и у кого они находятся.

Дела возвращаются в тот же день. Выносить их из здания предприятия или его структурного подразделения можно только с письменного разрешения руководителя.

После завершения делопроизводственного года выдача сотрудниками отдельных документов из дела не допускается.

Дела хранятся по месту формирования до передачи их в архив учреждения. Подготовка дел к сдаче в архив учреждения для их последующего хранения и использования – завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве.

На оформленные и подготовленные к сдаче в ведомственный архив дела составляются описи. Опись «архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации». Опись служит основным учетным и справочным пособием в делопроизводстве и архиве.

Дела постоянного срока хранения в установленном порядке передаются из ведомственных в государственные архивы.

Вопросы и задания для самостоятельной подготовки:

В чем заключается цель документооборота?

Какие сроки исполнения документов Вы знаете?

Какие виды номенклатуры дел разрабатываются учреждениями?

Какие требования предъявляются к заголовкам дел?

В чем заключаются задачи экспертизы документов?

Вопросы к зачету

Какие документы входят в систему организационно-распорядительной документации?

Объясните категории «документационное обеспечение управление»; «документированная информация», «юридическая сила документа», «система документации», «документирование».

В чем заключается принцип многофункциональности документов?

Что составляет формуляр документа, типовой формуляр? Для каких документов строится формуляр-образец?

Назовите реквизиты документов, придающие им юридическую силу.

Какие отметки на документах Вы знаете?

С какими функциями по делопроизводственному обслуживанию связана отметка «Об исполнении и направлении документа в дело»?

Какие виды внутреннего и внешнего согласования Вы знаете?

Из каких элементов состоит гриф согласования?

Как оформить приложение к документу?

Сколько адресов можно максимально поместить на одном документе?

Какие элементы входят в реквизит «Подпись»?

Какие реквизиты входят в состав грифа утверждения? Где они располагаются?

Как формируется заголовок к тексту? В каких документах заголовок согласуется с наименованием вида документа в падеже?

Что такое бланк документа, виды бланков? Основные требования к разработке и оформлению бланков.

Назначение и оформление реквизита «Резолюция».

Каков порядок подготовки распорядительных документов в условиях единоличного принятия решения?

Назовите реквизиты приказа по основной деятельности.

Каков порядок согласования проекта приказа?

Из каких частей состоит текст приказа? Как формируются пункты распорядительной части приказа?

Какие реквизиты используются при составлении протокола?

Структура текста полного протокола. Кто подписывает протокол?

Какие реквизиты используются при составлении делового письма?

Композиционная структура текста делового письма.

Какие реквизиты используются при составлении заявления, представления, телеграммы?

Какие реквизиты используются при составлении акта?

Требования к составлению и оформлению докладной записки, справки.

Назначение и состав справочно-информационной документации.

Какие виды докладных записок Вы знаете?

В чем заключается цель документооборота?

Какие документы позволяют осуществить анализ и совершенствование документооборота?

По каким признакам строятся номенклатура дел?

Из каких элементов состоит регистрационный индекс документа?

Из каких разделов состоит контрольная карточка?

Какие сроки исполнения документов Вы знаете?

Основные методы совершенствования документооборота.

Порядок прохождения исходящих и внутренних документов в процессе их подготовки.

Порядок прохождения и исполнения входящих документов.

Перечислите требования, которые необходимо учитывать при составлении описей дел.

Какие требования предъявляются к заголовкам дел?

Дайте определение экспертизы ценности документов.

Выполнение каких операций предусматривается при полном оформлении дел?

Требования к изготовлению, учету и хранению бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.