Тема 2 Делопроизводство и нормативно-методическая база делопроизводства

Основные понятия документационного обеспечения управления

На основании стандарта делопроизводство сегодня определяется как «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами», процесс от момента создания документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив.

Первоначально термин появился в устной речи предположительно в XVII в. и означает сам процесс решения (производства) дела – «дело производить». Термин «дело» обозначал не папку с документами (его современное понимание), а вопрос (судебный или административный), который было необходимо решить органу управления.

В последнее время все чаще начал употребляться термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Он возник в связи с совершенствованием организационно-технической основы делопроизводства, внедрением в сферу работы с документами средств вычислительной техники, современных информационных технологий сбора, обработки, хранения и использования информации.

Одним из основных элементов делопроизводства является документирование – запись информации на различных носителях по правилам, установленным правовыми нормативными актами, обеспечивающих ее юридическую силу. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам. Юридическая сила – свойство официального документа, предоставленное ему действующим законодательством, компетенцией издавшего органа и установленным порядком оформления.

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов – обязательных элементов оформления документа (наименование автора документа, адресата, дата, подпись гриф утверждения, печать и др.).

Современные требования к оформлению организационно-распорядительной документации зафиксированы в государственном стандарте ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Совокупность реквизитов документа и схема их расположения на документе составляют формуляр документа. Формуляр также регламентирован государственным стандартом, поэтому для правильного составления документа необходимо знать не только реквизиты документа, но и схему их расположения на документе.

Результатом документирования является документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документы – носители первичной информации, именно в документах информация фиксируется впервые. Это свойство и позволяет отличать документы от других источников информации – книг, журналов и др., содержащих переработанную, вторичную информацию.

Возможность сохранять информацию во времени позволяет различать документы – носители оперативной информации и документы – носители ретроспективной информации.

В социальном плане любой официальный документ многофункционален. Среди функций документа выделяются общие и специальные.

К общим функциям официальных документов относятся: информационная, социальная, коммуникативная, культурная.

К специфическим функциям документа относятся:

– управленческая: документ является инструментом управления;

– правовая: документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе;

– историческая: документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества.

Любой документ является элементом системы более высокого уровня, он входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех документов на официальные и документы личного происхождения.

Официальные документы подразделяются на управленческие, научные, технические, технологические и др. Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации. Именно они обеспечивают управляемость объектов, как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Эти документы представлены комплексом систем, основными из которых являются:

– организационно-распорядительная документация;

– плановая документация;

– правовая документация;

– информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;

– отчетная документация;

– документация по обеспечению кадрами (по личному составу);

– финансовая документация;

– договорная документация и др.

Общая схема классификации документов представлена в табл. 1.

Таблица 1

	По видам	Организационно-правовые, распорядительные, по личному составу (кадровые), справочно-информационные, справочно-аналитические
	По форме	Индивидуальные, типовые, трафаретные
	По содержанию	Простые, Сложные
	По происхождению	Официальные Личные
	По месту происхождения	Внешние Внутренние
	По срокам хранения	До минования надобности, до 5 лет, свыше 15 лет, постоянно
	По гласности	Секретно, для служебного пользования (д.с.п.), совершенно секретно, конфиденциально, несекретно
	По средствам фиксации	Рукописные, машинописные, графические, звуковые, фотокинодокументы
	По стадиям	Оригиналы (подлинники), черновики, копии, выписки
	По срочности	Срочные, несрочные

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения. Документооборот учреждения – это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота, все документы распределяются по документопотокам, например: регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы и т.п. Документопоток – совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени.

Одна из важнейших функций организации работы с документами – функция учета документов. Учет документов обеспечивается их регистрацией – записью учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения. Наряду с функцией учета документов регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, вести поиск документов по запросам подразделений и работников учреждения.

Наряду с организацией документооборота в понятие «организация работы с документами» входит хранение документов и их использование в деятельности учреждения. Система хранения документов – это совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности учреждения. Для системы хранения документов наиболее значимыми являются понятия «номенклатура дел» и «дело». Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве учреждения, расположенных в определенной последовательности с указанием сроков хранения. Дело – совокупность документов по определенному вопросу или участку деятельности, сформированных в хронологической или иной последовательности и подшитых в отдельную обложку.